Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt große Veränderungen. Manche zögern, die neuen Vorgaben in ihre Abläufe zu integrieren. Der Software-Anbieter Agenda erklärt, warum es wichtig ist, sich jetzt mit der E-Rechnung auseinanderzusetzen.
Fehlannahme 1: „Die E-Rechnungspflicht betrifft mich nicht.“
Viele kleinere Unternehmen glauben, die E-Rechnungspflicht gelte nur für große Betriebe oder spezifische Branchen. Besonders bei Unternehmen, die hauptsächlich Endverbraucher bedienen oder nur wenige Rechnungen verarbeiten, ist diese Annahme verbreitet. Hier lautet das Argument oft: „Ich arbeite kaum mit anderen Firmen zusammen – das betrifft mich doch nicht.“
Fakt: Die E-Rechnungspflicht als Pflicht, E-Rechnungen anzunehmen, gilt für alle Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft Betriebe unabhängig von Größe, Branche oder Rechnungsaufkommen. Selbst Einzelunternehmer oder Kleingewerbetreibende sind dazu verpflichtet, ihre Buchhaltungsprozesse entsprechend anzupassen, um rechtskonform zu bleiben. Daher sollten sich alle Selbstständigen spätestens jetzt mit den neuen Anforderungen beschäftigen und ihre Rechnungseingangsprozesse entsprechend umstellen. Dabei hilft ihnen zum Beispiel der Agenda InvoiceHub, mit dem Unternehmen E-Rechnungen ganz einfach empfangen und archivieren.
Fehlannahme 2: „Die Übergangsfristen verschaffen mir genug Zeit.“
Manche Selbstständigen gehen davon aus, dass es großzügige Übergangsfristen gibt, um die E-Rechnung in den Betriebsablauf einzuführen. Daher sehen sie keine Dringlichkeit, sich zeitnah damit auseinanderzusetzen.
Fakt: Es gibt keine Übergangsfrist für den Empfang von E-Rechnungen. Wer ab Januar 2025 geschäftlich tätig ist, muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Wer erst kurz vor dem Stichtag mit den notwendigen Anpassungen beginnt, riskiert Verzögerungen und Schwierigkeiten bei der Rechnungsabwicklung. Die Einführung von E-Rechnungen beim Rechnungsversand ist in bestimmten Fällen zwar bis 2027 aufgeschoben, dennoch ist es ratsam, sich so früh wie möglich mit der Digitalisierung aller Rechnungsprozesse zu beschäftigen.
Fehlannahme 3: „Ein revisionssicheres Archiv kann ich später einrichten.“
Viele Unternehmen nehmen an, dass eine revisionssichere Archivierung ihrer E-Rechnungen erst nach Einführung der neuen Regelungen erforderlich ist. Häufig wird vermutet, dass eine Speicherung im E-Mail-Postfach oder auf dem Rechner ausreichend ist.
Fakt: Unternehmen müssen ab 2025 ein revisionssicheres Archiv für E-Rechnungen nutzen. Die Aufbewahrung der digitalen Rechnungen muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das heißt, sie müssen unveränderbar, nachvollziehbar und manipulationssicher archiviert werden. Ein revisionssicheres Archivsystem garantiert, dass alle Belege korrekt und GoBD-konform gespeichert sind. Das vereinfacht auch die Abläufe bei einer möglichen Betriebsprüfung und minimiert das Risiko rechtlicher und finanzieller Konsequenzen.
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Fehlannahme 4: „Ein PDF ist eine E-Rechnung.“
Selbstständige, die Rechnungen im PDF-Format nutzen, sind oft der Meinung, dass sie damit bereits den Anforderungen an E-Rechnungen gerecht werden. PDFs gelten für viele bereits als Standard der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Fakt: Ein PDF entspricht nicht der gesetzlichen Definition einer E-Rechnung. Gesetzeskonforme E-Rechnungen bestehen aus einem strukturierten Datensatz, der von speziellen Softwarelösungen maschinell verarbeitet werden kann. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erfüllen diese Vorgaben. PDFs hingegen sind lediglich Bilddateien und erfüllen nicht die technischen Anforderungen an E-Rechnungen. Unternehmen benötigen daher eine Software, die das Verarbeiten der vorgeschriebenen Formate ermöglicht.
Fehlannahme 5: „Mein Steuerberater kümmert sich um die Umstellung.“
Viele Selbstständige verlassen sich darauf, dass ihr Steuerberater die Verantwortung für die Einführung der E-Rechnung übernimmt und die neuen Vorgaben für sie umsetzt.
Fakt: Die Verantwortung für die Umstellung auf E-Rechnungen liegt beim Unternehmen selbst. Steuerberater können zwar beraten und unterstützen, doch die Umsetzung der internen Prozesse obliegt dem Betrieb. Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater ist dennoch ratsam, um eine effiziente digitale Zusammenarbeit zu gestalten und den Austausch von Belegen optimal auf die neuen Anforderungen abzustimmen.
Fazit: Jetzt mit der Umstellung beginnen
Die E-Rechnung betrifft ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in Deutschland. Eine rechtzeitige Vorbereitung erleichtert den Übergang und minimiert potenzielle Risiken. Wer seine Buchhaltung frühzeitig digitalisiert und ein geeignetes System für E-Rechnungen einführt, kann den Übergang effizient und ohne Stress gestalten. Unternehmer, die jetzt aktiv werden, profitieren zudem langfristig von den Vorteilen der Digitalisierung in der Buchhaltung.
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