Es gibt eine Vielzahl unterschiedlichster Aufbewahrungsfristen für z.B. steuerlich und arbeitsrechtliche Belege. Allein in Bezug auf Personalakten können dies sein: 3, 6 Monate, 1 Jahr, 2, 3, 5, 6, 10 und 30 Jahre.

Bei einigen Fristen handelt es sich um Unter-, bei anderen um Obergrenzen (z.B. aus Datenschutzgründen). Alles einfach länger aufzubewahren ist deshalb keine Option.

Einer digitalen Verwaltung und Löschung steht die Schriftformerfordernis bei vielen Dokumenten entgegen. Zudem müssen physisch erhaltene Dokumente (z.B. Rechnungen) i.d.R. auch physisch aufbewahrt werden, auch wenn die Buchhaltung ansonsten komplett digital ist.

Die Schriftformerfordernis an sich sowie die Fristen sollten überprüft und die Digitalisierung vereinfacht werden. Generell sollten die Fristen verkürzt und vereinheitlicht werden.