Aufbewahrung von E-Ausgangsrechnungen, darf ein 2. Exemplar überhaupt aufbewahrt werden?

Question

Bei der elektronischen Aufbewahrung von e-Rechnungen ist immer allgemein von "Rechnungen" die Rede. Gemeint sind in aller Regel Eingangsrechnungen, die im Original wegen des Vorsteuerabzugs elektronisch 10 Jahre aufzubewahren sind.
Bei der elektronischen Ausgangsrechnung (x-Rechnung oder ZUGFeRD-PDF) erhält der Kunde das Original und hat es aufzubewahren (wie oben).
Meine Frage: In welcher Form muss ich die Ausgangsrechnungen aufbewahren. Das (einzige!) Original als ZUGFeRD-PDF hat der Kunde. Reicht es aus, wenn ich das PDF ausdrucke (der Ausdruck ist dann eine "Kopie" der Rechnung) und die Daten ja sowieso in der Buchhaltungsdatenbank enthalten sind? Die Umsatzsteuer ist ja bereits nachweisbar ans Finanzamt abgeführt.
Man darf jede Rechnung ja nur einmal erstellen und muss die darauf ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.
Muss jetzt ein 2. Exemplar (?) der Ausgangsrechnung als ZUGFeRD-PDF revisionssicher aufbewahrt werden? Woraus ergibt sich diese Pflicht? Ist die Aufbewahrung dieses 2. Exemplars überhaupt zulässig?
Kann bitte jemand explizit auf die Pflichten bei Ausgangsrechnungen eingehen?

Ludwig Gramberg · Answer

Hallo Nora,
also Du bist generell verpflichtet laut GOBD Belege (Ein- wie Ausgangs) im Original, also unverändert aufzubewahren.
Also eine E-Rechnung unterscheidet sich jetzt nicht von einer bisher üblichen PDF-Rechnung die Du einem Kunden schickst oder die Du Eingangs bekommst. Sie müssen (da meist per E-Mail zugestellt) hier bereits in erster Instanz archiviert worden sein.
Zusätzlich müssen sie dann in der eigentlichen BuHa abgelegt und gebucht werden (durch dich oder deinen Stb).
Da eine Datei sich perfekt kopieren lässt kommt es rein technischen gesehen zu vielen Kopien der Belege auf dem Weg von A nach B:
1. Der Absender hat eine Datei bei Erstellung
2. Der Absender hat eine Datei in seiner E-Mail-Postfach
3. Du hast eine Datei in deinem E-Mail-Postfach
4. Deine E-Mail-Archivierung hat eine Datei
5. Deine BuHa/Stb hat eine Datei
Also ja diese ganzen "Kopien" und "2. Exemplare" sind technisch schlicht notwendig und entstehen auf natürlichem Wege.
Einzig habe ich beobachtet, dass z.B. eine Rechnung die im Original per Papier kam dann i.d.R. wenn man sie zusätzlich als PDF herunterladen kann, den Vermerk "Kopie" oder "zweite Ausfertigung" o.ä. enthält. Da geht es dann aber um die Abgrenzung zu der Papierrechnung.
Ich hoffe das klärt es.

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