Bericht des Vorstands 2021 VGSD ist auf dem Weg vom eingeschworenen Zweierteam zur Organisation mit zweistelliger Mitarbeiterzahl

Schon seit drei Jahren gibt der VGSD-Vorstand seinen jährlichen Bericht großenteils nicht erst auf der Mitgliederversammlung ab, sondern schon vorab per Videokonferenz. So sollen sich alle interessierten Vereinsmitglieder einen Eindruck von der Arbeit und den Erfolgen in den zurückliegenden 12 Monaten machen können. 

Neben den Vorstands-Mitgliedern Andreas Lutz, Claudia Kimich, Jonas Fartaczek sowie Max Hilgarth trugen auch Vera Dietrich, Alexandra Meister und Lars Bösel vor und erzählten über ihre Arbeit. Lars moderierte zugleich die Veranstaltung uns beantwortete selbst einige Fragen. Unser Web-Entwickler Ludwig Gramberg war krankheitsbedingt verhindert, dafür sagte Beirätin Alexandra Meister kurzfristig ihre Teilnahme zu.

Im Vorfeld hatten wir uns 18 Fragen an die Sprecher überlegt, die ergänzt wurden von Hinweisen und Zusatzfragen der Teilnehmer. Zur Beantwortung standen je knapp fünf Minuten zur Verfügung, insgesamt dauerte die Veranstaltung eineinhalb Stunden. Lars war als Moderator auch für das Zeitmanagement verantwortlich. Die von ihm vorbereiteten Karten ("noch 2 Minuten", "noch 1 Minute") musste er jedoch nicht in die Kamera halten. Die Redner hatten sich gut vorbereitet, in kurzer Zeit erfuhr man auf diese Weise sehr viel.

Erster Teil: Entwicklung von Mitgliederzahlen, Team und Organisation

Im ersten Drittel der Onlinekonferenz ging es um die Entwicklung der Mitgliederzahlen, des VGSD-Mitarbeiter-Teams, aber auch um organisatorische Neuerungen wie z.B. die Digitalisierung der Buchhaltung und den Relaunch unserer Website. Über diesen Teil der Veranstaltung werden wir im folgenden Beitrag etwas detaillierter berichten, weil wir über  die angesprochenen Themen sonst nicht so ausführlich berichten wie etwa über unsere politische Arbeit (Teil 2) sowie über Talks, Podcasts, Regional- und Branchengruppen (Teil 3). 

Hört euch den Talk gerne selbst an. Der Mitschnitt steht bereits zur Verfügung.

Nach der Begrüßung durch Lars war Andreas als erster an der Reihe. Er erklärte, dass nach dem starken Mitgliederwachstum im Frühjahr 2020 dieses Frühjahr die Herausforderung darin bestand, die vielen neuen Mitglieder auch zu behalten. Trotz weiterhin in vielen Bereichen bestehenden wirtschaftlichen Problemen, gelang uns dies gut: Der Prozentsatz der Kündigungen blieb auf einem konstant niedrigen Niveau. Durch die Krise wurde vielen deutlich, wie wichtig eine gute Informationsversorgung und vor allem schlagkräftige Interessenvertretung ist. 

Für das Jahr 2021 rechnen wir mit einem "ganz normalen" Zuwachs der Mitgliederzahl um etwa 500. Dass es uns gelungen ist, die neuen Mitglieder zu binden, gibt uns nun die nötige finanzielle Planungssicherheit, um die zusätzlichen Einnahmen nun nachhaltig zu investieren, vor allem für die dringend benötige personelle Unterstützung.

Wie wollt ihr das VGSD-Mitarbeiter-Team weiterentwickeln?

Alexandra, die 2019 in den VGSD-Beirat gewählt wurde, coacht Andreas und Max bei Personalsuche und -entwicklung. Zum Jahreswechsel 2019/20 waren sie die einzigen Mitarbeiter des VGSD. Ende 2019 schrieben sie dann gemeinsam mit Alexandra die ersten Stellenanzeigen für Werkstudenten. Aus den zunächst geplanten zwei Werkstudenten wurden letztlich vier (Nico, Jojo, Lea und Jana), eine fünfte Studentin (Maxi) wird auch während ihres Auslandsstudiums weiter für uns tätig sein. 

Mit Vera Dietrich als Politikreferentin und Nadine Luck als Onlineredakteurin konnten wir zwei erfahrene Profis, die wir schon lange kennen, dafür gewinnen, in Teilzeit für uns tätig zu werden.

