Lesetipp Teil eins der Reihe "Schütze deine Selbstständigkeit" Der richtige Auftritt nach außen

Keine Zeit für einen guten Briefkopf, die Website fehlt und die Kunden kommen ohnehin auf Empfehlung? Vorsicht: Wer sein Business nach außen kaum zeigt, wird auch nicht wie ein Unternehmen wahrgenommen. Wie wichtig der professionelle Auftritt nach außen ist, zeigt Teil 1 unserer neuen Reihe: Schütze Deine Selbstständigkeit.

Stell dir vor: Du bist Betriebsprüfer/in der Deutschen Rentenversicherung (DRV) und prüfst dich. Wie wirkt dein Unternehmen nach außen? Denke groß! Wirkt dein Auftritt wie der eines Unternehmens?

Wenn nicht, ist es höchste Zeit, deine Professionalität zu zeigen. Denke groß! Schließlich kann dich der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit treffen und dann heißt es, mühsam Indizien für dein Erwerbsmodell gegenüber der DRV zu sammeln und notfalls vor Gericht zu verteidigen (mehr dazu in der Einführung zu unserer Reihe).

Firmenname, Rechnung und Website

"Das erste, was ein/e Prüfer/in von deiner Firma zu Gesicht bekommt, ist dein Firmenname, deine Rechnung und ggf. Verträge mit dem Auftraggeber", erklärt Hartmut Paul, Sozialversicherungsexperte in der Kanzlei jura-ratio in Berlin. Der ehemalige Prüfer weiß, was seinen früheren Kolleg/innen sofort ins Auge sticht und Nachfragen produziert.

Im Falle einer Prüfung wird der Prüfer beim Auftraggeber die Sachkonten (insbesondere das Fremdleistungskonto, aber auch weitere, auf denen er Leistungen von Soloselbstständigen vermutet) des Kunden anfordern sowie im nächsten Schritt Verträge und Rechnungen von ausgewählten Dienstleistern anfordern. Auch deine Websites gescannt auf Hinweise einer Beschäftigung.

Umso wichtiger ist es, dass du deine Professionalität zeigst. Diese Punkte kosten nicht viel und zeigen Wirkung.

1. Firmenbriefpapier: Oldschool, aber gut

Auch wenn vieles per Mail oder Telefon geregelt wird: Ein unternehmerischer Auftritt ist gerade für Einzelunternehmer wichtig. Dazu gehört auch eine solide Word-Vorlage für Rechnungen, Angebote und Korrespondenz. Das muss kein Briefbogen auf gedrucktem Büttenpapier sein, aber eine Vorlage mit einem individuellen Design, das dein Business gut repräsentiert und deinem Anspruch und deiner Kunden genügt, hilft!

Aufwand: gering bis mittel
Nutzen: hoch

2. Investiere in deine eigene Website

Auch wenn viele Betriebsprüfer/innen zunächst nur deine Rechnung zu Gesicht bekommen, manche checken sehr genau deine Website – und die deiner Kunden. Vor allem Einzelunternehmer denken nicht daran, aber eine Startseite mit den Rubriken "Über uns / Dienstleistungen / Referenzen / Kontakt / Impressum" zählt zu den Basics des Außenauftritts und lassen sich mithilfe eines Webdesigners/ -entwicklers, mit Wordpress oder eines Webbaukastensystem wie Jimdo erstellen.

Achte auf dein Wording: "Auftrag bei / von xyz" statt "Job", auch wenn der allgemeine Sprachgebrauch anders sein mag. Der Begriff "Mitarbeit(er)" wird gern als Indiz pro Scheinselbstständigkeit verstanden.

Erwähne deine Tätigkeiten so, dass du nicht wie ein Arbeitnehmer verstanden werden kannst: "leiste nach Vorgabe des Kunden" oder "in enger Abstimmung" lassen sich leicht missverstehen. Verwende den Plural, wenn dir jemand etwa bei deinem Business hilft: "Wir beraten, bieten..."

