Ich möchte vorausschicken, dass ich kein Jurist bin und Deine Frage nur aus meiner eigenen Beratererfahrung beurteile.
Grundsätzlich stellt sich m.E. hier die Frage, wer denn Veranstalter des Retreats ist. Ist es das Hotel und Ihr seid sozusagen Auftragnehmer des Hotels, könnte der Fall eintreten. Es hängt aber auch hier natürlich von Eurer konkreten Geschäftstätigkeit ab. Wenn Ihr - im Extremfall - ausschließlich für dieses Hotel, das Veranstalter ist, tätig würdet, läge u. U. die Gefahr der Scheinselbständigkeit nahe (mit all den Anmerkungen, die hier beim VGSD zu diesem Thema diskutiert werden).
Wenn Ihr aber dieses Retreat selbst veranstaltet und vom Hotel lediglich die Räume und ggf. Unterkunft und Verpflegung anmietet, seid Ihr ja die Veranstalter und in keinem - auch keinem scheinbaren - Abhängigkeitsverhältnis.
Mir ist nicht klar, warum sich der Hotelier um das Thema Gedanken macht? Mietköche sind ja etwas anderes. Sie arbeiten im Auftrag des Hoteliers vermutlich in seiner Hotelküche, ggf. zu restriktiv vorgegebenen Zeiten und u. U. sogar nach seinen Anweisungen bezüglich der Menüzusammenstellung. Aber das muss Euch nicht kümmern.
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