Countdown zur E-Rechnung mit sevdesk: Fünf Schritte, die du jetzt erledigen solltest

Der 1. Januar 2025 rückt näher, und mit ihm die E-Rechnungspflicht. Wenn die Umstellung erstmal nach viel Arbeit klingt, entspann dich: Es ist halb so wild, wenn du Schritt für Schritt vorgehst. Mit den richtigen Tools und etwas Vorbereitung meisterst du die Umstellung nicht nur stressfrei, sondern machst deine Buchhaltung auch moderner und effizienter. In diesem Beitrag zeigt dir der Softwareanbieter sevdesk, wie das geht.

Der Unternehmenssitz von sevdesk ist in Offenburg

Foto: sevdesk

1. Verstehe, was die E-Rechnung ist – und warum sie dich betrifft

Die E-Rechnung ist keine normale Rechnung als PDF oder auf Papier. Sie ist ein maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Das bedeutet, dass deine Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können – ohne Abtippen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert den gesamten Prozess.

Klingt noch sehr abstrakt? Im Video erklären wir dir das genauer – und auch, warum Excel und Word nicht mehr funktionieren:

Warum betrifft dich das?

Ab dem 1. Januar 2025 musst du für Geschäfte von Unternehmen zu Unternehmen (B2B) E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. PDFs oder Papierrechnungen reichen dann nicht mehr aus. Wenn du bisher deine Rechnungen mit Excel, Word oder Canva erstellt hast, bedeutet das, dass du dich umstellen musst. Dir bleiben aber Übergangsfristen:

Ab 01.01.2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Dazu reicht erst einmal ein E-Mail-Postfach. Das Versenden von E-Rechnungen ist noch keine Pflicht.
Ab 01.01.2027 musst du E-Rechnungen erstellen – zumindest, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag.
Ab 01.01.2028 müssen alle B2B-Rechnungen E-Rechnungen sein. Die Ausnahmen: Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und Privatpersonen.

2. Check deine Rechnungssoftware

Jetzt, wo du weißt, worum es bei der E-Rechnung geht, ist es an der Zeit zu prüfen, ob dein aktuelles Setup (im besten Fall dein aktuelles Rechnungsprogramm) alle gesetzlichen Pflichten abdeckt.

Was du checken solltest:

Kann deine Software E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen?
Unterstützt sie den Versand per E-Mail oder den Download?
Ermöglicht sie die revisionssichere Archivierung deiner E-Rechnungen?

Falls nicht oder falls du bisher noch mit Word oder Excel arbeitest: sevdesk ist eine moderne Buchhaltungssoftware, die speziell für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Günstig, unkompliziert und perfekt für die E-Rechnungspflicht – so hast du deine Buchhaltung im Griff.

3. Sei auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet

Der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht – hier gibt es keine Übergangsfrist. Deine Lieferanten können (und werden) dir ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen schicken, die du verarbeiten können musst.

Was du tun solltest:

Richte eine E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen ein (z. B. rechnungen@deinefirma.de).
Teste den Empfang von E-Rechnungen, indem du dir von einem Geschäftspartner eine Testrechnung schicken lässt.
Prüfe, ob deine Software E-Rechnungen importieren, prüfen und lesen kann.

Grundsätzlich kannst du E-Rechnungen auch ohne Software auslesen. Dafür musst du allerdings entweder sehr gut darin sein, XML-Code zu lesen oder du brauchst ein (kostenloses) Tool. Bei wenigen Rechnungen ist auch das möglich. In der Regel ist eine Software allerdings die deutlich angenehmere Lösung. Selbst bei ZUGFeRD-Rechnungen, wo du zusätzlich zum XML-Code eine visuelle PDF-Datei hast.

4. Erstelle deine ersten E-Rechnungen

Bis Ende 2026 kannst du theoretisch weiterhin PDFs verschicken, wenn der Empfänger zustimmt. Trotzdem ist es sinnvoll, schon jetzt den Umstieg zu planen. So vermeidest du Stress, wenn die vollständige Pflicht 2027 beziehungsweise 2028 eintritt.

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Zur Themenseite E-Rechnungspflicht

Mit einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk schreibst du deine E-Rechnungen in wenigen Klicks: Die Rechnungen werden direkt nach der gesetzlich geforderten Norm erstellt und verschickt – ohne, dass du dich mit technischen Details beschäftigen musst.

Wie das funktioniert?

Du aktivierst den Button “E-Rechnung”.
Du gibst alle deine Rechnungsdaten wie gewohnt ein.
Du wählst das Format: ZUGFeRD oder XRechnung.
Du prüfst alles noch einmal in der Vorschau.
Anschließend wird die Rechnung über die Software verschickt oder du lädst sie dir herunter.

An deinem Workflow ändert sich also kaum etwas.

Wichtig zu wissen: Schreibst du ab spätestens 2028 keine E-Rechnung, dürfen deine Kunden keine Vorsteuer abziehen, da die Rechnung dann nicht mehr ordnungsgemäß ist. Bedeutet im Klartext: Sie verlieren bares Geld.

Tipp: Du bist noch unsicher, was genau du tun musst? Dann nutze unsere E-Rechnung Checkliste. Sie hilft dir dabei, alle notwendigen Schritte im Blick zu haben.

5. Sorge für eine revisionssichere Archivierung

E-Rechnungen müssen digital und revisionssicher archiviert werden – für mindestens 10 Jahre. Das bedeutet: Sie müssen vollständig, unveränderbar und jederzeit abrufbar gespeichert sein. Ein Ausdruck auf Papier reicht dafür nicht mehr aus. Ebenso wenig eine einfache Ablage auf deinem Laptop.

Die revisionssichere Archivierung ist wichtig, um den Anforderungen der GoBD zu genügen und bei Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein. Mit einer Lösung wie sevdesk wird die Archivierung automatisiert: Deine Rechnungen werden sicher aufbewahrt und du kannst immer darauf zugreifen.

Tipp: Sorge dafür, dass du einen klaren Prozess für die Archivierung hast. Das spart dir viel Zeit und Nerven – und Ärger mit dem Finanzamt.

Fazit: Sieh die E-Rechnung als Chance

Die E-Rechnungspflicht mag auf den ersten Blick wie eine Hürde wirken, aber sie ist auch eine Gelegenheit, deine Buchhaltung einfacher zu machen. Mit der richtigen Vorbereitung und Tools gelingt dir der Umstieg stressfrei – und du sparst langfristig Zeit und Kosten. Außerdem profitierst du von klareren Prozessen, weniger Papierkram und schnellerer Bezahlung.

Du kannst sevdesk 14 Tage kostenlos testen. Wenn du dich dann für sevdesk entscheidest, erhältst du bis zum 31. März 2025 auf die erste Vertragslaufzeit 60 Prozent Rabatt. Den Rabattcode findest du in der VGSD-Vergleichstabelle. (Hinweis: Du musst als Vereinsmitglied in deinem Konto angemeldet sein, damit der Download funktioniert.)