Lesetipp Diese fünf Strategien wählen unsere Mitglieder Ergebnisse des VGSD-Votings zur E-Rechnung

Wie habt ihr die E-Rechnungspflicht umgesetzt? Welche Praxiserfahrungen habt ihr gemacht? – Das fragten wir gleich zu Beginn des neuen Jahres unsere Mitglieder und haben daraus fünf Umsetzungsstrategien abgeleitet.

Seit Jahresanfang gilt die E-Rechnungspflicht und schreibt – mit Übergangsfristen – das Stellen von E-Rechnungen für "steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmen" vor. Das heißt aber keineswegs, dass nicht auch ab sofort Selbstständige betroffen sind, die umsatzsteuerbefreit sind oder Rechnungen nur an Privat- oder Auslandskunden stellen.

Die Hersteller von Faktura- und Buchhaltungsprogrammen haben ihre Hausaufgaben erledigt und ihre Software umgestellt. Mit einer großen Onlinekonferenz, Tooltalks, Sprechstunden, einer großen Checkliste und Vergleichstabelle sowie zahlreichen Fachbeiträgen haben wir euch bei der Umsetzung begleitet.

Die Strategien hinter 75 Erfahrungsberichten von Mitgliedern

Jetzt, nach dem Inkrafttreten zum Jahreswechsel, wollten wir herausfinden, welche Strategien sich bewährt haben, was die besten Tipps sind, welche Programme ihr ausgewählt, welche Strategien ihr verfolgt habt. Am 9. Januar starteten wir ein VGSD-Voting, an dem sich Stand heute rund 250 Mitglieder beteiligt haben. Sie haben 75 Erfahrungsberichte geteilt und mehr als 750 Stimmen vergeben. 

Klar auf Platz eins unseres Votings landete der Vorschlag, als ersten konkreten Schritt ein separates E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen einzurichten und die Kunden über dieses zu informieren. Aber ausreichend ist das natürlich nicht, denn die eingehenden Rechnungen müssen auch manipulationssicher archiviert werden.

Zwischen kompletter Umstellung der Buchhaltung und Abwarten

Viele Selbstständige haben die Gesetzesänderung zum Anlass genommen, ihre Rechnungsein- und -ausgangsprozesse umzustellen, vielleicht sogar ihre ganze Buchhaltung auf neue Beine zu stellen, wenn sie nicht ohnehin schon ein Faktura- oder Buchhaltungsprogramm im Einsatz hatten und sich nur mit dessen neuen Funktionen vertraut machen mussten.

Es gibt aber auch viele Mitglieder, die noch abwarten, bis eine Anpassung unaufschiebbar wird: "Ich schau mal, wann ich meine erste E-Rechnung bekomme." Allerdings kann man es einem Rechnungs-PDF ohne spezielle Software gar nicht ansehen, dass sie einen XML-Teil enthält, der die Rechnungsdaten noch einmal zusätzlich in strukturierter Form enthält. 

Weshalb jeder Selbstständige von der E-Rechnungspflicht betroffen ist

Es gibt noch immer viele Irrtümer über die E-Rechnung. Was du alles wissen solltest, haben wir in einem ausführlichen FAQ zusammengestellt. Mindestens aber solltest du dir aber über die beiden folgenden Punkte klar werden:

1. Ein PDF ist keine E-Rechnung, es kann aber eine sein: Herkömmliche PDFs sind reine Bilddateien und erfüllen nicht die Anforderung, dass die Rechnungsdaten in strukturierter Form (im XML-Format) enthalten sein müssen. Im ZUGFeRD-Format, dem künftig verbreitetsten E-Rechnungs-Format in Deutschland, werden die XML-Daten in ein PDF eingebettet. Dann handelt es sich um eine E-Rechnung. Dem PDF sieht man das gar nicht an, wenn einen die Software, mit der man es öffnet, nicht darauf hinweist.
2. Die E-Rechnungspflicht betrifft jede/n Selbstständige/n, und zwar schon jetzt: Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmen, Rechnungen an Privatpersonen und Ausländer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrscheine sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Ohnehin muss man Rechnungen erst ab 1.1.2027, bei unter 800.000 Euro Umsatz sogar erst ab 1.1.2028 im E-Rechnungsformat stellen. Aber: Jedes Unternehmen in Deutschland muss schon jetzt E-Rechnungen annehmen, validieren und manipulationssicher archivieren. Letzteres gilt übrigens seit vielen Jahren für alle elektronischen Rechnungen, auch solche in herkömmlicher PDF-Form.