Wir verfügen inzwischen über ausreichende Routine bei der Suche und Auswahl von Mitarbeitern und haben uns zu einem attraktiven Arbeitgeber entwickelt: Auf unsere Stellenanzeige für einen Office Manager (m/w/d) haben wir mehr als 15 Bewerbungen erhalten und bereits erste vielversprechende Bewerbungsgespräche geführt. Mittelfristig sind zwei weitere Stellenausschreibungen geplant.

Mit der Zahl der Mitarbeiter nimmt auch die Zahl der Schnittstellen und der Koordinationsbedarf zu. Andreas und Max sind schon seit 15 Jahren ein sehr effektives Team. Das Ziel ist, möglichst viel von dieser Effektivität zu bewahren, wenn aus dem 2er-Team ein solches mit demnächst zweitstelliger Mitarbeiterzahl wird. Dabei stellen sich Fragen wie: Welches Minimum an Meetings braucht es zur Abstimmung? Wer gibt wem Aufträge? Wer muss worüber informiert werden? Wer prüft das Ergebnis und gibt Feedback? 

Auf diese Fragen muss jede Organisation, die schnell wächst, die für sie passenden Antworten finden. Das tun wir mit Alexandras Unterstützung. Dabei spielt auch der Technologieeinsatz eine wichtige Rolle, z.B. die Abstimmung untereinander in verschiedenen Signal-Gruppen, automatisch generierte ToDo-Listen und Controllingzahlen in unserer Mitglieder- und Veranstaltungsverwaltung sowie für alle Mitarbeiter zugängliche Onlinedokumente, in denen wir die Anwesenheit, Mailingplanung, Social-Media-Dienste usw. koordinieren.

Wichtiger Schritt: Digitalisierung der Buchhaltung

Auf Digitalisierung setzen wir auch bei unserer Buchhaltung – in deren Organisation gab Max den Zuschauern Einblicke. Im Gegensatz zu anderen Bereichen hatten wir hier bis September 2020 noch viel mit Papierbelegen gearbeitet und für die Abläufe einen Mix aus Windows- und Macprogrammen genutzt. Seit der Umstellung drucken wir digitale Belege nicht mehr aus, sondern laden sie in "Datev Unternehmen online" hoch, wo sie revisionssicher gespeichert werden. Die Beitragsrechnungen werden über eine Schnittstelle elektronisch an die Buchhaltung übergeben. Eine weitere wichtige Voraussetzung auf dem Weg zum papierlosen Büro hatten wir schon vor einiger Zeit umgesetzt, nämlich die revisionssichere Archivierung von E-Mails (zu diesem Thema haben wir übrigens mehrere informative Talks veranstaltet).

Durch die Umstellung müssen wir jetzt nur noch in Papierform vorliegende (Eingangs-) Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge physisch aufbewahrt. Das reduziert nicht nur die Zahl der Buchhaltungs-Ordner. Nach dem Einscannen bzw. Hochladen macht Max direkt alle für die Buchhaltung und ggf. Überweisungen nötige Angaben, soweit das System sie nicht schon per Schrifterkennung korrekt eingetragen hat. Im gleichen System können wir dem Vieraugenprinzip folgend Überweisungen veranlassen. Auf diese Weise muss Max Vorgänge nur noch einmal (bzw. im Fall von Überweisungen zweimal) "anfassen".

Transparenz und Skalierbarkeit

Unsere Buchhaltung ist durch diese Veränderungen sehr viel transparenter geworden: Für Planung und Controlling sowie Kassen- und eventuelle Steuerprüfungen müssen wir keine Rechnungen mehr aus Ordnern heraussuchen, alles kann man sich am Computer direkt im Kontext der Buchung anzeigen lassen. Die Kassenprüfung für 2020 hat dieses Jahr bereits teilweise digital stattgefunden, nächstes Mal wird sie fast vollständig digital geschehen.

Weitere wichtige Gründe für die Umstellung waren die Skalierbarkeit und stärkere Arbeitsteilung: Das neue System kann besser mit uns wachsen, viele bisher selbst erledigte Arbeiten konnten wir an den Steuerberater übertragen, auch die Jahresabschlüsse sollten künftig sehr viel schneller vorliegen als bisher.

Nachdem wir bereits vor einigen Jahren unsere Mitglieder- und Veranstaltungsdatenbank komplett ausgetauscht haben, verfügen wir nun durchgängig über sehr effektive und zuverlässige Abläufe und sind mit ihnen für die weitere Entwicklung gut gerüstet.

