Drei Stunden Online-Konferenz, das nötige Grundlagenwissen von zwei Expertinnen und sieben Produkt-Präsentationen: Das war unsere große Online-Konferenz zur E-Rechnung. Du hast sie verpasst? Hier kannst du nachlesen und nachsehen.
So viele Anmeldungen gab es noch nie: Mehr als 2.600 Selbstständige wollten die Online-Konferenz zur E-Rechnung am 11. September sehen – der größte Talk, den der VGSD je gestemmt hat. Die gut drei Stunden lange Konferenz bot beides: Im ersten Teil als Expertengespräch eine Einführung in das Thema E-Rechnung mit dem Wichtigsten, was Selbstständige über die Pflicht zur E-Rechnung, die ab 1. Januar 2025 gilt, wissen müssen. Im zweiten Teil stellten dann sieben Anbieter ihre Produkte vor. Die Präsentationen gaben einen Eindruck davon, wie vielfältig das Angebot ist und wie sehr es darauf ankommt, das zu den eigenen Anforderungen passende auszuwählen.
Im ersten Teil des Talks gaben VGSD-Vorstand Andreas Lutz als Moderator und die beiden Digitalisierungsexpertinnen Karin Zweigler und Annalina Landsberg einen Überblick, was die E-Rechnungspflicht für Selbstständige bedeutet. Das begann mit so einfachen Fragen wie: Was ist überhaupt eine E-Rechnung? (Spoiler: eine reine PDF-Rechnung ist es nicht, auch wenn sie per E-Mail versendet wird.) Ebenfalls schnell geklärt war die Frage, warum die Pflicht zur E-Rechnung quasi alle Selbstständigen ab Januar 2025 betrifft: Mit Beginn des neuen Jahres müssen alle Selbstständigen E-Rechnungen annehmen können – egal ob Solo-Selbstständige, Kleinunternehmerin oder Freiberufler.
Auch die stufenweise Regelung, ab wann Selbstständige selbst E-Rechnungen versenden müssen, erläuterte Andreas – im Video bei Minute 3:11, in der Präsentation findest du eine übersichtliche Tabelle auf Folie 13. Anschließend erörterten die drei, wie die E-Rechnungspflicht mit einer künftigen Meldepflicht an das Finanzamt zusammenhängt. Dabei gab es noch eine brandaktuelle Meldung von Regierungsseite, was ein kostenloses Tool angeht. Andreas spricht im Video bei Minute 15:10 darüber, in der Präsentation findet sich die Information auf Folie 20.
Download: Präsentation zum Talk "Fit für die E-Rechnung"
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Schnell zeigte sich, wie eng die E-Rechnung mit den GoBD zusammenhängt, also der Pflicht zur revisionssicheren Archivierung. Völlig unabhängig von der E-Rechnung dürften hier viele Selbstständige Nachholbedarf haben. Darauf deuten auch die Ergebnisse einer Umfrage zur E-Rechnung hin. In der Präsentation findest du auf Folie 19 Zusammenstellung der wichtigsten Grundsätze. Expertin Karin Zweigler fasst es so zusammen: Die E-Rechnung ist eine Gelegenheit, die eigene Buchhaltung zu überdenken, aufzuräumen und zu digitalisieren – beispielsweise ein Mittel, damit endlich einmal alle Eingangsrechnungen an einer Stelle ankommen.
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Allerdings: Nicht alle Selbstständigen betreiben ein großes Business. Von Anfang an – und die Zuschriften während der Konferenz bestätigten es – war deshalb eine wichtige Frage: Was ist, wenn ich nur wenige Rechnungen im Jahr habe? Wie kann ich möglichst kostengünstig mit der Neuregelung umgehen? Für diejenigen, die an ihrer jetzigen Buchhaltung festhalten wollen und sich vor allem fragen, wie sie mit eingehenden E-Rechnungen umgehen oder selbst E-Rechnungen erstellen, haben wir eine Übersicht über kostenlose E-Rechnung-Tools recherchiert. Aber Vorsicht: "Kostenlos" durften wir nicht zu streng auslegen, denn die Angebote sind rar gesät. Im Talk erläutern Andreas, Karin und Annalina die Frage ab Minute 17:55.
Von Minute 21:30 an zeigt Andreas, wie du unsere Checkliste und die aufwändig recherchierte Anbieter-Vergleichstabelle am besten nutzen kannst. In der Präsentation findest du dazu Hinweise auf den Folien 25 bis 28. Übrigens: In der Vergleichstabelle kannst du (derzeit – wir aktualisieren sie weiterhin) 33 Produkte vergleichen. Während du dir mit den Videos aus unserem Talk also einen lebendigen ersten Eindruck von sieben Produkten verschaffen kannst, kannst du mit der Tabelle eine breite Palette von Produkten ganz individuell nach deinen eigenen Anforderungen filtern. Als Vereinsmitglied kannst du die Tabelle hier herunterladen.
