Krankenkasse fragt nach Umlagesatz U1 – welchen nehmen?

Personalbüros empfehlen nach meiner Erfahrung den mittleren Satz zu wählen, der oft auch allgemeiner oder Standard-Umlage- und Erstattungssatz genannt wird. Wenn kein abweichender Satz gewählt wird, erhebt die Krankenkasse diesen Standardsatz. In Abhängigkeit von der Art der Tätigkeit (Büro versus Baustelle) und vom Alter der Mitarbeiter/innen kann es aber auch sinnvoll sein, einen höheren oder niedrigeren Satz zu wählen.

Lass mich zur Erklärung ein wenig ausholen. Die Umlagen erfolgen im Rahmen des "Ausgleichsverfahrens nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz" (AAG), unter dieser Überschrift erscheinen sie auch als Betriebseinnahme in deiner Buchhaltung, sofern du Zahlungen von der Versicherung erhältst.

Die U1 garantiert dir bei Krankheit der Mitarbeiterin eine Erstattung bzw. eine Art Zuschuss der Krankenkasse an der Lohnfortzahlung, die du als Arbeitgeberin in den ersten sechs Wochen der Krankheit leisten musst. (Daneben gibt es die U2 für Zahlungen in Zeiten mit Anspruch auf Mutterschaftsgeld bzw. von Beschäftigungsverboten. Die U2 wird übrigens auf das Gehalt von Frauen und Männern gleichermaßen erhoben.) Während am Umlageverfahren U1 mit wenigen Ausnahmen alle Arbeitgeber teilnehmen müssen, gilt das U1-Umlageverfahren nur für Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitern.

Während du bei der U2 bis zur Beitragsbemessungsgrenze 100% Gehaltserstattung erhältst, gibt es bei der U1 meist drei, manchmal auch vier Wahlmöglichkeiten: Je höher der Umlagesatz (das was Du als Zusatzbeitrag zahlst), desto höher ist auch der Erstattungssatz im Krankheitsfall. Sowohl die Beitrags- als auch Erstattungssätze können je nach Versicherung ganz unterschiedlich sein.

Beispiel (Betriebskrankenkassen 2022):

• U1, ermäßigen Umlage- und Erstattungssatz: 1,4 % Umlage - 50 % Erstattung
• U1, allgemeiner Umlage- und Erstattungssatz: 1,7 % Umlage - 60 % Erstattung
• U1, erhöhter Umlage- und Erstattungssatz: 3,2 % Umlage - 80 % Erstattung
• U2, Mutterschaft (MU), Beschäftigungsverbot (BV): 0,58 % Umlage – 100 % (MU), 120% (BV)

Wenn du 365 Kalendertage x Umlagesatz / Erstattungssatz rechnest, kommst du auf die Zahl der Krankheitstage, ab der die erhaltene Erstattung größer wird als der Beitragssatz. Dieser "Break Even" liegt beim ermäßigten und allgemeinen Satz hier im Beispiel bei 10,3 Tagen, beim erhöhten Satz bei 14,6 Tagen. Wenn du also erwartest, dass deine Mitarbeiterin mehr als drei Wochen im Jahr krank ist, lohnt sich der erhöhte Satz.

Den Satz kannst du bei jeder Krankenkasse getrennt wählen, aber du musst die Entscheidung immer einheitlich für alle deine Mitarbeiter treffen, die bei dieser Krankenkasse versichert sind. Ein Wechsel des Umlagesatzes ist immer zum Wechsel eines Kalenderjahres möglich.

Der Umlagesatz wird auf das Bruttogehalt erhoben bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Arbeitslosen- und Rentenversicherung, also dieses Jahr bis zu etwa 7.000 Euro pro Monat. Ein Umlagesatz von 3,2 Prozent entspricht deshalb bei entsprechend hohem Gehalt einem Versicherungsbeitrag von etwa 224 Euro pro Monat bzw. 2.688 Euro pro Jahr. Es geht also um eine ganze Menge Geld und es lohnt sich, einen Moment darüber nachzudenken.

Ich hoffe die Infos helfen dir, die richtige Entscheidung zu finden. Alle Angaben sind ohne Gewähr und beruhen auf Auskünften, die ich selbst von Dritten erhalten haben.