Voraussetzung für den Aufbau eines Basisregisters für Unternehmen Du bekommst demnächst eine Wirtschafts-Identifikationsnummer 

Wäre es nicht schön, wenn man die eigenen (Firmen-)Daten dem Staat nur ein einziges Mal mitteilen müsste? Eine einzige Nummer angeben statt viele Formularfelder auszufüllen? Diese Nummer führt das Bundesfinanzministerium nun ein.

Wir Deutschen lieben nicht nur langwierige Prozesse, sondern auch lange Wörter: Das Unternehmensbasisdatenregistergesetz (UBRegG) wurde vor fast vier Jahren am 9. Juli 2021 beschlossen und damit die Einführung des Basisregisters, einer zentralen Datenbank mit den (hoffentlich) aktuellsten Daten aller wirtschaftlich Tätigen in Deutschland. Am 15. Juli 2021 ist es in Kraft getreten. 

Lange Vorgeschichte

Die Historie reicht noch weiter zurück zum Onlinezugangsgesetz (OZG), das schon im Jahr 2017 vorgab, dass Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen digitalisieren müssen, um schneller, effizienter und nutzerfreundlicher zu sein. Im Dezember 2019 hatte der damalige Bundeswirtschaftsminister Peter Altmaier (CDU) dann das Statistische Bundesamt mit der Ausarbeitung eines Fachkonzepts und eines Gesetzesentwurfs für das Basisregister beauftragt. 

Eigentlich sollte sogar schon vor mehr als 15 Jahren eine "einheitliche Wirtschafts-Identifikationsnummer" eingeführt werden, quasi eine betriebliche Steuer-ID, diese verzögerte sich aber auf Grund der "Komplexität und Vielzahl der zu beteiligenden Gremien" schier endlos.

Du erhältst noch dieses Jahr deine W-IdNr.

Seit 1. November 2024 erfolgt nun die Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer, die wiederum in § 139c Abgabeordnung (AO) geregelt ist. Sie erfolgt in mehreren Stufen und soll Ende November 2026 abgeschlossen sein. Vielleicht hast du die Nummer also schon erhalten (wir freuen uns über einen Kommentar von dir!), sonst musst du noch ein wenig Geduld haben. 

Selbst aktiv werden muss man nicht. "Das Bundeszentralamt für Steuern wird diese auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde vergeben und dem wirtschaftlich Tätigen mitteilen", erklärte Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler ntv.

Vierzehn Ziffern für alle wirtschaftlich Tätigen

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer, abgekürzt "W-IdNr.", erhältst du zusätzlich zu deiner Steuer-Identifikationsnummer. Hintergrund der separaten Vergabe ist der Wunsch nach einer klaren Trennung von betrieblichen und privaten Angelegenheiten.

Die W-IdNr. Besteht aus dem Länderkennzeichen "DE" und einer neunstelligen Ziffernfolge plus einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal im Fall von mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten, lautet also zum Beispiel: DE123456789-00001. Es wären also 99.999 wirtschaftliche Tätigkeiten möglich, das sollte zumindest für natürliche Personen reichen. ;-)

Die Nummer wird an wirtschaftlich tätige Personen und Organisationen vergeben, also auch für jeden Selbstständigen, egal ob gewerbetreibend, Freiberufler oder Landwirt sowie unabhängig vom Umfang der Tätigkeit und ihrer Rechtsform. Sie wird natürlich auch vergeben an Kapital- und Personengesellschaften, wie auch Genossenschaften, GbRs, Partnerschaften und übrigens auch Vereine. Nicht als wirtschaftlich tätig gelten dagegen Steuerzahlende, die ausschließlich private Einkünfte aus Kapital und/oder Vermietung erzielen. 

Vernetzung von über 100 Registern

Verwaltet wird die W-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern, das eigentliche Basisregister wird dagegen beim statistischen Bundesamt geführt, aus Datenschutzgründen aber organisatorisch und personell getrennt von anderen Bereichen des Bundesamts.