Ein weiterer häufiger Irrtum ist, dass sich – falls vorhanden – schon der/die Steuerberater/in um die Umstellung kümmern wird: Für gewöhnlich übernehmen diese jedoch weder das Schreiben der Rechnungen noch treffen sie bei ihnen ein oder werden von ihnen beglichen. Die Verantwortung liegt beim Selbstständigen, wobei es natürlich gut ist, sich mit dem Steuerberater über Belegfluss und -ablage abzustimmen, um eine reibungslose "Weiterverarbeitung" sicherzustellen. 

Bei uns gehen schon jede Menge E-Rechnungen ein

Tatsächlich werden seit dem Jahreswechsel (teils schon davor) E-Rechnungen versendet, vom großen Online-Kaufhaus ebenso wie vom technisch versierten Einzelkämpfer. Immer häufiger zeigt unser Buchhaltungsprogramm beim Hochladen neuer Rechnungen deshalb an: "ZUGFeRD – Dieser Beleg ist eine E-Rechnung im Format 'ZUGFeRD'. Alle angezeigten Daten wurden aus dem maschinenlesbaren Teil (XML) übernommen." 

Die Vorteile von XML

Ein Abtippen der Rechnungsdaten war schon bisher nicht mehr nötig, wenn man ein Buchhaltungsprogramm benutzt, da dieses aus dem PDF per optischer Zeichenerkennung die Rechnungsdaten "erraten" hat, obwohl sie bei jedem Absender an einer anderen Stelle stehen und unterschiedliche Formate haben. 

Anders als bei der E-Rechnung kann es bei dieser Methode jedoch zu Fehlern kommen. So entdeckten wir vor kurzem einen vierstelligen Eurobetrag auf unserem Bankkonto von einem Mitglied, weil seine Software den tatsächlichen Rechnungssteller mit uns verwechselt hat und unsere Bankverbindung in die Überweisung eintrug. Wir haben ihn natürlich gleich angerufen und das Geld zurücküberwiesen, aber je nach Empfänger und Betrag könnte ein ein solches Versehen einen Rechnungsempfänger viele Nerven kosten, denn man kann getätigte Überweisungen nicht einfach rückgängig machen.

So funktioniert der Rechnungseingang im Idealfall

Da die Entgegennahme von E-Rechnungen für alle – vom umsatzsteuerfreien Kleinunternehmen bis zum Konzern – seit 1.1.2025 vorgeschrieben ist, konzentrieren wir uns im Folgenden auf die Rechnungseingangsseite: Im Idealfall kommt eine neue Rechnung künftig in einem eigens eingerichteten Rechnungs-Mailpostfach an, das von der verwendeten Buchhaltungssoftware automatisch abgefragt wird. Die Software liest die im XML-Teil der Rechnung enthaltenen Daten fehlerfrei aus, gleicht sie mit denen im Bildteil des PDF ab und prüft bei dieser Gelegenheit, ob die E-Rechnung technisch korrekt ist (Validierung, dabei wird ein Prüfbericht generiert und gespeichert) und ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Abschließend prüft sie, ob die Daten (zum Beispiel die Bankverbindung!) auch mit denen in den eigenen Lieferanten-Stammdaten übereinstimmen. Sollte es sich nicht um ein ZUGFeRD-PDF handeln, sondern eine reine XML-Rechnung (z. B. im von öffentlichen Auftraggebern bevorzugten Format "XRechnung"), zeigt sie die Rechnungsdaten übersichtlich an. 

