E-Rechnung feiert bei uns Premiere: VGSD versendet Rechnungen ab sofort im ZUGFeRD-Format

Während unseres E-Rechnungs-Talks letzte Woche stellten wir nicht nur neueste Forschungsergebnisse zur E-Rechnung vor, es hob sich auch der Vorhang für unseren eigenen E-Rechnungsversand.

Wir feiern die Premiere unseres ...

Abbildung: Adobe Stock, Kateina

Am Montag, den 26. August haben wir unseren Rechnungsversand umgestellt – statt als PDF erhaltet ihr eure Beitragsrechnung künftig zwar immer noch als PDF, allerdings mit eingebetteter XML-Datei. Das Ganze geschieht im ZUGFeRD-Format, Version 2.1.1. Ohne unseren Hinweis hier und ohne E-Rechnungs-Viewer, würde wahrscheinlich kaum ein Empfänger den Unterschied bemerken.

Das ist auch genau der Clou beim ZUGFeRD-Format: Es ist eine hybride E-Rechnung, die man als PDF anzeigen kann, deren Inhalte man aber auch digital auslesen kann. Alle wichtigen Angaben wie Absender- und Empfänger-Adresse, Rechnungsnummer, Betrag und Bankverbindung usw. stehen nämlich auch in der XML-Datei. Sobald du über die entsprechende Software verfügst, musst du die Angaben zur Weiterverarbeitung nicht mehr abtippen oder per KI-Hilfe aus der Bilddatei (nichts anderes ist ein PDF) "erraten".

Umstellung für Entwickler nicht einfach

Trotz umfangreicher Literatur war die Umstellung nicht einfach: Unser Software-Entwickler war 12 Stunden damit beschäftigt, diese Änderung umzusetzen. Kein Wunder, dass viele Entwickler von Faktura- und Buchhaltungsprogrammen, die bis zum Jahreswechsel E-Rechnungen lesen und schreiben können müssen, noch am Kämpfen sind: Die Umsetzung ist nicht trivial. Wie so oft stellen sich viele knifflige Fragen erst bei der Auseinandersetzung mit den Details – und nicht alle diese Fragen werden von den zuständigen Stellen in ihren umfangreichen Dokumentationen beantwortet.

... E-Rechnungs-Versands im Format ZUGFeRD

Abbildung: Adobe Stock, Kateina

Gerade weil viele Faktura- und Buchhaltungsprogramme sich noch in der Entwicklung befinden, fehlte es an guten, sprich fehlerfreien Vorbildern für E-Rechnungen und Validatoren, mit denen die Entwickler prüfen können, ob sie alles richtig gemacht haben und die Rechnung später auch sicher von Kunden und Finanzamt anerkannt werden.

Weitere Beiträge zum Thema: E-Rechnungspflicht

Zur Themenseite E-Rechnungspflicht

Kostenlos E-Rechnungen validieren und Beispiel-Rechnungen generieren

Inzwischen gibt es mit Portinvoice einen Validator, mit dem man bis zu zehn Rechnungen pro Tag kostenfrei validieren kann. Auf der Seite der zugferd-community.net kann man E-Rechnungen in diversen Formaten beispielhaft generieren, wobei man diese nicht direkt als „echte“ Rechnung benutzen kann und schnell vor einer Login- bzw. Paywall steht.

Warum haben wir nicht einfach abgewartet, bis das von uns verwendete Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen versenden kann? – Um Arbeitszeit und damit Kosten zu sparen, haben wir unsere Prozesse sehr stark automatisiert und setzen auf eine Software, die genau an unsere Bedürfnisse angepasst ist und die Beitragsrechnungen vollautomatisch versendet. Das lohnt sich aber nur bei einer großen Zahl von Ausgangsrechnungen. Für den Rechnungseingang verwenden wir dagegen eine Standardsoftware.

Interessiert an unserer großen Online-Konferenz? Oder an einem Talk speziell für Entwickler?

Es war nicht trivial, aber wir haben es geschafft und versenden unsere E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, worauf wir sehr stolz sind. Wäre es für die Entwickler unter euch spannend, wenn wir die Erfahrungen, die wir bei der Umstellung gemacht haben, teilen würden? Wir überlegen, ob wir dafür einen eigenen Tech-Talk organisieren sollten. Schreibt bei Interesse gerne unten in einem Kommentar, welche Fragen wir bei einem solchen Talk beantworten sollten. Danke!

Wie ihr bis zum Jahreswechsel fit für die E-Rechnung werdet ohne einen Software-Entwickler beauftragen zu müssen, erfahrt ihr bei unserer großen Online-Konferenz zu diesem Thema: