Die Begriffsauslegung zum Thema eRechnung ist sehr unterschiedlich. Es gibt die gängige Praxis der PDF-Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, und nun möchte der Gesetzgeber die elektronische Rechnung verpflichtend machen. Dabei muss eine echte elektronische Rechnung die automatisierte Weiterverarbeitung in der Software ermöglichen.
Die Grundlage für diese automatisierte Weiterverarbeitung ist in der Regel eine XML-Datei, die strukturierte Rechnungsinformationen enthält. Das hat den Vorteil, dass alle Felder in der Buchhaltungssoftware automatisch vorausgefüllt werden können, was eine effiziente Verarbeitung ermöglicht. Der Experte merkt an, dass viele kleine Unternehmen aber möglicherweise noch nicht über die erforderliche Software für die Weiterverarbeitung verfügen würden.
Daher erlaubt der Gesetzgeber auch Hybridrechnungen, die ein PDF als Sichtformat und eine eingebettete XML-Datei enthalten. Dies ermöglicht es Empfängern und Empfängerinnen, die Rechnung sowohl anzusehen als auch in ihre Systeme zu importieren. Die XML-Struktur muss aber einer bestimmten europäischen Norm entsprechen, die als 16.931 bekannt ist.
Zu dem Begriff "sonstige Rechnungen" gehören alle anderen Formate wie Papierechnungen, PDFs, Excel- oder Word-Dateien umfasst.
Zukünftig bedeutet das also, dass die elektronische Rechnung der Standard wird und andere Rechnungsformate nur noch in einer Übergangsphase akzeptiert werden, bevor sie nicht mehr zulässig sind. Die reine PDF-Datei wird dann nicht mehr ausreichen.
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