Wenn die Rechnung korrekt, die Leistung erbracht ist und nicht schon bar, per Lastschrift oder Kreditkarte bezahlt wurde, kann man jetzt mit einem Knopfdruck eine Überweisung generieren. Den Überweisungstext wählt man am besten so, dass er zugleich als aussagekräftiger Buchungstext dienen kann, z. B. indem man den Bezugszeitraum mit angibt: etwa "25.q1", wenn die vom IT-Dienstleister gestellte Rechnung sich auf das 1. Quartal bezieht. Entsprechend der Kostenart wählt man dann noch das richtige Konto aus (bzw. prüft das von der KI vorgeschlagene) und hat damit gleich noch die Buchhaltung mit erledigt, sofern man diesen Schritt nicht einem Steuerberater überlässt. Beim nächsten "Zahlungslauf" wird dann entschieden, ob die Rechnung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt überwiesen wird. Die Rechnung wird revisionssicher archiviert, um den GoBD zu genügen, und zum mit diesem vereinbaren Termin an das Steuerberatungsbüro übergeben, sofern man Gewinnermittlung und Steuererklärungen nicht selbst erstellt. 

Wer ein Buchhaltungsprogramm nutzt oder auf eines umgestellt hat, hat gute Chancen, dass der Ablauf auf der Rechnungseingangsseite so abläuft oder sich diesem Ideal schrittweise annähert, denn alle Anbieter haben in den letzten Monaten unter Hochdruck daran gearbeitet, die Abläufe ihrer Software an die E-Rechnung und die mit ihr verbundenen Möglichkeiten anzupassen. 

Wer die Kosten einer integrierten Software scheut, weil man nur wenige Rechnungen stellt oder die Kosten der Software unverhältnismäßig hoch sind zum Umfang der Rechnungen, muss für die einzelnen Arbeitsschritte unterschiedliche Tools nutzen. Ich berichte im Folgenden über die Erfahrungen die unsere Mitglieder in der Praxis mit beiden Wegen gemacht haben.

Erfahrungen mit integrierten Lösungen

Nicht jedes Programm hat das Ideal schon erreicht. Manche erkennen zwar, dass es sich beim eingehenden PDF um eine E-Rechnung handelt, zeigen aber nur den Inhalt des PDF an und ziehen die aus diesem abgeleiteten Daten für die Überweisung heran. Rechtsverbindlich ist aber nicht das, was im PDF steht, sondern die Daten im XML-Teil der Rechnung. Das Schreiben einer Rechnung ist dagegen meist ganz einfach: Man muss nur in den Einstellungen einen virtuellen Schalter umlegen, dem Programm sagen, dass man künftig E-Rechnungen versenden möchte: Statt einem PDF wird dann eine ZUGFeRD-Rechnung ausgegeben. Wie es genau geht, haben führende Hersteller in einstündigen Tool-Talks erklärt, die auf unserer Website kostenlos abrufbar sind. 

Viele Selbstständige berichten, dass sie erst einmal die kostenlose Version des von ihnen präferierten Programms ausprobiert haben, dann aber nach ein paar Wochen auf die kostenpflichtige Version des von ihnen präferierten Programms umgestiegen sind, weil sie ihre Rechnungen dann zum Beispiel auch direkt im Programm archivieren wollten (wie es in den GoBD vorgeschrieben ist) und ohne Umwege aus dem Programm heraus per E-Mail an ihre Kunden versenden wollten. Viel Zeit spart es auch, die Kunden- und Artikeldaten im Programm hinterlegen zu können, statt sie bei jeder Rechnung erneut eingeben zu müssen.

Was bei der Auswahl entscheidend ist

Eine umfangreiche, kostenlos zugängliche Checkliste, worauf es bei der Auswahl der Software ankommt, findest du zusammen mit unserer umfangreichen interaktiven Anbieter-Vergleichstabelle im Beitrag zu unserer Onlinekonferenz "Fit für die E-Rechnung?", in der auch alles Wichtige in einem Video erklärt wird.