Download: Vergleichstabelle für Vereinsmitglieder
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Du findest in der Tabelle auch Rabatte für VGSD-Mitglieder der sieben Anbieter aus der Online-Konferenz. Die Checkliste kannst du dir als Community-Mitglied herunterladen:
Download: Checkliste für Community- und Vereinsmitglieder
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Doch wie findest du nun heraus, was deine wichtigsten Anforderungen an die Software sind? Darüber sprechen Andreas, Karin und Annalina ab Minute 40:45. Sie orientieren sich dabei an der Checkliste, mit der auch du deine genauen Anforderungen feststellst. In der Präsentation bieten die Folien 30 bis 39 eine Kurzfassung, gegliedert nach Rechnungseingang, -ausgang sowie technische und buchhalterische Anforderungen. Um nur ein Beispiel zu nennen: Du solltest nicht vergessen, dass Fehler passieren. Wie leicht lässt sich eine fehlerhafte Rechnung korrigieren? Wie komfortabel ist der Vorgang, eine Rechnung zu stornieren und neu auszustellen? Für Selbstständige mit größeren Umsätzen und/oder Unternehmen stehen vielleicht technische Anforderungen wie Schnittstellen für den Austausch mit dem/der Steuerberater/in im Fokus.
Bei dem komplexen Thema und dem großen Publikum kamen eine Menge Fragen zusammen: Am Ende der Konferenz hatte unser Q&A-Tool 974 Fragen und Hinweise gesammelt. Viele haben Karin und Annalina direkt beantwortet. Die Fragen, die direkt an die Anbieter gerichtet waren, geben wir wie angekündigt weiter zur direkten Beantwortung. Nach und nach werden wir Antworten in "Frag den VGSD" veröffentlichen.
Lexware integriert die E-Rechnung in das bestehende Programm Lexoffice, das viele Selbstständige schon jetzt nutzen. Für diese Nutzer kommt die E-Rechnung also als neues Feature in das gewohnte Programm. Ab 1. Januar 2025 ist das Programm E-Rechnungsfähig. Sebastian Kaiser von Lexoffice zeigte, wie das Programm die E-Rechnungen im Format ZUGFeRD erstellt und wie es im XML-Format eingehende Rechnungen visualisiert.
Kaiser erklärte, dass Lexoffice alle Aktivitäten im Programm revisionssicher protokolliert. Die Daten können auch heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Bei Softwarewechsel oder Aufgabe der Tätigkeit bleiben die Daten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist weiterhin kostenfrei zugänglich.
Hier geht es zur Website von Lexoffice.
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Mit Lexware wird es zu einem späteren Zeitpunkt einen ausführlichen Tool-Talk geben.
Der Anbieter Buhl ist bekannt durch sein "WISO Steuer-Sparbuch", der weit verbreiteten Software für private Einkommensteuererklärungen. Ebenfalls viel genutzt wird das Programm "WISO MeinBüro", ein Programm zur Buchhaltung. Stefan Knuth erklärte, dass "WISO MeinBüro Rechnungen" Cloud-basiert mit Speicherung auf deutschen Servern läuft. Knuth erwähnte auch die einfache kostenlose Version "Free", die die Möglichkeit bietet, E-Rechnungen zu erstellen und auszulesen.
In den verschiedenen kostenpflichtigen Versionen bietet das Programm dann je nach Umfang beispielsweise eine Datev-Schnittstelle, mehrere Nutzer, einen Steuerberaterexport, eine Elster-Schnittstelle, Sammelrechnungen und in der aufwändigsten Version sogar einen persönlichen Ansprechpartner, wie Knuth sagte.
Buhl bietet VGSD-Mitgliedern 50 Prozent Rabatt auf das erste Jahr, wenn du folgenden Link nutzt:
Hier geht es direkt zum Angebot von Buhl für VGSD-Mitglieder.
Die Buhl-Software wird auch noch einmal ausführlich in einem eigenen Tool-Talk vorgestellt:
Das Unternehmen Billit wurde in Belgien gegründet. Referent Thomas Reiter berichtete, dass Billit in mehreren europäischen Ländern aktiv ist und bei Bedarf einen mehrsprachigen Supportbietet. Die Software sei auf eine enge Zusammenarbeit mit einem oder einer Steuerberater/in ausgelegt.
