Was bei der Einrichtung eines CRM zu beachten ist

"Lieber einen gut organisierten Karteikasten in der Hand als schlecht gepflegte Adresslisten im Computer"

IT-Experte Thorsten Jekel empfiehlt, sich beim Aufbau eines Systems zur Pflege der Kundendaten vorab intensiv Gedanken darüber zu machen, wie die Daten am günstigsten aufbewahrt werden: Denn immerhin geht es darum, einen Überblick über die Kunden und die Korrespondenz mit ihnen zu haben – für weitere (Verkaufs-)Gespräche und eine professionelle Kommunikation.

IT-Experte Thorsten Jekel empfiehlt, sich beim Aufbau eines Systems zur Pflege der Kundendaten vorab intensiv Gedanken darüber zu machen

Foto Thorsten Jekel

Eins vorneweg: Man kann als Solo-Selbstständiger in manchen Fällen auch die Kundendaten handschriftlich im Zettelkasten aufbewahren – besser, seriöser und letztlich zeitsparender ist es, auf dem PC ein Customer-Relationship-Management (CRM) zu integrieren, mit dem schließlich systematisch gearbeitet wird. Ein paar Grundprinzipien, die Solo-Selbstständige bei der Einrichtung eines solchen Systems beachten sollten, hat Jekel bei einer Experten-Telko des VGSD verraten.

Kommt ein Anruf herein, poppen sofort die Informationen zum Anrufer auf - So lässt sich professionell kommunizieren.

Wichtig bei der Integration eines CRM-Systems ist es, einen festen Speicherort zu haben, an dem alle kundenrelevanten Informationen zusammenfließen.
Der Unternehmer muss die Informationen von jedem Endgerät pflegen und abrufen können – so, dass die ständige Aktualisierung perfekt im täglichen Arbeits-Workflow stattfinden kann. Praktisch ist, ein System zu wählen, das ermöglicht, auch offline mit den Daten zu arbeiten, wie z.B. die von ihm selbst genutzte Mac-Software Daylite.
Idealerweise laufen im CRM alle Informationen, die den Kunden betreffen, zusammen: die E-Mails, Gesprächsnotizen, Termine.
Entscheidend ist, das CRM diszipliniert zu nutzen und im Alltags-Workflow ständig zu aktualisieren.
Bei der Wahl eines Anbieters ist wichtig, einen zu finden, der DSGVO-konform arbeitet. Dies ist in der Regel der Fall, wenn er einen Vertrag über Auftragsverarbeitung anbietet, den der Unternehmer mit ihm schließen muss.
Sinnvoll ist, wenn sich das CRM-System erweitern – und etwa mit dem Newsletter-Programm und dem Telefon verknüpfen lässt. Kommt ein Anruf herein, poppen sofort die Informationen zum Anrufer auf. So lässt sich professionell kommunizieren.
Für Solo-Selbstständige muss es nicht immer ein umfangreiches System sein, viele kommen (zunächst) mit Sicherheit auch mit Bordmitteln wie Outlook zurecht.

Viele weitere Tipps gab Thorsten Jekel in der Telko "Endlich Überblick über meine Kunden: Erfahrungen und Tipps zur CRM-Auswahl und -Nutzung". VGSD-Mitglieder können diese kostenlos nachhören und -sehen.