Eine wichtige Rolle bei der Auswahl spielen für unsere Mitglieder die in der Software enthaltene Zusatzfunktionen bzw. Schnittstellen zu anderen Programmen. Wer zum Beispiel seine Arbeitszeit in Rechnung stellt, benötigt ein Zeiterfassungs-Tool, mit dem sich die Arbeitszeiten möglichst bequem und vollständig erfassen lassen. Wer online Produkte verkaufen will, ist zwingend auf eine Schnittstelle zur im Einsatz befindlichen Shop-Software angewiesen. Wer wie wir seine Rechnungen mit einem separaten System generiert, benötigt eine ausreichend flexible API-Schnittstelle, um alle Daten reibungslos und fehlerfrei mit dem Buchhaltungsprogramm synchronisieren zu können. Sehr wichtig ist auch die Schnittstelle zur Bank (Einlesen von Kontodaten sowie Ausführen von Überweisungen und ggf. Lastschriften). Sie sollte unbedingt bei der Auswahl zwischen Programmen der engeren Wahl getestet werden.

Bei der Auswahl des Buchhaltungsprogramms für den VGSD (auch dazu haben wir im Voting einen Erfahrungsbericht geschrieben) war für uns eine leistungsfähige API-Schnittstelle entscheidend, die nicht nur die Rechnungen vom separaten Fakturaprogramm übernimmt, sondern auch die von der Bank "geholten" Zahlungseingänge an dieses zurückmeldet. Unser Fakturaprogramm, das zugleich Mitgliederdatenbank ist, weiß mehr über die Kunden und wir nehmen darin die Zuordnung von Rechnungen und Überweisungen vor. Es meldet diese Zuordnung dann wieder an das Fakturaprogramm zurück, so dass sämtliche Ausgangsrechnungen und Zahlungen komplett automatisch und fehlerfrei verbucht werden und beide Systeme synchron laufen. Ein enorme Arbeitsersparnis gegenüber dem Vorjahr!

Viele Selbstständige arbeiten eng mit einem Steuerberater zusammen. Sie benötigen deshalb kein Buchhaltungsprogramm, sondern arbeiten in der Regel mit separaten Programmen für Rechnungsein- und -ausgang. Für eingehende Rechnungen empfehlen inzwischen viele Steuerberater "Datev Unternehmen online". Damit lassen sich eingehende Rechnungen so verarbeiten wie im idealtypischen Prozess oben geschildert: Man kann die erfassten Rechnungen bezahlen und Kontoauszüge bequem bei der Bank abrufen und mit für den Steuerberater relevanten Informationen anreichern. Dieser hat jederzeit Zugriff auf die online erfassten Daten und Belegbilder, braucht oft nur noch das korrekte Konto zuzuordnen. Die resultierenden Auswertungen (BWA, Summen- und Saldenlisten etc.) können über das Tool jederzeit online vom Mandanten abgerufen werden. Für die Rechnungsstellung verwenden sie ein separates Fakturaprogramm oder, wenn sie in der Datev-Welt bleiben wollen, in der Regel  "Auftragswesen next" von Datev. 

Vorteile webbasierter Lösungen versus Abhängigkeit

Die meisten erwähnten Programme inklusive denen der Datev funktionieren inzwischen webbasiert, nicht auf einem lokalen Rechner. Das vereinfacht die Zusammenarbeit mit am Prozess beteiligten Mitarbeitern, Buchhaltern und/oder Steuerberatern. Updates werden automatisch eingespielt, man arbeitet stets mit der neuesten Version. Die Daten werden in einem Rechenzentrum mit automatischen Backups und hohen Sicherheitsstandards gespeichert. Statt eines einmaligen Anschaffungspreises zahlt man im Gegenzug einen monatlichen (Abo-)Preis. 

Ein solcher Preis kann sich im Lauf der Zeit erhöhen. Der Wechsel von einer Software zu einer anderen ist allerdings nicht nur mit Umstellungs- und Lernaufwand verbunden. – So heißt es im Kleingedruckten eines großen Anbieters: "Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen werden deine Daten sieben Tage nach Wirksamwerden der Kündigung automatisch gelöscht. Deine Daten können vor Ablauf der sieben Tage aus ... heruntergeladen werden."

