Lesetipp "Ich erhalte und schreibe nur ganz wenige Rechnungen" Muss ich wirklich auf E-Rechnung umstellen?

Auf Papierrechnungen bestehen, erhaltene PDFs ausdrucken, Rechnungen über 250 Euro splitten: Kann man so die E-Rechnungspflicht umgehen – oder macht man damit den Steuerprüfer erst so richtig wütend? Nicht alles, was möglich ist, ist auch empfehlenswert.

Für viele ist die Selbstständigkeit nur eine Nebentätigkeit, sie schreiben wenige Rechnungen im Jahr. Und selbst manche hauptberuflich Selbstständige müssen nur wenige stellen, weil sie aufgrund der Größe der Projekte nur wenige Kunden gleichzeitig bedienen können. Mancher schreibt gar keine eigenen Rechnungen, sondern erhält vom Auftraggeber Gutschriften. Und auch wer den Ruhestand schon vor Augen hat, fragt sich, ob die Umstellung wirklich nötig ist.

Muss ich E-Rechnungen entgegennehmen?

Die wichtigste Änderung, bei der es auch keine Übergangsfrist gibt, ist die Verpflichtung, als Selbstständiger ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen anzunehmen in Verbindung mit der GoBD-Vorschrift, elektronische Rechnungen revisionssicher digital aufzubewahren. (Grundlagenwissen zur E-Rechnungspflicht).

Für beide Vorschriften gilt: Alle Selbstständigen sind ohne Ausnahme betroffen, auch Kleinunternehmer, Freiberufler und so weiter.

Fein raus mit pauschalierten Betriebsausgaben?

Fein raus erscheinen auf den ersten Blick diejenigen Kleinunternehmer/innen, die keine Ausgaben nachweisen müssen, weil sie keine Ausgaben haben oder Betriebsausgaben pauschal, ohne Einzelnachweis geltend machen können. Letzteres gilt für:

• Hauptberuflich Selbstständige, die einer schriftstellerischen oder journalistischen Tätigkeit nachgehen. Sie können pauschal 30 Prozent ihres Umsatzes, maximal 3.600 Euro (bis 2022: 2.455 Euro) als Betriebsausgabe geltend machen
• Steuerpflichtige mit einer wissenschaftlichen, künstlerischen oder schriftstellerischen Nebentätigkeit (das schließt Vortrags-, Lehr- und Prüftätigkeiten mit ein) können 25 Prozent ihres Umsatzes, maximal 900 Euro (bis 2022: 614 Euro) geltend machen
• Kindertagespflegemütter und -väter können bei 40 Wochenstunden Betreuung 400 Euro (bis 2022: 300 Euro) pro Kind und Monat pauschal als Betriebsausgabe geltend machen

Bleiben die tatsächlichen Ausgaben also absehbar unter diesen Pauschalen und bekommst du als Kleinunternehmer (§ 19) auch keine Umsatzsteuer erstattet, wirst du deine Eingangsrechnungen wahrscheinlich nie vorweisen müssen.

Aber Vorsicht: Zur revisionssicheren Archivierung aller digitalen, aufbewahrungspflichtigen geschäftlichen Dokumente bist du grundsätzlich auch in diesem Fall verpflichtet. Das bedeutet: Wenn du ohnehin schon Rechnungen auf elektronischem Weg erhältst, per E-Mail in Form herkömmlicher PDFs, bist du auch jetzt schon dazu verpflichtet, diese so aufzubewahren, dass sie nicht nachträglich verändert werden können – nachvollziehbar und nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitnah aufgezeichnet/gebucht und einer Ordnung folgend. Das gilt auch für ausgehende Rechnungen sowie für Verträge und Geschäftsunterlagen, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Ein PDF ausdrucken und dann falten, um den Eindruck eines Postversands zu erwecken? Ein Prüfer wird darauf kaum hereinfallen, wahrscheinlich eher verärgert reagieren.

Nur noch Anschaffungen für kleine Beträge?

Auch nach 2028 können Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) in herkömmlicher Form gestellt werden, auch hier besteht allerdings die Verpflichtung E-Rechnungen anzunehmen. Lieferanten werden das möglichst einheitlich erledigen wollen. Heißt: Wenn Lieferanten E-Rechnungen an ihre Geschäftskunden stellen, werden sie dies bei allen tun wollen. Nur als Privatperson hast du über 2027 hinaus Anspruch auf eine Papierrechnung.

Als Privatkunde ausgeben?

Also dich als Privatkunde ausgeben, damit du Anspruch auf eine Papierrechnung hast? Das kannst du auch nach 2027 machen, aber dann tätigst du den Kauf auch als Privatkunde: Wenn das Finanzamt prüft, wird es die Beträge nicht als Betriebsausgaben anerkennen.

