Erfolgreicher überregionaler Austausch: Wie bewältige ich Chaos und setze berufliche Ziele um?

Ist Planung wirklich alles? Fünf Regionalgruppen sammelten Erfahrungswerte, Tipps und Tools, um mehr Struktur in die eigenen Arbeitsabläufe zu bringen!

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Die dritte Auflage des überregionalen Stammtisches der nördlichen VGSD-Regionalgruppen war ein voller Erfolg. Beginnend mit einer sehr produktiven Vorbereitung der drei Regionalgruppen, bei dem effizient und kollegial die verschiedenen To-dos besprochen und aufgeteilt wurden, über die inhaltliche Ausrichtung bis zur Durchführung klappte alles!

Pläne angehen – aber wie?

Im letzten überregionalen Treffen im Januar hatten wir ja den ersten Baustein unseres Jahresthemas "Von der Zielsetzung bis zum Erfolg" umgesetzt. Dort war es um das Setzen von Zielen für das Jahr gegangen. Bei unserem diesmaligen Treffen sollte es nun um das Operationalisieren gehen – also die Planung für die Schritte zur Zielerreichung. Beim Vorbereitungstreffen stellte sich heraus, dass wir alle doch recht unterschiedlich an diesem Punkt herangehen. Wir nahmen an, dass auch die Teilnehmer/innen ähnlich verschieden agieren und wollten darüber ins Gespräch kommen.

Angesichts der vielen Leute, die beim letzten Mal trotz Anmeldung nicht erschienen sind, baten wir diesmal um konkrete Absagen, wenn nötig. Das hat auch gut geklappt – danke dafür. Anwesend waren dann 24 Personen, also etwas mehr als beim letzten Durchgang.

Nach einer kurzen Begrüßung wurden die aktuellen Themen in der Arbeit des Verbandes vorgestellt: Neuigkeiten aus dem Bereich der Selbstständigkeit, die nächsten VGSD-Talks und die aktuellen VSDG-Podcasts. Anschließend erfolgte die Vorstellung für die Teilnehmer/innen in Kleingruppen, was bei den meisten Gruppen in der angepeilten Zeit umgesetzt wurde.

Einblick in den "Chatterfall"

Der inhaltliche Teil begann mit einer kleinen Aktion, bei der alle Teilnehmer/innen gleichzeitig Fragestellungen zur ihrer Planung im Chat beantworten sollten ("Chatterfall"). Im folgenden eine leicht redigierte Liste der Fragen und Antworten:

Für meine Planung braucht es vor allem...

... eine realistische Vorstellung was machbar ist.
... ein gutes Journal.
... meinen Kalender und eine Stunde Zeit.
... Tools, die helfen zu strukturieren (Asana, Notion, ...).
... Trello und einen Kalender.
... Excel für den Überblick.
... Zeit, Ruhe, mein Projektboard.
... Abstand von Terminen und Ruhe.

Ich finde Planung unnötig für ...

... Dinge, die ich sowieso automatisch erledige/ Routine.
... in Kundengesprächen :-)
... den Flow.
... beim Netzwerken, Brainstormings.
... – da muss ich leider passen. Ich plane alles!
... nicht einkommensproduzierende Aktivitäten.
... neue Ideen, Kreativität.
... sonntags - sonst gerne immer mit Plan ;-)

Meine Planung benötigt Ziele, weil sonst ...

... zu viele Themen parallel laufen.
... Chaos die Szene betritt.
... weil ich mich sonst verzettele und alles gleichzeitig machen will.
... weil ich sonst keine Übersicht habe und mich in Details verliere.
... weil ich sonst nicht priorisieren kann. Was mache ich zuerst?
... verzettele ich mich und schiebe Dinge vor mir (Prokrastination).

Moderator/innen geben Einblick ins eigene Chaos

Anschließend ging es in drei Kleingruppen, in denen drei Moderator/innen ihre Planung bzw. ihr Chaos vorstellten – dabei ging es um den freien Austausch zwischen den Teilnehmer/innen. Die drei Themenräume waren:

So plane ich mein Marketing
Akquise planen im Kundenprojekt
Ist das Chaos zu bändigen?!

Die Diskussion war durchaus sehr lebhaft und anregend. Am Ende gab es dann noch eine kurze Übersicht, was in den Gruppen gelaufen ist, daraus ein paar Highlights:

Planung ist reine Theorie
Tools machen oft mehr Arbeit als sich lohnt, manchmal reichen Zettel und Stift
Wichtig ist, es einfach zu halten

Wir sehen uns diesen Spätsommer zur nächsten Runde!

Die geplanten anderthalb Stunden waren recht schnell vorbei. Das Feedback der Teilnehmer/innen am Ende des Treffens war positiv. Wir werden uns in dieser Kombination wieder treffen am Donnerstag, den 31. August 2023. Dann geht es weiter mit dem Thema "Tools & Methoden".

Wir freuen uns, wenn du wieder dabei bist bzw. neu dazu stößt!

Text: Stefan Hackenthal, Regionalgruppe Hannover.