Für die gespeicherten Belege und zugehörigen Buchhaltungsdaten gelten jedoch gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Für das laufende Jahr und die zurückliegenden acht Jahre können die Belege und zugehörigen Buchungen nachträglich vom Finanzamt angefordert werden. Dabei müssen die Belege unveränderbar gespeichert worden sein. In dem Moment, in dem man sie herunterlädt, werden sie jedoch veränderbar. Aus diesem Grund ist man, möchte man sich stets korrekt verhalten, langfristig an einen Anbieter gebunden und im schlimmsten Fall Erhöhungen der Preise und Verschlechterungen des Service ausgesetzt, ohne einfach wechseln zu können. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Bedingungen, die im Fall einer Kündigung gelten. Es gibt auch Anbieter, die nach der Kündigung die Daten mit Einverständnis des Kunden weiter speichern und bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist zugänglich halten. Es war uns wichtig, bei unserer großen Vergleichstabelle diese Bedingungen genau abzufragen.

Aus dem Wunsch heraus, ihre Unabhängigkeit zu wahren, aber auch aus Kosten- und Datenschutzgründen ziehen manche Selbstständige lokal zu installierende Software vor, für die nur ein einmaliger Anschaffungspreis zu bezahlen ist. Allerdings werden auch hier immer wieder Updates mit Anpassungen an die sich laufend ändernde Rechtslage und technische Entwicklung nötig werden, die in der Regel kostenpflichtig sind. Zudem stehen solche Programme in der Regel immer nur für ein Betriebssystem zur Verfügung und auch die Anbindung z. B. von Smartphones zum Abfotografieren von Papierrechnungen dürfte aufwändiger sein als bei einer webbasierten Software.

Eine weitere Strategie ist der Verzicht auf eine integrierte Software und statt dessen die Kombination verschiedener Tools, vorzugsweise kostenlos und open source. So gibt es z. B. mehrere, mindestens bis zu einem gewissen Umfang kostenlose Tools für das Validieren von Rechnungen (Beispiele). Man lädt eine Rechnung hoch, das Programm bzw. die Website zeigt an, ob sie technisch valide und vollständig ist und generiert einen Prüfbericht. Da bei nicht validen Rechnungen der Vorsteuerabzug in Frage steht und damit die Erstattung von 19 Prozent des Rechnungsbetrags durch das Finanzamt, lohnt sich eine Validierung insbesondere bei hohen und wiederkehrenden Rechnungen. Der entsprechende Prüfbericht sollte in diesem Fall unbedingt heruntergeladen und an geeigneter Stelle aufbewahrt werden. (Im Idealfall erfolgt die Validierung und Speicherung des Prüfberichts natürlich bei jeder Rechnung ganz nebenbei in einem integrierten Ablauf.) 

Validierung von E-Rechnungen

Welche Rechnungen wirklich valide sind und welche nicht, ist aufgrund uneindeutiger gesetzlicher Regelung im Detail noch nicht ganz sicher, die Validierungsprogramme sind unterschiedlich streng. Es kann passieren, dass ein Tool eine Rechnung als valide bewertet, die ein anderes als o. k. bewertet. Der positive Prüfbericht eines Validierungsprogramms reicht hoffentlich später gegenüber dem Finanzamt aus. Wenn überall ein Fehler gemeldet wird, sollte man die Rechnung allerdings erst bezahlen, nachdem sie korrigiert wurde.

Visualisieren eingehender und Erstellen ausgehender Rechnungen

Kostenlose Tools gibt es auch für das Visualisieren von E-Rechnungen (Beispiele), also des XML-Teils von ZUGFeRD-Rechnungen sowie von reinen XML-Rechnungen. Und natürlich für das Erstellen von E-Rechnungen in allen möglichen Formaten (Beispiele), wobei hierfür eine Vielzahl von Eingaben nötig ist, so dass man sich bei wiederkehrenden Rechnungen sehr schnell mindestens die Möglichkeit zum Speichern einer Liste mit Kundendaten wünschen wird, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Archivierungssoftware und kostengünstige Alternativen

Das Hauptproblem beim Verzicht auf eine integrierte Software ist die in den GoBD vorgeschriebene unveränderbare Archivierung der eingehenden Rechnungen. Diese gilt für alle Unternehmen, selbst umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmen. Die Archivierung ist bei Buchhaltungsprogrammen in aller Regel im Preis inbegriffen. Eine separate Dokumentenmanagement- bzw. Archivierungslösung kostet oft auch einen zweistelligen Euro-Betrag pro Monat. Der Schritt zu einer integrierten Buchhaltungslösung ist von da nicht mehr so groß.