Unsere neue Website und wie wir sie weiter verbessern wollen

In Vertretung unseres Software-Entwicklers Ludwig war nach Max noch einmal Andreas an der Reihe. Er zählte die aus seiner Sicht wichtigsten Neuerungen durch den Relaunch der Website auf (vgl. dazu seinen Überblick zum Relaunch). Er wurde auch zu den Plänen für die weitere Entwicklung der Website gefragt. Durch das eingespielte Design- und Entwickler-Team, das generalüberholte technische Fundament sowie dadurch, dass neue Funktionen und Inhalte auf der neuen Website einfacher zu finden bzw. zu entdecken sind, können wir künftig schneller als bisher neue Funktionen und Inhalte einführen. 

An Ideen dafür mangelt es nicht, es gibt eine Liste mit gut 40 größeren Neuerungen, aus denen wir gemeinsam mit den Entwickler nach und nach neue Projekte auswählen und umsetzen werden. Auf die Priorisierung der Projekte hat unsere Mitgliederbefragung vom April großen Einfluss: Damals hatten wir viele unserer Weiterentwicklungs-Ideen von euch bewerten lassen.

Konkret in Arbeit ist bereits ein Redesign unseres Newsletters, der Rundmails und Transaktionsmails, die z.B. bei der Anmeldung zu einem unserer Events automatisch versendet werden. Sehr wichtig sind uns auch solche Funktionen, die unseren Mitgliedern ermöglichen, sich noch mehr untereinander auszutauschen und gegenseitig zu helfen. Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung solcher Features ist jedoch teilweise, dass wir unser Team entsprechend ausbauen und schlagkräftig organisieren, damit wir auch die nötige Betreuung und inhaltliche Arbeit leisten können, damit neue technische Möglichkeiten auch wirklich zu einem Erfolg werden.

Einen wichtigen Feature-Wunsch formulierte Lars in seiner Rolle als Organisator des VGSD-Moderatoren-Stammtischs im weiteren Verlauf der Veranstaltung: Er wünscht sich einen Wechsel weg von GoToWebinar als technische Plattform für unsere Talks – hin zu Zoom oder einem ähnlichen System. Die Moderatoren wünschen sich insbesondere mehr Interaktionsmöglichkeiten für die Teilnehmern und ein besseres Fragetool.

Strategische Bedeutung unserer Mitglieder- und Corona-Befragung

Doch zunächst ging es um unsere bereits erwähnte Mitglieder- sowie unsere zweite Corona-Befragung. Die Ergebnisse der Mitgliederbefragung haben uns zur Umbenennung unserer Experten-Telkos in -Talks sowie zum Veranstalten von Politiker-Talks ermutigt. Sie hilft uns bei der Priorisierung unserer nächsten Vorhaben und dient auch der Qualitätssicherung: Mit ihrer Hilfe könne wir eure Zufriedenheit mit unserer Leistung auch im Zeitverlauf messen. Angesichts eines wachsenden Teams ist solches Feedback unverzichtbar, um auch künftig nah an euren Bedürfnissen zu sein.

Auch unsere zweite Corona-Befragung im Mai war ein Erfolg, nicht nur wegen der Zahl von fast 12.000 Teilnehmern. Wir konnten zusätzlich zu ZEW und Uni Trier das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung (DIW) als Auswertungspartner gewinnen. Die überarbeitete Branchenkategorien ermöglicht künftig eine repräsentative Hochrechnung eurer Antworten auf die Gesamtheit der Soloselbstständigen und kleinen Unternehmen. 

Viele der Teilnehmer haben sich darüber hinaus bereit erklärt, jährlich an unseren Befragungen teilzunehmen. So entsteht unser eigenes Panel mit der Möglichkeit zu Längsschnittstudien, etwa um die längerfristigen Folgen der Coronakrise, aber auch von gesetzlichen Maßnahmen besser bewerten zu können. Verlässliche Zahlen von unabhängigen Wissenschaftlichern fehlten bisher und sind unverzichtbar, um bessere politische Entscheidungen zu erreichen.

Zweiter Teil: Lobby-Arbeit des VGSD

Den zweiten Teil der Veranstaltung, bei dem es um unsere Lobby-Arbeit ging, begann Vera Dietrich. Sie war lange als aktives Mitglied mehrere Jahre ehrenamtlich für den VGSD tätig und hat sich sehr erfolgreich zum Thema Abmahnmissbrauch engagiert. Wir konnten Sie wie schon erwähnt für eine Teilzeit-Tätigkeit gewinnen. Sie berichtete zunächst über ihren beruflichen Hintergrund. Die promovierte Volkswirtin hatte u.a. für das DIW sowie eine Strategieberatung gearbeitet.

