Sponsored post Tipps von WISO MeinBüro Noch nicht um die E-Rechnung gekümmert? Das ist jetzt zu tun

Die E-Rechnungspflicht besteht seit Beginn des Jahres. Du hast das noch vor dir hergeschoben? Kein Grund, in Schockstarre zu verfallen. Folgendes ist jetzt zu tun.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht obligatorisch für Unternehmen. Das Ziel: die Digitalisierung der Rechnungsstellung fördern und Umsatzsteuerbetrug verhindern. Stefan Knuth von WISO MeinBüro erklärt, worauf es ankommt, welche Möglichkeiten Unternehmer jetzt haben und was darüber hinaus zu beachten ist.

E-Rechnung einfach erklärt

Der Begriff "E-Rechnung" steht für eine spezifische Form der Rechnung, die konkrete technische Standards erfüllen muss. Sie wird digital erstellt und in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt und empfangen. Rechnungen, die in Excel oder Word erstellt und als PDF verschickt werden, sind keine E-Rechnungen.

Eine E-Rechnung muss weiterhin den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Angaben zur gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung sowie den anzuwendenden Umsatzsteuersatz, den Netto-, Mehrwertsteuer- sowie Bruttobetrag enthalten.

Geltungsbereich und Übergangsregelungen klar definiert

Die E-Rechnungspflicht betrifft die Rechnungsstellung von inländischen B2B-Umsätzen ab einem Bruttobetrag von 250 Euro. Sie gilt nicht für Kleinunternehmer. Um den Unternehmen eine angemessene Anpassungszeit zu geben, gibt es Übergangsregelungen.

• Bis 31.12.2026: Unternehmen dürfen eine Rechnung auch in sonstigen digitalen Formaten verschicken, wenn der Empfänger dem ausdrücklich zugestimmt hat.
• Bis 31.12.2026: Unternehmen können alternativ noch eine Papierrechnung anstatt der E-Rechnung versenden.
• Ab 01.01.2027: Die Papierrechnung ist grundsätzlich nicht mehr zulässig. Mit einer Ausnahme: Bis 31.12.2027 dürfen Unternehmen, die im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben, ebenfalls noch Rechnungen in einem sonstigen Format verschicken. Hierzu ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
• Ab 01.01.2028: Alle inländischen B2B-Umsätze müssen als E-Rechnung in Rechnung gestellt werden.

Die Übergangsregelungen erläutert Stefan Knuth auch in einem Video:

Kleinunternehmer sollten trotzdem vorbereitet sein

Kleinunternehmer sind zwar von der Pflicht zur Erstellung der E-Rechnung befreit. Sie müssen E-Rechnungen jedoch empfangen, validieren und elektronisch unveränderbar archivieren können. Es besteht darüber hinaus die Gefahr, dass große Unternehmen auf Kleinunternehmer Druck ausüben werden, trotz Pflichtbefreiung E-Rechnungen auszustellen. Für große Unternehmen bedeutet es nämlich einen Mehraufwand, sowohl E-Rechnungen als auch herkömmliche Rechnungen zu verarbeiten. Möglicherweise läuft es darauf hinaus, dass sich Kleinunternehmer dem Druck der großen Unternehmen geschlagen geben und schließlich E-Rechnungen verschicken, weil sie sich ein Wegbrechen des Kunden nicht erlauben können. Kleinunternehmer sollten darauf in jedem Fall vorbereitet sein.

Übrigens gelten seit 2025 neue Grenzen. Kleinunternehmer ist, wer im vergangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz hatte und im aktuellen Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz hat.

Diese Vorkehrungen sollten Unternehmer nun treffen

Um rechtsgültige E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen zu können, müssen Unternehmen und Unternehmer auf eine geeignete Rechnungssoftware zurückgreifen. Mit Softwarelösungen wie “WISO MeinBüro Rechnungen” ist das einfach möglich. Die in der Software integrierten Formate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und stellen den korrekten Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung sicher.

Unternehmer, die nur wenige Rechnungen im Jahr stellen, können mit der kostenlosen Version “Free” von WISO MeinBüro Rechnungen nach einmaliger Anmeldung E-Rechnungen einfach im Browser erstellen. Darüber hinaus können sie ihre erhaltenen XRechnungen, die sonst nur ein struktureller Datensatz sind, visuell anzeigen lassen. Sie müssen dafür kein Geld zahlen. Dies ist besonders für alle kleinen Unternehmen, Einzelunternehmer sowie Freiberufler mit einer Handvoll Rechnungen monatlich relevant.

Stefan Knuth stellt die kostenlose Version auch im Video vor.

Auch die Ablage muss gesetzeskonform sein

Offizielle Tools stellen eine korrekte und valide E-Rechnungserstellung sicher. Unternehmer sollten aber dennoch besonders Acht auf die Einhaltung einer korrekten Buchhaltung und Ablage legen. Gerade frisch gebackene Selbstständige kommen oft in Schwierigkeiten, wenn die Ablage erst einmal durcheinander geraten ist. Ablagesysteme sollten daher gut geplant werden.

Abheften der Unterlagen genügt hier nicht. Die Belege sollten nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lohnabrechnungen und Kontobelegen sortiert werden. Wer nun noch alles nach Datum ordnet, macht schon eine Menge richtig. Denn so hat auch der Steuerberater einen wesentlich besseren Überblick, sodass Fehler in der weiteren Buchhaltung vermieden werden können. Bei WISO MeinBüro zum Beispiel können Unternehmer eine E-Mail-Adresse anlegen, die direkt zu “WISO MeinBüro Rechnungen” beziehungsweise “WISO MeinBüro Dokumente” führt. Alle Belege, die an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, werden dort automatisch hochgeladen, sortiert und korrekt abgelegt.

Über den Empfang von E-Rechnungen spricht Stefan Knuth auch im Video.

Eingehende Rechnungen prüfen

Zur neuen E-Rechnungspflicht gehört, dass auch eingehende Rechnungen den oben genannten Vorgaben entsprechen müssen. Softwaretools wie WISO MeinBüro prüfen, ob alle Anforderungen erfüllt sind. Denn Rechnungsempfänger dürfen nur eine korrekte Rechnung akzeptieren, weil sonst kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Sie sollten die Rechnung, bevor die Vorgaben vom Geschäftspartner nicht erfüllt wurden, diese nicht zahlen.

Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Ein Fehler, der teuer werden kann: Wer Zahlungsfristen in seinen Rechnungen gewährt, läuft schnell Gefahr, offene Posten aus dem Auge zu verlieren. Daher ist es absolut wichtig, von Anfang an ein zentrales Forderungsmanagement aufzubauen. Dazu gehören das korrekte Verfassen und Versenden von Erinnerungen sowie Mahnungen und am Ende natürlich auch das Einschalten rechtlicher Schritte, wenn die Mahnungen im Sande verlaufen. Nichts ist wichtiger als Liquidität – gerade vor dem Hintergrund der nachgeforderten oder vorauszuzahlenden Steuerabgaben bei den Finanzämtern, denn diese warten nicht, bis die Kunden bezahlt haben.

Wer diese Punkte beachtet, kann beruhigt in das Geschäftsjahr 2025 starten.

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