Wie kann ich mein Auto steuerlich optimal absetzen? (Teil 2)

Hast du schon Teil 1 dieses Beitrags gelesen? Dann weißt du jetzt, zu wie viel Prozent du dein Auto betrieblich nutzt und ob es sich von Gesetzes wegen um einen Privat- oder Geschäftswagen handelt. Im 2. Teil des Beitrags gehen wir heute weiter ins Detail: Wie funktioniert die 1%-Regel, was musst du beim Führen eines Fahrtenbuches beachten und welche Methode ist die günstigste für dich?

Wie funktioniert die 1%-Regel?

Mit ihr berechnest du deinen pauschalen monatlichen Privatanteil für die Pkw-Nutzung. Und zwar beträgt dieser 1% des Bruttolistenneupreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung (zuzüglich Kosten der Sonderausstattung, abgerundet auf volle hundert Euro). Hinzu kommen 0,03% dieses Betrags pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Betriebsstätte (abgerundet auf den nächsten vollen Kilometer).

Beispiel: Dein Auto hätte laut Listenpreis inklusive Sonderausstattung neu 25.090 Euro gekostet. Der Privatanteil beträgt also 250 Euro pro Monat oder 3.000 Euro pro Jahr.

Bei 10,8 Entfernungs-Kilometern zur Arbeitsstätte kommen noch einmal 75 Euro pro Monat Privatanteil hinzu. Im Gegenzug können dann aber auch die Kosten (die ja ein Arbeitnehmer auch abziehen kann)  gegen gerechnet werden: 10 km x ca. 20 Arbeitstage x 30 Cent à 60 Euro pro Monat, so dass unter dem Strich ein Privataneil von etwa 15 Euro pro Monat verbleibt.

Der Privatanteil wird bei der 1%-Regelauch dann auf Basis des Neupreises berechnet, wenn du das Auto gebraucht kaufst und eigentlich viel niedrigere Kosten hast. Dann kann es im Extremfall sein, dass dein Privatanteil höher wäre als die tatsächlichen Kosten des Autos. Draufzahlen musst du allerdings nicht: Wenn der Privatanteil höher ist als die tatsächlichen Kosten, so erfolgt die Hinzurechnung maximal bis zu den tatsächliches Kosten.

Beispiel: 3.000 Euro Privatanteil, aber nur 2.500 Euro Kosten in diesem Jahr, so wird der private Nutzungsanteil mit 2.500 Euro angesetzt, das ganze heißt dann "Kostendeckelung". Fazit: Die 1%-Regel lohnt sich also vor allem bei Anschaffung von Neuwagen.

Zudem lohnt sich die 1%-Pauschale um so mehr, je höher deine tatsächliche private Nutzung ist. Du fährst mehr, der Privatanteil bleibt aber gleich. Deshalb erlaubt der Gesetzgeber die 1%-Regel nur, so lange die betriebliche Nutzung mindestens 50% ausmacht.

Wenn du das Auto dagegen fast ausschließlich betrieblich nutzt oder einen billigen Gebrauchtwagen fährst, ist die Privat-Pauschale zu hoch. Dann solltest du ein Fahrtenbuch führen. Falls du mit dieser Variante wider Erwarten doch nicht besser abschneiden solltest, kannst du dich vor Abgabe der Steuererklärung jeweils immer noch für die 1%-Regel entscheiden.

Was du beim Führen eines Fahrtenbuchs beachten musst

Alle Fahrten müssen "laufend, zeitnah und geschlossen" aufgezeichnet werden. Du solltest die Fahrten also sofort oder noch am selben Abend eintragen und zwar in ein richtiges, gebundenes Fahrtenbuch oder in ein revisionssicheres, vom Finanzamt anerkanntes elektronisches Fahrtenbuch-Programm. Loseblattsammlungen und Excel-Listen werden nicht anerkannt, weil sie einfach nachträglich zu manipulieren wären.

Du musst Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder beruflich veranlassten Fahrt aufzeichnen. Daraus musst du die gefahrenen Kilometer berechnen und den Reisezweck angeben, also z.B. den oder die besuchten Geschäftspartner. Sofern du nicht den kürzesten Weg entsprechend Routenplaner nimmst oder mehrere Stationen machst, musst du auch die Route angeben. (Für bestimmte Berufe wie z.B. Fahrlehrer gelten Vereinfachungen.) Bei Privatfahrten genügt der Kilometerstand zu Anfang und Ende. Details zum Reisezweck musst du in diesem Fall nicht angeben.