Die W-IdNr. ist quasi der Schlüssel zum Basisregister-Eintrag eines Unternehmens und das Basisregister der Schlüssel, Unternehmensdaten zentral an einer Stelle zu speichern und für Behörden mit berechtigtem Interesse abrufbar zu machen. Dies bietet ein hohes Bürokratieabbaupotenzial.

Ziel ist es, die über 100 einzelnen Register mit Unternehmensbezug in Deutschland zu vernetzen: Das Basisregister speichert dabei zentral die Stammdaten aller Unternehmen (Name, Sitz, Anschrift, Rechtsform, Wirtschaftszweig) einschließlich der W-IdNr. und weiterer ausgewählter Identifikationsnummern.

Dadurch sollen Mehrfachmeldungen der Stammdaten an unterschiedliche Register in der Zukunft vermieden werden, sprich die Daten nur noch einmal angegeben werden müssen, entsprechend dem "Once-only-Prinzip". Gleichzeitig soll dadurch die Qualität der Daten verbessert werden.

Um diese Register geht es konkret

Unterschieden werden angebundene (§ 5 UBRegG) von Quellregistern (§ 4 UBRegG). Quellregister sind die W-IdNr-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern, Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister bei den Amtsgerichten bzw. den Landesjustizverwaltungen sowie die Datenbank der Global Legal Entity Foundation. Dem Zentralen Unternehmensverzeichnis der gesetzlichen Unfallversicherungen (DGUV) kommt eine besondere Bedeutung als Quellregister zu, weil diese schon bisher eine Unternehmer- bzw. Unternehmensnummer führten, die auch die Grundlage für die W-IdNr. ist.

Angebundene Register sind das Unternehmensregister des Bundesanzeiger, die Bundesagentur für Arbeit mit ihren Betriebsnummer, die Deutsche Bundesbank, das Statistische Unternehmensregister (URS) des Statistischen Bundesamts, das Bundesamt für Justiz, die Behörden nach EU-Verbraucherdatenschutzdurchführungsgesetz sowie der im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) geschaffene Protalverbund mit seinem Organisationskonto. Die Aufzählung gibt eine Vorstellung davon, wie viele Behörden mit Unternehmen zu tun haben und zu diesem Zweck Daten über sie speichern ...

Das zitierte UBRegG beschreibt und regelt nur die erste Ausbaustufe des Basisregisters. Der Kreis der angeschlossenen Verwaltungen soll Schritt für Schritt erweitert werden.

Konkrete Gefahren und Nutzen

Nicht auf der Liste sind nach unseren Recherchen Sozialversicherungsträger wie Kranken- und Rentenversicherung mit Ausnahme der Unfallversicherungen. Die Rentenversicherung könnte durchaus an den Daten interessiert sein, um noch gezielter nach vermeintlich Scheinselbstständigen fahnden zu können.  Andererseits wäre es erfreulich, wenn zum Beispiel beim Arbeiten im Ausland der Erhalt von A1-Bescheinigungen vereinfacht werden oder entfallen könnte. Ein erklärtes Motiv der Einführung sind auch Erfahrungen aus der Corona-Krise, als der fehlende Überblick der Behörden über die Unternehmen ermöglichte, dass es zu zahlreichen Betrugsfällen kam.

Fünf Jahre nach Inkrafttreten des UBRegG, also bereits Mitte 2026, soll eine Evaluierung der Maßnahmen stattfinden, ob zum Beispiel einige der bisherigen Identifikationsnummern wegfallen und durch die W-IdNr. ersetzt werden können. Und auch ob vielleicht ganze Register entfallen und ihre Daten zusammen mit den Stammdaten ebenfalls zentral gespeichert werden sollten. Wir sind schon sehr gespannt, wann und wie sich die Formulare verändern werden, die wir ausfüllen müssen.

Es hat lange gedauert, Wirtschafts-Identifikationsnummer und Unternehmensbasisregister einzuführen: Wir hoffen, dass sich das lange Warten lohnt und schon bald in weniger bürokratischem Aufwand für jeden von uns bemerkbar machen wird!