Der erste konkrete Schritt zur E-Rechnung, den viele Selbständige nehmen, ist das Einrichten eines separaten E-Mail-Postfach für eingehende und ausgehende PDF- und E-Rechnungen: rechnung@... (oder auch buchhaltung@...) - so kommen alle Rechnungen an einer Stelle an.
Der zweite Schritt ist es dann, Lieferanten und Dienstleister über die neue Adresse informieren. Oft ist das online möglich. Bei vielen Anbietern kann man für Rechnungen eine andere Mail-Adresse angeben als für z.B. Newsletter.
Beim VGSD haben wir dieses Feature anlässlich der Umstellung auf die E-Rechnung sogar extra eingeführt (mehr: www.vgsd.de­/beitrag-p­…link/67769).
Wenn trotzdem mal eine Rechnung an deine normale Mail-Adresse geht, kannst du sie an rechnung@... weiterleiten, um sie zu archivieren. Wenn du von dem Absender weitere Rechnungen erwartest, informierst du ihn bei der Gelegenheit am besten gleich über die neue Adresse. Du wirst sicher nicht der einzige Geschäftskunde sein, der in den nächsten Monaten diesen Wunsch an ihn stellt!
Der dritte Schritt ist dann, für die rechtssichere Archivierung der Mails in diesem Postfach zu sorgen.