Für die Bewirtung von Geschäftspartnern gelten strenge Regeln: Es ist nicht nur eine detaillierte Rechnung (der "Bewirtungskostenbeleg") nötig, sondern darauf müssen auch zeitnah der Anlass und die Namen der Teilnehmer vermerkt werden. Die enthaltene Vorsteuer ist ganz, der eigentliche Rechnungsbetrag und das Trinkgeld aber nur zu 70 Prozent absetzbar. Und das auch nur, wenn die Bewirtungskosten getrennt von anderen Betriebsausgaben auf ein eigenes Konto verbucht wurden.
Ganz anders bei Aufmerksamkeiten (oft spricht man in der Praxis auch von „Repräsentationskosten“), also dem Anbieten von Wasser, Saft, Tee, Kaffee und Gebäck. Diese Art der Bewirtung, z.B. bei Meetings mit Kunden, ist zu 100 Prozent absetzbar und es gibt bezüglich der Teilnehmer keine Aufzeichnungspflichten. Aber Vorsicht: Wenn man eine Bewirtung versehentlich als Aufmerksamkeit verbucht, dann ist sie gar nicht, auch nicht zu 70 Prozent absetzbar.
Um so wichtiger ist die Frage: Wo hören Aufmerksamkeiten auf und wo beginnen Bewirtungskosten?
Zwei häufige Irrtümer
Anders als man das manchmal liest, ist nicht der Ort der Bewirtung entscheidend. Das Essen vom Restaurant in den Betrieb liefern zu lassen und die Geschäftspartner dort zu verköstigen, macht daraus keine zu 100% abzugsfähige Aufmerksamkeit.
Auch der Wert der Lebensmittel und Getränke ist nicht entscheidend, sondern vielmehr deren Menge: Der teure Champagner, mit dem ein großer Auftrag gefeiert wird, gilt (wahrscheinlich) als Aufmerksamkeit, die Bockwurst mit Kartoffelsalat dagegen (wahrscheinlich) als Bewirtung.
Wo hören Aufmerksamkeiten auf?
Zweifellos zur Repräsentation zählen die oben bereits genannten Getränke (Kaffee, Tee, Wasser, Säfte und andere Soft drinks) sowie Gebäck. Auch zwei halbe Brötchen als Snack sind unproblematisch, wahrscheinlich auch Finger food. Beim umfangreichen Buffet handelt es sich dagegen um Bewirtung. Hier kommt es auch darauf an, was in der Rechnung des Caterers steht bezüglich der gelieferten Menge und der Anzahl der Gäste. Mit einem Kuchen oder eine Torte kann man unter Umständen bereits die Grenze überschreiten. Falls du einen Steuerberater hast, kann er dir sicher sagen, wie solche Fälle von deinem Finanzamt üblicherweise gehandhabt werden.
Bei alkoholischen Getränken ist auf jeden Fall Vorsicht angebracht. Das Finanzgericht Münster hat 2014 das Ausschenken von Wein und anderen alkoholischen Getränken als Bewirtung beurteilt. Ein Steuerberater hatte – offenbar in größerem Umfang – seinen Kunden Wein kredenzt und wollte das als Betriebsausgabe geltend machen.
Im Zweifelsfall vorsichtshalber wie bei Bewirtung verfahren
Das Urteil mag ein Ausreißer sein und widerspricht der üblichen Praxis, sollte aber als Mahnung dienen: Im Zweifel die Ausgaben lieber splitten und größere Ausgaben, die nicht eindeutig Aufmerksamkeit, aber auch nicht zwingend Bewirtung sind, auf ein zweites Bewirtungskonto verbuchen, Anlass und Teilnehmer der Bewirtung notieren und diese Aufzeichnung unterschreiben. Falls die Ausgaben dann nicht als Aufmerksamkeit anerkannt werden sollten, bestehen gute Chancen, dass du sie zumindest als Bewirtung geltend machen kannst.
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