Als Feedbackgeber sollte man sich auf das konkrete Verhalten sowie die Stärken und Schwächen des Feedbacknehmers zu konzentrieren, anstatt seine Persönlichkeit zu bewerten. Es ist hilfreich, konkrete Beispiele anzuführen und gegebenenfalls Empfehlungen auszusprechen, wobei der Feedbackgeber mit Bewertungen zurückhaltend sein und stattdessen auch Fragen stellen sollte, um die Wahrnehmungswelt des Feedbacknehmers besser zu verstehen.
Für den Feedbacknehmer ist es entscheidend, aktiv zuzuhören, sich Notizen zu machen und Rückfragen zu stellen, ohne jedoch sofort in den Verteidigungsmodus zu gehen. Es sollte eine Vereinbarung über Vertraulichkeit geben, und es kann hilfreich sein, einen Moderator oder Coach einzubeziehen, um den Prozess zu unterstützen und den Rahmen zu halten.
Nach dem Feedbackgespräch ist es ratsam, über das Gehörte zu reflektieren, Stärken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren und einen Aktionsplan zu erstellen, um konkrete Maßnahmen zur Verbesserung umzusetzen. Es ist wichtig, geduldig zu sein und sich selbst nicht zu kritisch zu beurteilen, sondern die eigenen Fortschritte zu registrieren und kontinuierlich zu überprüfen.
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