Lesetipp Studie zur E-Rechnung Wenn man es anpackt, wird es leichter

Viele VGSD-Mitglieder beteiligten sich an einer Befragung zur E-Rechnung. Die Studie zeigt: Viele haben noch viel zu tun und fürchten den Aufwand. Ein Ergebnis macht aber auch Mut: Im Rückblick ist der Aufwand gar nicht so groß – und bringt auch Vorteile.

Stichtag ist der 1. Januar 2025. In rund vier Monaten greifen die neuen Regelungen zur E-Rechnung, und praktisch alle Selbstständigen werden betroffen sein: Alle Unternehmen müssen von da an E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wer selbst noch Rechnungen im PDF-Format stellen möchte, ist auf die Zustimmung des Empfängers angewiesen. Höchste Zeit also, falls noch nicht geschehen, die Umstellung anzugehen.

Wie gut sind Selbstständige auf die Einführung der E-Rechnung vorbereitet? Und was braucht es, damit diejenigen, die die neue Technologie anwenden sollen, diese auch akzeptieren? Das wollte die Digitalisierungsberaterin und Vereinsmitglied Annalina Landsberg in einer Studie für die Universität Erlangen-Nürnberg herausfinden. Im Frühjahr riefen wir euch dazu auf, an der Umfrage teilzunehmen. Dem sind fast 2.000 von euch nachgekommen – vielen Dank dafür! Insgesamt haben etwas mehr als 4.000 Personen an der Studie teilgenommen.

Nun liegen die Ergebnisse der Studie vor. Annalina stellte sie in einem eigenen Talk vor.

Die ernüchternde Nachricht: Die meisten scheinen die Umstellung noch vor sich her zu schieben, zumindest war das bis vor kurzem so. Die Befragung fand vorwiegend im Mai und Juni statt. Zu diesem Zeitpunkt gaben nur 12 Prozent der Befragten an, die E-Rechnung bereits zu nutzen oder vollständig vorbereitet zu sein. Weitere 4,9 Prozent wählten die Antwort: "Ich bin schon weit mit der Einführung."

Der überwältigende Teil, 83,2 Prozent, hat den Großteil der Arbeit noch vor sich. Dabei geben auch nur 11,6 Prozent an, mit der Einführung zwar begonnen zu haben, aber noch nicht weit zu sein. Die bei weitem am häufigsten gewählte Antwortoption war mit 45,4 Prozent: "Ich informiere mich gerade über die E-Rechnung." Mehr als ein Viertel, nämlich 26,2 Prozent, gaben sogar an: "Ich kannte die E-Rechnung bis eben nicht (oder nur sehr wenig)."

Bei Solo-Selbstständigen ist die Zurückhaltung noch größer: Hier haben 3,1 Prozent die E-Rechnung schon eingeführt, 3 Prozent sind vollständig vorbereitet und weitere 3 Prozent sind weit mit der Einführung. Bleiben mehr als 90 Prozent, die den Großteil der Arbeit noch vor sich haben: 6,2 Prozent sind noch nicht weit, 51,1 Prozent informieren sich gerade und 33,6 Prozent kennen die E-Rechnung nicht oder kaum.

Es ist also für die meisten noch viel zu tun bis zum Beginn des neuen Jahres. Diejenigen, die die E-Rechnung noch nicht oder kaum kannten, sehen vor allem fehlende Kenntnisse über die neuen Regelungen als Problem an. Ansonsten gilt: (Fehlende) "Zeit" wird als die gravierendste Herausforderung wahrgenommen. Dabei nennen diejenigen, die schon weiter mit der Umsetzung sind, diese Herausforderung seltener.

"Nicht so aufwändig, wie es am Anfang scheint"

Dies dürfte generell das mutmachende Ergebnis der Studie sein: Im Nachhinein erscheint der Aufwand nicht mehr so groß. An die 500 Unternehmen beantworteten die Frage nach dem Aufwand retrospektiv, knapp 3.500 schätzten den Aufwand vorab. Nur 1,57 Prozent erwarteten, dass der Aufwand sehr gering sein würde. Von denjenigen, die den Aufwand im Nachhinein betrachteten, hielten ihn 22,5 Prozent für sehr gering. Ähnlich sieht es am anderen Ende des Spektrums aus: 17,3 Prozent erwarten einen sehr hohen Aufwand, retrospektiv sehen jedoch nur 4,2 Prozent einen sehr hohen Aufwand.

