Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von weniger als 250 Euro netto gelten vereinfachte Vorgaben: Vorgedruckte Quittungsbelege von Taxifahrern oder Copyshops und Kassenzettel von Schreibwarenhändlern, Buchläden etc. entsprechen in der Regel (aber nicht immer!) den Bestimmungen des Finanzamts. Hier musst du vor allem darauf achten, dass bei von Hand ausgefüllten Vordrucken tatsächlich alle Felder vollständig ausgefüllt sind.
Höhere Anforderungen: Firma, Adresse, Steuerbetrag …
Ab 250 Euro gelten strengere Vorschriften: Der Beleg muss dann zum einen den korrekten Firmennamen enthalten. Wenn du Einzelunternehmer bist, ist das dein Vor- und Zuname. Ansonsten muss auf jeden Fall das korrekte Rechtsformkürzel dabei stehen.
Im Gegensatz zur Kleinbetragsrechnung muss der Umsatzsteuerbetrag, nicht nur der Prozentsatz ausgewiesen sein. Auch deine Adresse, die Adresse und Steuernummer des Verkäufers und die fortlaufende Rechnungsnummer muss angegeben sein. Bestehe auf eine korrekte Rechnung, immerhin geht es bei 250 Euro und 19 Prozent Umsatzsteuer bereits um rund 40 Euro Erstattungsanspruch.
Vor allem im Restaurant und Supermarkt auf die Betragsgrenze achten!
Vor allem bei Bewirtungen im Restaurant oder geschäftlichen Einkäufen im Supermarkt versäumt man leicht, nach einer Rechnung zu fragen, denn der Betrag liegt hier meist unter 250 Euro, so dass man an die geringeren Formerfordernisse gewöhnt ist. Außerdem kommt es häufig vor, dass auch Privatleute diese Betragsgrenze überschreiten – ohne dann nach einer vollständigen Rechnung fragen zu müssen. Auf dem Postamt fragt der Beamte dagegen automatisch nach Name und Adresse, wenn du Porto und Büromaterial für mehr als 250 Euro einkaufst, denn das tun fast nur Geschäftsleute.
Achte auch in diesem Fall aber darauf, den vollständigen Firmennamen mit Rechtsform anzugeben, wenn du nicht Einzelunternehmer/in bist.
Für Fahrscheine, etwas Zugfahrkarten der Deutschen Bahn, gelten die Formbestimmungen übrigens nicht. Sie werden auch jenseits von 250 Euro ohne deine Firmennamen und deine Adresse anerkannt.
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