Beim VGSD wechselten wir zum Jahreswechsel 2023/2024 von Datev Unternehmen online zu Buchhaltungs-Butler. Da wir 5.700 Mitglieder und damit entsprechend viele Ausgangsrechnungen pro Jahr haben und zehn Mitarbeiter/innen beschäftigen, sind unsere Anforderungen nicht typisch für einen normalen (Solo-)Selbstständigen, trotzdem wollen wir sie hier teilen: Es gibt ja auch viele kleine Unternehmen dieser Größe unter den Mitgliedern.
Mit Unternehmen online konnte man (bis dahin zumindest) keine Rechnungen erstellen, wir haben ein- und ausgehende Rechnungen mit einem anderen System erstellt und automatisiert in Unternehmen online hochgeladen, mit den Zahlungen auf dem Bankkonto abgeglichen (der Kontoabruf bei Unternehmen online funktionierte sehr gut), das passende Konto vorgeschlagen und den Rest unserem Steuerberater überlassen.
Aus Kostengründen und weil wir mehr Kontrolle über unsere Buchhaltung und damit unsere Zahlen haben wollten, haben wir auf das ebenfalls webbasierte Buchhaltungsprogramm Buchhaltungsbutler umgestellt.
Dabei wir uns unter anderem auch die Buchhaltungslösung von Datev angeschaut, die wir allerdings als nicht gleichermaßen nutzerfreundlich wahrgenommen haben und die *sehr* viel teurer gewesen wäre. Von den Einsparungen beim Steuerberater durch das selbst buchen wäre zu wenig übrig geblieben, was vielleicht auch beabsichtigt ist, denn die DATEV möchte nicht in Wettbewerb zu ihren Gesellschaften treten.
Wichtig war uns zum Beispiel die Synchronisation zwischen unserer Mitgliederverwaltung, das auch die (E-) Rechnungen erstellt, einerseits und dem Buchhaltungsprogramm andererseits. Dafür ist eine leistungsfähige API-Schnittstelle, nötig. Unser Entwickler war von der von Buchhaltungsbutler begeistert und konnte unseren Arbeitsaufwand dramatisch reduzieren und die Auslöser der Buchhaltung erhöhen. Wichtig war uns auch, zusätzliche Konten anlegen und vorhandene nach unserem Bedarf umbenennen können, was längst nicht bei jedem Programm möglich ist.
Aus Gründen wie diesen schieden günstigere Anbieter, die für die allermeisten Soloselbstständigen ausreichen dürften, bei unseren Tests nach und nach aus.
Hilfreich, gerade in der Umstellungsphase, waren die Sprechstunden, die Buchhaltungs-Butler anbietet und bei denen die Anwesenden Fragen stellen können. So bekommt man nicht nur gute Antworten auf die eigene Fragen, sondern lernt auch von denen auf die anderer Teilnehmer/innen.