Aufwand: gering bis mittel
Nutzen: hoch

3. Firmenname zählt

Wie trittst du am Markt auf? Viele Einzelunternehmer/innen arbeiten gerne mit ihrem guten Namen als Firmenname, z.B. "Margit Mustermann, Beraterin". Problem: Namen von Einzelpersonen im Fremdleistungskonto produzieren Nachfragen. Wähle daher zusätzlich einen imposanten Namen, der zu deinen Leistungen gut passt, aber Deinen Namen nicht enthält: "Agentur für xxx, Inhaberin: Margit Mustermann" ist besser als "Margit Mustermann, Agentur für xx". Achte freilich auf die Namensrechte bestehender Firmen!

Achte auf das richtige Wording. Auch wenn du nicht scheinselbstständig bist, kannst du je nach Tätigkeit oder wirtschaftlicher Abhängigkeit von einem Auftraggeber rentenversicherungspflichtig sein. In diesem Fall musst du alleine die Beiträge zahlen. Beispiel: Selbstständige Lehrer sind rentenversicherungspflichtig, auch wenn sie nicht in einer Schule unterrichten. Wer sich also "Spinning-Lehrer" nennt, riskiert eher eine Nachfrage durch die Rentenversicherung als jemand, der sich neudeutsch "Coach" nennt.

Vorsicht: Verwende keine Rechtsformbezeichnungen wie GmbH, UG o.a., wenn du keine GmbH oder UG gegründet hast.

Aufwand: mittel
Nutzen: hoch

4. Prüfe deine Darstellung bei größeren Kunden und Providern

Checke die Website deiner größten Kunden und – falls zutreffend – auch bei Vermittlern: Wie werden deine Dienste oder Aufträge dort erwähnt (v.a. Firmenname, Leistungsbeschreibung)? Schließlich können auch viele Prüfer über die reguläre Prüfung beim Kunden alle vier Jahre auf dich schließen. Vermeide beim Kunden / Vermittler, unter "Mitarbeit(er)" genannt zu werden. Es bringt ihn und dich in die Rechtfertigungsrolle. Besser ist etwa "…ist Teil unseres Expertennetzwerks".

Aufwand: gering
Nutzen: hoch

5. Überweisungen nur an deine Firma

Achte gerade als Einzelunternehmer/in bei der Rechnungsstellung auf gute Sichtbarkeit deines zusätzlichen Firmennamens als Zahlungsempfänger und empfiehl dem Kunden, diesen bei Überweisungen zu nutzen. Taucht dein Vor- und Zuname in der Buchhaltung des Auftraggebers auf, riskierst du unnötiges Aufsehen.

Aufwand: gering
Nutzen: hoch

6. Sei Inhaber

Denke als Einzelunternehmer/in dran, wem dein Business gehört: Dir! Nenne dich als "Inhaber" der Firma und erwähne es in deinem Firmenbriefpapier, E-Mail-Signatur und Website.

Aufwand: gering
Nutzen hoch

7. Logo hilft

Dein Name ist wichtig für dein Business, ohne Frage. Aber ein Logo macht es individueller und lässt dich zusammen mit den anderen Kriterien unternehmerischer wirken. Investiere in deinen guten Auftritt.

Aufwand: gering bis mittel
Nutzen: mittel

8. Festnetznummer für den Betrieb wählen

Es mag vielleicht altmodisch sein, aber es wirkt! Ein Geschäftstelefon mit einer eigenen Nummer, getrennt von der privaten, wirkt professionell. Schließlich ist eine Rufumleitung aufs Handy heute kein Problem mehr. Je nach Bedarf ist ein automatisches Sekretariat sinnvoll.

Aufwand: mittel
Nutzen: hoch

9. Wähle Emailadresse und Signatur

Wer mit seiner Expertise Geld verdient, sollte das auch in seiner Mailadresse zeigen. Eine web.de, yahoo.de oder gmx.de-Adresse tut es vielfach auch, aber wirkt weniger professionell als eine Adresse, die den Namen des eigenen Businesses oder den eigenen Namen als Server enthält. Besser also info@agenturfürxxx.com.
UPDATE: Ein Mitglied rät: "Melde für Dein Business eine eigene URL an! Das kostet wenig Geld und man muss nicht sofort eine Website erstellen – also lieber maria.mustermann@ichmachwasfuersie.net o.ä."