Reiter zeigte, dass Billit zum Einstieg ein Kostenlos-Modul für einen Nutzer anbietet, mit dem Verkaufsrechnungen als E-Rechnungen erstellt und auf dem Versandweg Peppol versendet werden können. E-Rechnungen können im eigenen Layout gestaltet werden, wie Reiter demonstrierte.
Hier geht es direkt zur Software von Billit.
Accountable ist ursprünglich eine Steuer-App, die sich gezielt an Selbstständige richtet, wie Tino Keller erklärte. Von dort aus habe sich das Produkt weiterentwickelt. Der Fokus ist aber immer noch klar erkennbar: Ausgangspunkt sind die Steuererklärungen, sei es Einkommen-, Umsatz- oder Gewerbesteuer. Am Anfang stand die App, die Web-Version entwickelte Accountable erst später. Ziel sei, unabhängig vom Steuerberater zu werden, erklärte Keller.
Accountable bietet unter dem Namen "FREE" ein kostenloses Rechnungsprogramm an, mit dem Angebote und Rechnungen geschrieben werden können – auch E-Rechnungen. Die kostenpflichtigen Versionen bieten umfangreichere Funktionen, wie den Support durch einen Steuer-Coach, Datev-Export und Zugang für den/die Steuerberater/in.
Accountable bietet VGSD-Mitgliedern 20 Euro Sofortrabatt auf einen "Small"- oder "Pro"-Zugang. Den Rabattcode findest du in unserer Vergleichstabelle.
Hier geht es direkt zur Software von Accountable.
Sage ist ein internationaler Anbieter. In Deutschland hat das Unternehmen seinen Sitz in Frankfurt am Main, die Sage Group stammt aber ursprünglich aus Großbritannien und hat ihren Sitz in Newcastle. International ist auch das Programm aufgestellt: Es kann in verschiedenen Sprachen genutzt werden, auch mehrere Nutzer sind vorgesehen. Das vorgestellte Programm Sage Active arbeitet Cloud-basiert. Referent Swen Esser stellte die einzelnen Bereiche des Programms vor, vom Verkaufsprozess über die Verknüpfung mit dem Banking bis zur Bilanzerstellung. Das Einlesen der elektronischen Rechnungen ist in Sage Active von Januar 2025 an möglich. Hierbei werden die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
Hier geht es direkt zur Software Sage Active.
Weise unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht von den anderen Anbietern. Die Daten werden nicht in der Cloud gespeichert, sondern lokal auf dem Rechner der Selbstständigen. Gekauft wird auch kein Abo-Modell, sondern das Programm zum Einmal-Preis. Referent Steffen Büder demonstrierte, wie man mit dem Programm eine E-Rechnung erstellt. Für die Erfüllung der GoBD-Anforderungen bietet Weise ein eigenes Modul zum Dokumentenmanagement, das zusätzlich zum Programm "E-Rechnung 2025" erworben werden kann.
Weise bietet VGSD-Mitgliedern einen Rabatt von 15 Prozent auf Vollversionen. Den Rabattcode findest du in der Vergleichstabelle.
Hier geht es direkt zur Software E-Rechnung 2025 von Weise.
Sevdesk bietet cloudbasierte Buchhaltungsprogramme für Selbstständige an. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Offenburg und hostet die Daten in Deutschland. Die E-Rechungs-Funktionen werden in die bestehenden Software-Angebote von sevdesk integriert. Für diejenigen, die sevdesk schon genutzt haben, entstehen also keine zusätzlichen Kosten. Die Software unterstützt die Formate ZUGFeRD und XRechnung. Beim Rechnungseingang werden XML-Dateien visualisiert.
Sevdesk bietet VGSD-Mitgliedern 60 Prozent Rabatt auf die erste Vertragslaufzeit bei Buchung eines Tarifs mit einer Laufzeit von 24 Monaten. Den Rabattcode findest du in der Vergleichstabelle.
Weitere Informationen findest du unter sevdesk.de
Die Veranstaltung bot einen Einblick in die Vielfalt der Angebote. Das Thema E-Rechnung mag mit der geballten Information auf manche vielleicht immer noch überwältigend wirken. Mit unseren Beiträgen, Mitschnitten und Tools wollen wir dich bei der Umstellung begleiten. Und dann gilt, was Karin Zweigler als Fazit zieht: "Einfach mal machen!"
Du hast nun das Wichtigste zur E-Rechnung erfahren und machst dich an die Umsetzung? Du bist hast konkrete Fragen zu einzelnen Punkten? Dann bist du in einer unserer "Ask-me-anything-Sprechstunden" richtig. Sie beginnen am 26. September und werden von Karin Zweigelt und Max Hilgarth abgehalten. Als Vereinsmitglied kannst du dich gleich anmelden:
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