Betrieblicher Nutzungsanteil durch das Fahrtenbuch einsehbar

Anhand des Fahrtenbuches kannst du am Jahresende den betrieblichen Nutzungsanteil exakt ausrechnen. Wie bei der 1%-Regel übernimmt zunächst der Betrieb sämtliche Kfz-Kosten (Abschreibung, Versicherung, Reparaturen und Kraftstoff). Im Gegensatz zu dem pauschalen Eigenanteil bei der 1%-Regel, kannst du mit dem Fahrtenbuch den tatsächlichen Eigenanteil exakt ermitteln und versteuern: Du rechnest die tatsächlichen Kosten pro gefahrenem Kilometer aus und multiplizierst diese mit den privat gefahrenen Kilometern.

Erkennt das Finanzamt auch 100% betriebliche Nutzung an? In der Regel unterstellt das Finanzamt immer einen privaten Anteil, sofern du dies nicht durch ein Fahrtenbuch glaubwürdig widerlegst. Ausnahme: Es handelt sich um einen Kastenwagen, Lkw oder ähnliches. Oder aber ein Nutzer verfügt zusätzlich zu seinem Firmenwagen noch über ein weiteres, höherwertiges Fahrzeug, das er privat nutzt. Diese Ausnahme gilt zudem auch nur dann, wenn keine weiteren Personen ohne eigenes Auto vorhanden sind, die das Kfz vielleicht privat nutzen könnten. Du siehst: Das Finanzamt ist hier ganz schön mißtrauisch.

Was, wenn der betriebliche Teil der Nutzung zwischen 10 und 50% beträgt?

Wie du aus Teil 1 dieses Beitrags weißt, handelt es sich dann um gewillkürtes Betriebsvermögen: Du hast die Wahl, ob du dein Fahrzeug als Privatauto behandelst (30 Cent Kilometerpauschale) oder als Betriebsvermögen. In letzterem Fall musst du ein Fahrtenbuch führen.

Welche Alternative ist günstiger? - Eigentlich ist das ganz einfach: Wenn die Kfz-Kosten pro Kilometer höher als 30 Cent sind, ist die Fahrtenbuch-Methode günstiger, sonst die Pauschale von 30 Cent/Kilometer.

Ein großer Teil der Kfz-Kosten ist die Abschreibung: Bei Neuwagen schreibt man über 6 Jahre ab, bei Gebrauchtwagen geht man in der Praxis von zwei oder drei Jahren Restnutzungszeit aus und teilt den Kaufpreis entsprechend auf die Jahre auf. Hinzu kommen die laufenden Kosten für Kraftstoff, Versicherungen und Reparaturen. Die Summe daraus teilt man dann durch die Gesamtfahrleistung pro Jahr, also z.B. durch 15.000 oder 20.000 km. Ganz exakt lässt sich dieser Wert erst am Jahresende ermitteln. Sieht man von größeren Reparaturen ab, dürfte der Wert nicht all zu sehr schwanken.

Privates Fahrzeug ins Betriebsvermögen: Wie geht das?

Falls du dich dafür entscheidest bzw. aufgrund des hohen betrieblichen Nutzungsanteils entscheiden müsstest, dein Fahrzeug in das Betriebsvermögen aufzunehmen, wirst du in der Regel keinen Kaufvertrag mit dir selbst schließen und kein Geld überweisen. Die Aufnahme ins Anlagenverzeichnis geschieht zum Zeitwert ("Teilwert") des Autos - in entsprechender Höhe wird eine Privateinlage gebucht. Wenn du das Auto später zu einem Wert verkaufst, der höher ist als der Teilwert abzüglich Abschreibungen, erhöht dies in dem entsprechenden Jahr deinen Gewinn. Auch Auswirkungen auf die Umsatzsteuer sind u.U. zu bedenken.

Du siehst schon: Wenn es ins Detail geht, benötigst du die Hilfe eines Steuerberaters. Du verfügst jetzt aber über ein solides Basiswissen zum Thema. Rechne die verschiedenen Varianten - 1%-Regel, tatsächliche Kosten und 30-Cent-Pauschale - doch einmal für dein Auto durch. Vielleicht kannst du bei Ausübung deiner Wahlrechte ja einiges an Steuern sparen. Dann lohnt sich das Gespräch mit dem Steuerberater auf jeden Fall.

Was du sonst noch alles im Rahmen der Buchhaltung aufzeichnen solltest, um es steuerlich geltend machen zu können, erfährst du in unserem Crashkurs "Buchführung, Rechnung, Steuern", den wir in zahlreichen Städten bundesweit anbieten.