Insbesondere nebenberuflich Selbstständige mit wenigen Rechnungen suchen nach Alternativen, deren Kosten in einem angemesseneren Verhältnis zu ihrem Umsatz stehen. Ein von vielen gewählter Weg: Es gibt E-Mail-Hoster wie IONOS und Strato, die mit einer vergleichsweise preisgünstigen unveränderbaren Archivierung von E-Mail-Postfächern werben. Statt PDF- und E-Rechnungen speichert man die E-Mails, an die sie angehängt sind. Da man auch elektronische Rechnungen, die man auf der Seite eines Rechnungsstellers downloadet, unveränderbar speichern muss, sollte man diese direkt nach dem Download an das entsprechende Postfach senden. (Papierrechnungen können weiterhin auch in Papierform aufbewahrt werden, müssen es sogar, wenn man nicht durch ein Verfahrensverzeichnis nachweist, dass eine lückenlose Erfassung auch von Papierrechnungen organisatorisch sichergestellt ist.)

Da man auch Angebote und andere "Gechäftsbriefe" unveränderbar abspeichern muss, empfiehlt sich das Einrichten eines eigenen E-Mail-Postfachs rechnung@ oder buchhaltung@, das man Lieferanten gegenüber als Rechnungsadresse angibt bzw. auf der Website von Anbietern hinterlegt. Dorthin leitet man dann auch an "falsche" Mail-Adressen gesendete aufbewahrungspflichtige Dokumente weiter.

Wer mittel- oder längerfristig unter 25.000 Euro Umsatz pro Kalenderjahr erzielt, sollte erwägen, zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG zurückzukehren – ein formloser Brief an das Finanzamt genügt, die Bestätigung folgt in der Regel kurzfristig. Wer im laufenden Jahr noch keine Rechnung gestellt hat, kann ggf. noch rückwirkend zum Jahresanfang den Status ändern. Als Kleinunternehmer ist man durch eine Ende 2024 erfolgte Gesetzesänderung dauerhaft vom Stellen von E-Rechnungen befreit.

Zur Entgegennahme von E-Rechnungen, ihrer Validierung und unveränderbaren Archivierung ist man wie oben erwähnt auch als Kleinunternehmer verpflichtet. Da sie umsatzsteuerbefreit sind und ohnehin keine Vorsteuer geltend machen können, verliert allerdings die Gefahr, eine Rechnung könnte vom Finanzamt als nicht gültig anerkannt und der Vorsteuerabzug verweigert werden, für viele Mitglieder offenbar ihren Schrecken. 

Denkbar wäre allerdings auch, dass das Finanzamt eine Rechnung nicht als Betriebsausgabe anerkennt. Bei Teilzeitselbstständigen, die vom privaten Arbeitszimmer aus tätig sind, fallen allerdings eingehende Rechnungen oft kaum ins Gewicht oder sie müssen die Betriebsausgaben ohnehin nicht einzeln nachweisen (pauschaler Betriebskostenabzug in bestimmten Berufsgruppen).

Welche Strategie ist für dich die richtige?

Für hauptberuflich Selbstständige bleibt der Königsweg zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht allerdings Anschaffung einer integrierten Software, mit der sie nicht nur für Empfang und Versand von E-Rechnungen gerüstet sind, sondern viele administrativen Prozesse sehr weitgehend und rechtssicher automatisieren, Fehler vermeiden und vielleicht sogar den Buchhalter oder Steuerberater einsparen können. Welche der Strategien hast du gewählt bzw. findest du für dich die beste? Oder hast du noch einen ganz anderen Weg gefunden? Wir freuen uns über deinen Erfahrungsbericht bzw. dein Voting, falls du noch nicht abgestimmt hast!