Sie berichtete über den Status des von ihr initiierten "Gesetzes zur Stärkung des Wettbewerbs", über das Elterngeld für Selbstständige sowie die Hilfen für selbstständige Eltern in der Corona-Krise. Vera hat im Namen des VGSD eine Änderung am Infektionsschutzgesetz initiiert, die deutliche Verbesserungen für selbstständige Eltern zur Folge hatte. Hierzu veranstalten wir am 30.07.21 auch einen Talk mit ihr und Rechtsanwalt Michael Augustin.

Parallel hat sie einen Leitfaden für Abgeordnetengespräche entwickelt und die Mitglieder ermutigt, auf Abgeordnete in ihrer Region bzw. in ihrem Bundesland zuzugehen. Das stieß auf großes Interesse der Anwesenden. Viele Interessierte haben sich bereits unter info@vgsd.de an Max gewendet, um mitzumachen und die Unterlagen anzufordern, die wir sofort nach der Fertigstellung versenden werden.

Im Anschluss war nochmal Andreas an der Reihe, er sprach über den Status bei der Altersvorsorgepflicht sowie der kleinen Reform des Statusfeststellungsverfahrens und unsere Reaktion darauf. Er erläuterte die Zusammenarbeit mit anderen Verbänden und insbesondere die weiter wachsende Bedeutung der Bundesarbeitsgemeinschaft Selbstständigenverbände (BAGSV) für unsere Lobby-Arbeit.

Dritter Teil: Talks, Podcast, Community und Social Media

Den dritten Teil der Veranstaltung eröffnete Max mit einer Zusammenfassung dessen, was sich bei unseren Talks außer dem Namen noch alles geändert hat. So war es für uns zum Beispiel ein großer Schritt von maximal einem Talk zu inzwischen manchmal zwei, drei und mehr solchen Events pro Woche. Durch den Relaunch und schon in dessen Vorfeld hat sich zudem die Darstellung der Talks stark geändert.

Anschließend war Lars an der Reihe, er beleuchtete dasselbe Thema aus der Perspektive der Moderatoren, die sich regelmäßig bei einem virtuellen Stammtisch treffen, um ihre Moderation weiter zu professionalisieren und Impulse aus den Talks an uns weiterzugeben. Ihren wichtigsten Wunsch (Wechsel weg von unserer aktuellen Webkonferenz-Plattform) haben wir oben bereits erwähnt. Wir sind schon dabei, die technischen Voraussetzungen für einen Wechsel zu schaffen. Da wir nicht nur die (API-)Schnittstellen zwischen Onlineplattform und Website neu programmieren, sondern auch viele andere Abläufe ändern und die Moderatoren schulen müssen, steckt dahinter einiges an Aufwand, wir werden diesen Wunsch der Moderatoren und viele Mitglieder aber ganz sicher erfüllen!

Lars sprach auch über den von ihm und unserer Werkstudentin Maxi moderierten Podcast, der sich zurzeit gerade in der Sommerpause befindet. Er verriet unter anderem, mit welchem spannenden Gast wir die Reihe Anfang September wieder eröffnen werden.

Regional- und Branchengruppen

Claudia sprach über die Regionalgruppen, die wir auf ihre Initiative hin seit einigen Monaten durch eine Werkstudentin aktiv betreuen lassen, was dazu beigetragen hat, dass wir noch mehr aktive Gruppen und Termine anbieten können. Erste Gruppen experimentieren auch wieder mit physischen Treffen. Claudia hofft als Trainerin auch selbst bald wieder mehr reisen zu können und möchte die damit verbundenen Gelegenheiten dazu nutzen, die Regionalsprecher verschiedener Gruppen zu treffen oder selbst an ihren Veranstaltungen teilnehmen zu können.

Jonas hat zusammen mit Katja (Regionalgruppe Koblenz) und Ludwig eine Branchengruppe zum Thema Online-Handel gestartet, die sich am 04.08.21 bereits zum fünften Mal trifft (!). Er gab Tipps zum Aufbau einer solchen Branchengruppe und berichtete dann über unsere Social-Media-Arbeit, bei der er uns coacht.

Lars freute sich über die informative Veranstaltung und das Zeitmanagement der Beteiligten, es war sogar noch Zeit für ein kurzes Abschlussstatement. Das gute Feedback zur Veranstaltung bestätigt, dass wir mit ca. sieben Referenten und 18 auf den Punkt beantworteten Fragen das richtige Format für den "Bericht des Vorstands" gefunden haben.