Es ist dabei zu beachten, dass die Abfrage keine Vorher/Nachher-Einschätzung derselben Unternehmen zeigt, sondern die Einschätzungen von denjenigen, die die Umsetzung schon angegangen sind, mit den Einschätzungen von denjenigen vergleicht, die die Umsetzung noch vor sich haben. Diejenigen, die sich auf die E-Rechnung schon eingelassen haben, könnten also vermehrt solche Unternehmen sein, die der E-Rechnung aufgeschlossen gegenüberstehen und sich mit ihrer Einführung auch leichter tun. Allerdings ist es auch kein seltenes Phänomen, dass Dinge ihren Schrecken verlieren, wenn man sich mit ihnen auseinandersetzt. Annalina Landsberg zieht das Fazit: "Es ist nicht ganz so aufwändig, wie es am Anfang scheint." Besonders aufbauend: Vor allem Solo-Selbstständige betrachteten im Nachhinein den Aufwand als sehr gering.

Kein kostenloses Programm in Sicht

Nicht zu vergessen ist auch, dass der Aufwand Früchte trägt. 80 Prozent derjenigen, die mit der Einführung schon weit waren, sahen Vorteile der Umstellung. Sie nannten beispielsweise: Effizienzsteigerung, Umweltfreundlichkeit, Kosteneinsparung.

Unter den Teilnehmern der Umfrage ist eine Hoffnung weit verbreitet: nämlich die, dass die Bundesregierung noch eine kostenlose Software für die Rechnungstellung bereitstellt, ähnlich dem Elster-Programm für die Steuererklärung. Annalina Landsberg riet jedoch, darauf nicht zu hoffen. Sie sehe keine Anzeichen dafür, dass eine solche Software geplant sei.

Interessant waren auch die Abfragen zur aktuellen Handhabung von Rechnungen und Archivierung. 40 Prozent erstellen ihre Rechnung mit Word, Excel oder ähnlichem. 43 Prozent nutzen eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Fast 90 Prozent der Unternehmen übermitteln ihre Rechnungen (auch) per E-Mail. Hier waren Mehrfachnennungen möglich. 52 Prozent versenden Rechnungen per Post. 18,2 Prozent übergeben sie persönlich, und 12,5 Prozent nutzen ein Rechnungsportal.

Wohl häufiger keine ordnungsgemäße Archivierung ...

Spannend wird dies im Zusammenspiel mit der Archivierung: Mehr als die Hälfte (54 Prozent) geben an, Rechnungen analog zu archivieren. Auch hier waren Mehrfachnennungen möglich. 46 Prozent nutzen eine Buchhaltungssoftware, 27 Prozent machten die Angabe "Sonstiges". Unabhängig von den Regelungen zur E-Rechnung: Hier verstoßen wohl viele gegen die Aufbewahrungsregelungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung). Denn auf eine per E-Mail versandte Rechnung muss eine revisionssichere digitale Aufbewahrungslösung folgen. Hier wäre auch ohne Einführung der E-Rechnung eine Umstellung des Prozesses notwendig.

So wählst du die richtige Software

Du suchst noch nach der richtigen Software zur Einführung der E-Rechnung? Du fragst dich, welche Anforderungen genau gestellt werden und welche du erfüllen musst? Am Mittwoch, 11. September, beantworten wir diese Fragen in einer großen Online-Konferenz. Wenn du noch nicht angemeldet bist, hier lang:

Falls du an dem Termin keine Zeit hast: Vereinsmitglieder können den bzw. die Mitschnitte auch nachträglich kostenlos ansehen. Wir stellen außerdem eine große Vergleichstabelle im Excel-Format zur Verfügung.