Wie geht man beim Erstellen der Verfahrensdokumentation vor?

1. Bestandsaufnahme: Zunächst erfasst man alle Prozesse und genutzten Tools der Buchführung, wie Rechnungsschreibung, Belegverwaltung und Zahlungsabwicklung. Dies kann formlos in Notizen oder Tabellen erfolgen.

2. Strukturierung der Inhalte: Man listet die eingesetzte Hard- und Software auf, dokumentiert die Datensicherungsmethoden und beschreibt die einzelnen Prozessschritte, z. B. den Eingang, die Verarbeitung und die Ablage von Rechnungen.

3. Detaillierte Prozessbeschreibung: Jeder Buchführungsprozess wird im Detail dokumentiert, etwa wie eine Rechnung erstellt und verbucht oder wie Belege gescannt und archiviert werden.

4. Überprüfung und Feintuning: Die Dokumentation sollte von einer anderen Person auf Verständlichkeit geprüft und gegebenenfalls optimiert werden.

5. Regelmäßige Aktualisierung: Da sich Prozesse und genutzte Software ändern können, sollte die Verfahrensdokumentation regelmäßig überprüft und angepasst werden.