Vorsicht mit einer persönlichen E-Mail-Adresse beim Kunden: Das gilt vielfach als Indiz für Scheinselbstständigkeit. Ob der Zusatz "extern" bei vielen Firmenadressen den Vorwurf entkräften kann, ist noch nicht gerichtlich entschieden worden.

Aufwand: mittel
Nutzen: hoch

10. Geschäftsadresse hilft

Die DRV achtet auf die Firmenadresse. Liegt sie in der eigenen Wohnung / eigenem Haus ist das allein noch kein Kriterium für Scheinselbstständigkeit. Eine eigene Firmenadresse ist jedoch ein starkes Indiz für Selbstständigkeit als sogenannte "Betriebsstätte".
"Es ist immer gut, eine eigene Geschäftsadresse zu haben; die Mietkosten stellen ein „Unternehmerrisiko“ dar", sagt Anwalt Michael Felser. Denkbar ist also eine Anmietung eines Coworking-Space oder eines kleinen externen Büros. Ähnlich wie bei der Rufnummer-Weiterleitung kann man in Coworking-Spaces auch ein Postfach erhalten, Briefe weiterleiten lassen. Es gibt sogar Scandienste, die eingehende Briefe scannen und dann weiterleiten.

Achtung bei gestellten Räumen: "Wer es gewohnt ist, über längere Zeit beim Kunden zu arbeiten und dort sogar ein Büro zur Verfügung gestellt bekommt, schafft klare Verhältnisse, in dem er diesen Raum mietet – mit fixen monatlichen Kosten", rät Rechtsanwalt Felser. In den Verträgen sollte dann stehen, dass der Berater berechtigt, aber nicht verpflichtet ist, Betriebsräume des Kunden / Endkunden zu nutzen. Damit trägt der Selbstständige ein echtes Unternehmerrisiko.

Aufwand: mittel bis hoch
Nutzen: mittel bis hoch

11. Mache Werbung

Die Zeiten von Zeitungsannonce und Branchenbucheinträgen sind zwar für viele vorbei, Werbung ist aber nicht out! Verstecke deine Dienstleistung nicht, sondern zeige dich digital!

a. Sei in Social Media präsent

Achte auf ein eigenes Businessprofil auf wichtigen Plattformen wie LinkedIn, XING oder Facebook, das nicht dein privates ist. Achte dabei etwa bei Facebook darauf, unter "arbeitet bei" deine Firma einzutragen, keinesfalls einen Kunden oder Vermittler.

Aufwand: gering
Nutzen: mittel bis hoch

b. Akquise via Plattform

Zeige dich am Markt und deine Akquisebereitschaft, indem du mindestens auf zwei Freelancer-Plattformen zur Auftragsakquise präsent bist.

Aufwand: gering bis mittel
Nutzen: mittel

Diese Tipps sind kein Garant, dass du um die Verteidigung deiner Selbstständigkeit gegenüber der DRV herumkommst. Sie erhöhen aber zusammen mit den Tipps der folgenden Teile die Chancen, dass dir und deinen Auftraggebern Ärger erspart bleibt. Und Chancen verschenken sollten wir nicht! Und sie sind ganz einfach umzusetzen.

Alle Teile der Reihe im Überblick

• Einleitung: Schütze deine Selbstständigkeit
• Teil eins: Der richtige Auftritt nach außen (siehe oben)
• Teil zwei: Die richtige Beauftragung und Vertragsgestaltung
• Teil drei: Die besten Tipps für den Einsatz beim Kunden
• Teil vier: Wann es die GmbH und UG wirklich braucht

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Weitere Fragen zum Thema Scheinselbstständigkeit? – Hier findest du die Antwort!

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