VGSD-Aktivennetz: Regionalgruppen-Budgets

Auf unserer Mitgliederversammlung 2015 haben wir die Einführung von Budgets für die VGSD-Regionalgruppen beschlossen. Der folgende Text soll die häufigsten Fragen der Regionalgruppen-Sprecherteams beantworten. Wenn Ihr noch weitere Fragen habt, zögert bitte nicht, uns zu mailen oder anzurufen!

Die Budgets gelten erstmals für die fünf Monate von August bis Dezember 2015. Wenn sich die Budgets bewähren, wollen wir sie künftig jeweils halbjährlich (oder gerne auch jährlich - wir richten uns dabei nach Euch) neu festlegen.

Was wollen wir mit den Budgets erreichen?

Vor Einführung der Budgets mussten die Regionalgruppen ohne Budgetauskommen und eventuelle Ausgaben im Vorfeld jedes Mal mit uns (Geschäftsstelle) abstimmen. Im Rahmen des Budgets und der unten beschriebenen Rahmenbedingungen könnt ihr künftig frei entscheiden und müsst nicht mehr bei uns nachfragen.

Natürlich ist es sinnvoll, dass wir auch weiterhin sparsam agieren und mit möglichst geringen Raumkosten auskommen, auch sind die Beträge zunächst nicht sonderlich hoch. Wir möchten Euch aber im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten des Verbands mehr Entscheidgungsspielraum geben, so dass ihr z.B. mal einen größeren Raum für eine Vortragsveranstaltung mieten, eine Feier veranstalten oder engagierten Mitgliedern Danke sagen könnt.

Wie hoch sind die Budgets?

Die Höhe der Budgets teilen wir Euch per E-Mail mit.

Wichtig: Rechnet bei Euren Ausgaben immer mit dem Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer), da wir aktuell keine Umsatzsteuer berechnen und  bezahlte Umsatzsteuer nicht erstattet bekommen.

Wenn Ihr mehr/ größere Veranstaltungen plant, könnt Ihr uns jederzeit kontaktieren und eine Liste der geplanten Veranstaltungen und Ausgaben mailen und wir versuchen dafür Geld freizumachen. Die Budgets sollen Euch mehr Freiheit geben, nicht Euch einschränken!

Euer Budget erhöht sich zudem um die Einnahmen, die ihr bei Euren Veranstaltungen erzielt (z.B. Eintrittsgelder, siehe unten) und wird mit der Mitgliederentwicklung des Verbands weiter wachsen.

Wonach richtet sich die Höhe des Gesamtbudgets?

Wir kalkulieren aufs Jahr gerechnet mit einem Budget von 6 Euro für jedes Vereinsmitglied, das einer Regionalgruppe zurechenbar ist. Den Gesamtbetrag versuchen wir unter Berücksichtigung der Anzahl der Vereinsmitglieder und anderer Faktoren  fair auf die Gruppen aufzuteilen und planen einen kleinen Puffer für Mehrausgaben ein.

Wofür können wir Ausgaben tätigen?

Hier einige Beispiele. Wenn Ihr unsicher seid, fragt einfach bei uns nach. Voraussetzung für eine Erstattung ist immer die Einsendung eines gültigen Belegs (s.u.):

• Miete für Veranstaltungsräume
• Gutschein / Geschenk / Blumen für Vortragende(n) - max. 35 Euro brutto pro Person und Jahr, siehe unten
• Dankeschön für Engagement aktiver (Team-)Mitglieder, z.B. Getränke
• Druck / Kauf von Werbematerial, z.B. Aufsteller für Stammtisch
• Getränke / Material für (Sommer-, Weihnachts-) Feier

Wie und wann werden Rechnungen von uns bezahlt bzw. erstattet?

• Falls Ihr die Rechnung physisch erhaltet: Bitte im Original an uns senden mit Vermerk, dass Rechnung in dieser Höhe ok und an wen wir sie bezahlen sollen (Rechnungssteller oder Auslagenerstattung an Euch - bitte ggf. Eure Kontoverbindung angeben)
• Als PDF erhaltene Rechnungen könnt Ihr natürlich mit den entsprechenden Hinweisen direkt an uns weiterleiten.
• Falls Rechnungen direkt an uns gehen könnt ihr uns diese ankündigen und sagen welcher Preis vereinbart ist, dann überweisen wir das Geld ohne weitere Rückfrage. Ansonsten senden wir Euch einen Scan der Rechnung zur Freigabe.

Sobald uns die korrekte Rechnung und Eure Freigabe vorliegt, überweisen wir sie in unserem nächsten Zahlungslauf (i.d.R. jeden Montag).

Welche Voraussetzung muss eine Rechnung / Barquittung erfüllen, damit sie anerkannt wird?

• Das Wichtigste dabei (wie bei jeder Rechnung): Ab 150 Euro Bruttobetrag muss unsere Adresse angegeben sein. Unsere Adresse lautet:

  VGSD e.V.,

  (ggf. Name),

  Altheimer Eck 13,

  80331 München

  (in dieser Reihenfolge und mit “e.V.”)

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• Geschenke, Gutscheine etc.: Maximal 35 Euro pro Person und Jahr (brutto!) sind zulässig. Bitte Name des Beschenkten (z.B. Vortragsredner) auf Beleg notieren.
• Bei allen Belegen muss außerdem wie üblich angegeben sein: Name/Adresse des Ausstellers, Rechnungsdatum, Menge/Bezeichnung, Bruttobetrag und Umsatzsteuersatz.
• Ab 150 Euro Bruttobetrag muss zusätzlich angegeben sein: Unsere Adresse (s.o.), Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Anbieters, fortlaufende Rechnungsnummer, Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum, Netto-, Brutto- und Umsatzsteuerbetrag.

Was, wenn wir Einnahmen erzielen?

Einnahmen (etwa vereinnahmte Eintrittsgelder bei der Anmeldung über unsere Website) erhöhen Euer Budget.

Gleiches gilt für Bareinnahmen (z.B. Eintritt, Getränkeverkauf). Sollte es zu solchen kommen, diese bitte zeitnah auf unser Konto überweisen. Bitte verrechnet sie nicht mit Ausgaben, sondern überweist sie ungekürzt. Das vereinfacht die Buchhaltung und wird vom Finanzam bevorzugt.

Bitte sendet uns die entsprechenden von Euch ausgestellten Barquittungen (sonst Eigenbeleg, z.B. "Getränkeverkauf gegen Bar") zu. Vorlagen für Barquittungen stellen wir Euch bei Bedarf gerne zur Verfügung.

Wie behalten wir den Überblick, ob wir noch im Budget liegen?

Bei 100 oder 200 Euro ist es nicht schwer den Überblick zu behalten. Wenn die Zahl der Einnahme- und Ausgabepositionen im Lauf der Zeit zunimmt und das Regionalgruppen-Team wächst, ist es wahrscheinlich sinnvoll, eine Liste der Einnahmen und Ausgaben zu führen - auch um zu kontrollieren, dass ihr von uns alles zurückerstattet bekommen habt. Am besten in Form einer Google-Tabelle: Dann können auch andere Mitglieder des Regionalgruppen-Teams reinschauen, eigene Angaben ergänzen usw. Gerne stellen wir Euch eine Vorlage zur Verfügung.