Ich habe mich für die folgende Konbination entschieden:
1. Verzicht auf ein eigenes Postfach für Rechnungen: Als Übersetzer habe ich eine sehr überschaubare Anzahl an eingehenden Rechnungen, so dass eine manuelle Separation in einem eigenen Ordner für mich die schnellere und unkompliziertere Lösung ist, als ein separates Postfach zu führen.
2. Rechtssichere Archivierung: Mein E-Mail-Provider IONOS bietet bereits seit Längerem eine rechtssichere Lösung hierfür, die ich schon seit einigen Jahren nutze und preislich in einem akzeptablen Rahmen liegt.
3. Da mein Steuerberater und ich bereits seit einigen Jahren DATEV Unternehmen online nutzen und gemäß Nachfrage bei der DATEV hier bereits die Möglichkeit besteht, E-Rechnungen zu öffnen und rechtssicher zu archivieren, setze ich auf diese Lösung. Ein Tool zum Erstellen von E-Rechnungen ist ebenfalls zubuchbar, sobald dies für mich relevant werden sollte. Aktuell habe ich vorwiegend ausländische Kunden, bei denen die E-Rechnungspflicht ohnehin nicht greift, und viele meiner Kunden nutzen zudem ein eigenes Gutschriften-System, sprich: Ich schreibe dort keine eigenen Rechnungen, sondern das Kundensystem stellt automatisiert Gutschriften aus, über die ich einen entsprechenden Beleg erhalte.

Diese Lösung ist natürlich sehr individuell und der Tatsache geschuldet, dass ich ein kleines Unternehmen mit eher geringem Rechnungsaufkommen habe. Für mich ist sie aber optimal, da ich hierbei Lösungen nutzen kann, die bei mir ohnehin schon etabliert sind, und ich im Prinzip nichts ändern muss.