Viele Selbstständige nutzen, auf Anregung ihres Steuerberaters, DATEV Unternehmen online (abgekürzt: DUo) für ihre vorbereitende Buchhaltung. Es handelt sich quasi um einen Buchhaltungsordner in elektronischer Form.
Die DUo-Nutzer laden eingehende ebenso wie selbst versendete Rechnungen in die Webanwendung hoch, überweisen die Rechnungen und erfahren über die Bankschnittstelle, ob und wann die eigenen Rechnungen bezahlt wurden.
Der Steuerberater hat jederzeit "live" Zugriff auf die vorbereitende Buchhaltung inklusive der Belegbilder. Zugleich sind die von ihm erstellten Auswertungen (z. B. Betriebswirtschaftliche Auswertung "BWA" und Sachkonten) jederzeit für den Mandanten abrufbar.
Nur Rechnungseingang ohne Faktura und Buchhaltung
Wir haben selbst mehrere Jahre DUo genutzt und sind Anfang letzten Jahres zu einem anderen Softwareanbieter gewechselt – verbunden mit der Entscheidung, unsere Buchhaltung wieder selbst und nicht mehr vom Steuerberater erledigen zu lassen.
Denn mit DUo kann man selbst keine Buchhaltung machen, allenfalls im Notizfeld den Buchungstext und das Konto vorschlagen. Wir hatten zunächst eine Buchhaltungs-Software von DATEV dazubuchen wollen, aber nachdem wir nach längerer Recherche alle Kostenkomponenten in Erfahrung gebracht hatten, war klar: Das ist uns zu teuer für eine Software, die sich eher an Buchhalter als an Selbständige richtet.
Dass DUo noch eine andere wichtige Funktion fehlt, nämlich die Rechnungsstellung ("Faktura"), war in unserem Fall kein Problem, weil wir dafür ohnehin ein anderes Programm nutzen. Für die meisten Selbstständigen ist das Fehlen einer Faktura aber sehr wohl ein Problem. Sie wünschen sich spätestens seit Einführung der E-Rechnungspflicht Anfang 2025 ein Programm, das von der Rechnungsstellung bis zur Buchhaltung alles aus einer Hand bietet. Wünschenswert wäre auch, dass man für die in DUo als offen festgestellten Rechnungen direkt Mahnungen versenden kann. Auch das ist leider nicht möglich.
Für Rechnungsstellung separates Tool mit separater Registrierung
Bei der DATEV ist man (wir berichteten) einen anderen Weg gegangen mit der Einführung der separaten DATEV E-Rechnungsplattform. Diese ist bis Juni 2025 kostenlos nutzbar. Das Problem: Schon beim Einloggen mit dem bestehenden DUo-Account erhält man eine wenig hilfreiche Fehlermeldung, wonach man ein neues DATEV-Konto anlegen soll. Dabei muss man das gesamte Authentifizierungsverfahren nochmals durchlaufen. Das hat offenbar damit zu tun, dass DATEV das neue Produkt direkt verkaufen will, ohne Beteiligung des Steuerberaters.
VGSD-Mitglied Ben Schwan hat bei der DATEV ganz genau nachgefragt und gibt in seinem Beitrag "E-Rechnung mit Hindernissen: Was bei der DATEV geht und was nicht" auf heise.de Tipps zur neuen E-Rechnungsplattform und dem Zusammenspiel mit DUo. Er rät dazu, den neuen Account besser mit einer anderen (als der für DUo benutzten) E-Mail-Adresse anzulegen, um Konflikte zu vermeiden. Nach erfolgter Authentifizierung kann man die beiden Systeme miteinander verknüpfen.
Noch kostenlos, aber nicht ganz ausgereift, ab Juli dann kostenpflichtig
Bisher kann DUo eintreffende E-Rechnungen noch nicht validieren und bei hybriden Rechnungen die beiden Varianten (PDF und XML) noch nicht abgleichen. Zumindest ersteres ist aber geplant. Wichtig ist auch zu bedenken, dass gemäß GoBD E-Rechnungen direkt in dem Programm ankommen sollten, in dem sie archiviert werden (hier also DUo), um so auch den Zeitpunkt des E-Mail-Eingang zu dokumentieren.
Ab Juli wird die E-Rechnungsplattform ab der 26. Rechnung 50 Cent Gebühr berechnen, übrigens auch für eingehende Rechnungen im herkömmlichen PDF-Format. Abhängig von der Zahl der Rechnungen kann das also teuer werden. Die Alternative ist das Programm "Auftragswesen next", für das die DATEV sieben Euro pro Monat berechnet.
Alles aus einer Hand wahrscheinlich nur mit größerer Umstellung
Wer alles reibungslos aus einer Hand will, muss sich bei der DATEV also noch etwas gedulden, oder aber sich mithilfe unserer Checkliste und großen Vergleichstabelle auf die Suche nach einer alternativen Buchhaltungs-Lösung machen.
Allerdings spielen dabei viele Steuerberater nicht mit. Für sie ist die Anbindung der Mandanten mit DUo die schnellste und bequemste Lösung. Wer der DATEV untreu werden möchte, muss eventuell die Buchhaltung selbst machen oder sich sogar einen neuen Steuerberater suchen.
Welche Erfahrungen habt ihr mit DATEV Unternehmen online gemacht? Wir sind gespannt auf eure Erfahrungen.
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