Seit dem 1.1.2017 müssen steuerlich relevante E-Mails in einem nachweislich unveränderbaren und elektronisch durchsuchbaren Format archiviert werden, sonst drohen Strafzahlungen bzw. sogar Freiheitsstrafe nach § 283 StGB4.

Das führt dazu, dass faktisch alle geschäftlichen E-Mails archiviert werden müssen, ausgenommen Konten mit besonderer Datenschutzpflicht (z.B. Postfächer von Betriebsräten oder Betriebsärzten).

Hierfür gibt es mit Mailstore Server eine Lösung, die für Kleinbetriebe einmalig 295,- Euro und dann jährlich ca. 65,- Euro für Updates kostet. Sprich, man zahlt auch als Kleinunternehmer eine "Versicherungsprämie", um dem Finanzamt diesen Zugang bereitstellen zu "dürfen".

Hier sollte es eine Ausnahme für Betriebe bis 20 Mitarbeitern bzw. bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze geben (z.B. Kleinunternehmer oder auch Unternehmen bis 50 TEUR Jahresumsatz) oder für Startups in den ersten 3-5 Jahren, um Gründer nicht unnötig zu belasten bzw. nicht aus anfändlicher Unwissenheit mit Verfahren und Strafzahlungen zu bedrohen.