Wenn du als Selbstständiger auf Papierrechnungen bestehst, gewinnst du zudem maximal zwei oder drei Jahre. Ab 2027 sind alle Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz zum E-Rechnungsversand an Selbstständige verpflichtet, ab 2028 alle Selbstständigen. Eine sonstige Rechnung (wie Papier- und PDF-Rechnungen künftig genannt werden) ist dann keine gültige Rechnung mehr, die dich zur Erstattung der enthaltenen Umsatzsteuer berechtigt. Schlimmstenfalls zweifelt das Finanzamt die gesamte Betriebsausgabe an.

Muss ich E-Rechnungen schreiben?

Wenn du (zum Beispiel als Friseur) nur Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro stellst, brauchst du keine E-Rechnungen zu stellen und wirst dies wahrscheinlich auch künftig nicht tun. Ohnehin ist das Haareschneiden in der Regel eine private Ausgabe und Privatkunden haben, siehe oben, auch nach 2027 Anspruch auf eine Papierrechnung.

Wenn du also nur Rechnungen bis 250 Euro stellst oder nur Rechnungen an Privat- oder ausländische Kunden oder deine Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, musst du auch nach 2027 keine E-Rechnungen schreiben. Es reicht schon, wenn nur einer dieser Gründe gegeben ist, du also beispielsweise Rechnungen über 250 Euro immer nur an Privatkunden stellst. (Meist ist es allerdings andersherum und die höheren Rechnungen gehen an Geschäftskunden …)

Das Splitten von Rechnungen ist übrigens auch keine gute Idee: Wenn du deinem Kunden (oder dein Kunde dir) vier Mal 250 Euro in Rechnung stellst, ist die Umgehung offensichtlich, so macht man sich bei Steuerprüfern keine Freunde.

Und bitte beachte, was das Thema „Umsatzsteuerbefreiung“ angeht: Kleinunternehmer sind nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer ausgenommen, nicht nach § 4, sie müssen also ab 2028 ebenfalls E-Rechnungen schreiben, wenn der Bruttoumsatz 250 Euro überschreitet und der Empfänger ein Firmenkunde ist.

Gesetzliche Pflichten erfüllen, wie geht das mit minimalem Aufwand?

Insbesondere was eingehende Rechnungen betrifft, wirst du dich E-Rechnungen und der revisionssicheren digitalen Aufbewahrung künftig kaum noch entziehen können. Sich der Entwicklung entgegenzustemmen, wird mit zunehmendem Aufwand und Risiko verbunden sein. Lohnt sich vielleicht ein Programm, das ein- und ausgehende E-Mails und damit auch die angehängten Rechnungen revisionssicher speichert? Dazu haben wir beim VGSD schon mehrere Experten-Talks veranstaltet und planen weitere zum Thema revisionssichere Archivierung in den nächsten Monaten.

Probiere die kostenlosen Tools, die es zum Lesen und Schreiben von E-Rechnungen gibt und nutze die Übergangszeit, zum „Üben“ und um dich mit der neuen Technik vertraut zu machen. Betrachte auch die positive Seite: Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und die Chance, die eigenen Abläufe komplett von Papier auf Computer umzustellen.

Wäre es nicht schön ...

Wäre es nicht schön, alle administrativen Aufgaben und gesetzlichen Vorschriften – vom Rechnungseingang bis zur Steuererklärung – mit einem oder mehreren aufeinander abgestimmten Programmen erledigen zu können und sich das Abtippen, Aus- und Einlesen sowie die damit verbundenen Fehler zu ersparen? Alles müsste nur noch ein einziges Mal eingetippt werden – vielleicht sogar auf deiner Website von deinem Kunden. Der Rest liefe automatisch. Und der Softwarehersteller würde sich um die Einhaltung der sich ständig ändernden Gesetze kümmern. Wie viel Zeit würde dir das ersparen, in der du produktivere und auch finanziell lohnendere Dinge tun kannst? Vielleicht kannst du mit dieser technischen Unterstützung künftig sogar auf einen Steuerberater verzichten, der ohnehin immer schwerer zu finden ist.

Solche Programme gibt es, einen Teil der Funktionen kannst du kostenlos benutzen. Das Feststellen deiner Anforderungen mit unserer Checkliste und die Auswahl des günstigsten Anbieters mit unserer Vergleichstabelle lohnt sich! Vielleicht ist das komplette Digitalisieren deiner Abläufe günstiger als gedacht. Und mit der Einführung des geplanten Meldesystems in wenigen Jahren wirst du um eine integrierte Lösung ohnehin kaum noch herumkommen.