Lesetipp Wer muss ab wann was tun? Alles, was du über die E-Rechnungspflicht wissen musst

E-Rechnungspflicht

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Ab Januar 2025 müssen alle Selbstständigen E-Rechnungen annehmen. Nur für das Versenden gibt es Ausnahmen und Übergangsfristen. Voraussichtlich ab 2030 müssen Rechnungen zudem an das Finanzamt gemeldet werden, statt per Mail muss der Versand dann über Plattformen erfolgen.

Die E-Rechnung erfordert einige Umstellung, kann aber am Ende viel Zeit und Nerven sparen

o: Adobe Stock, magele picture

Herkömmliche PDFs sind keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung setzt nämlich immer eine XML-Datei voraus, die die Rechnungsangaben in digitaler Form enthält, nicht nur in Bildform wie bei einer reinen PDF-Rechnung. Eine XML-Datei besteht quasi aus einer Tabelle mit Feldern wie „Rechnungsnummer“ oder „Umsatzsteuer-ID“ und den entsprechenden Einträgen.

Es gibt eine ganze Reihe von Varianten. Der Gesetzgeber schreibt lediglich vor, dass E-Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen müssen. Es kann also sein, dass du nach dem 1. Januar 2025 reine XML-Dateien erhältst, zum Beispiel im Format „XRechnung“, die du zwar in einem Editor anzeigen kannst, die dann aber ähnlich kryptisch erscheinen wie HTML-Dateien. Zum Lesen brauchst du eine Software, die ihren Inhalt übersichtlich darstellt, ähnlich wie ein Browser eine HTML-Seite erst richtig nutzbar macht.

Die meisten Anbieter (auch der VGSD) werden jedoch hybride Rechnungen versenden, in der Regel im „ZUGFeRD“-Format. Hier ist die XML-Datei in ein PDF eingebettet. Du wirst den Unterschied ohne spezielle E-Rechnungs-Software wahrscheinlich gar nicht bemerken!

Den ZUGFeRD-Standard gibt es in unterschiedlichen Versionen. Ab Version 2.0.1 entsprechen die damit generierten Dateien der europäischen Norm EN 16931. Neben dem in Deutschland verbreiteten XRechnung sind vor allem FatturaPA (Italien) und Factur-X (Frankreich) verbreitet.

Die Bundesregierung sieht die Einführung der E-Rechnungspflicht als Vorstufe und Voraussetzung für die Einführung eines Meldesystems für B2B-Umsätze. Ziel ist dabei die Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs, durch den dem Fiskus in Deutschland jedes Jahr viele Milliarden Euro an Steuereinnahmen entgehen und der auch zu einer ungleichen Besteuerung unter den Unternehmen führt. Es soll deshalb (dafür wurde in der Vergangenheit der 1. Januar 2029 als Termin diskutiert, aktuell der 1. Januar 2030) eine „Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich“ eingeführt werden. Dabei soll ein Teil der Rechnungsdaten parallel zum Versand auch an das Finanzamt gemeldet werden. In den Erläuterungen zum Gesetzentwurf spricht die Regierung von einem „bundeseinheitlichen elektronischen System der Verwaltung (Meldesystem)“. Es ist allerdings relativ wahrscheinlich, dass es in Deutschland mehrere, auch von Dienstleistern bereit gestellte Rechnungsportale geben wird. Ein Beispiel für eine solche Plattform ist "Peppol".

Der Versand per E-Mail könnte dann durch das Hochladen der Rechnungen in Rechnungs-Plattformen ersetzt werden. Diese sorgen für die Zustellung der E-Rechnung an den Empfänger und zugleich die Meldung an das Finanzamt. Italien hat ein solches System schon eingeführt, Frankreich und Polen befinden sich in der Umsetzung. Wie es in Deutschland laufen wird ist noch nicht ganz klar.

Vor allem vereinfachen sie die Weiterverarbeitung eingehender Rechnungen: Die Angaben müssen zur Bezahlung, Verbuchung usw. nicht abgetippt oder per OCR-Erkennung "erraten" werden, sondern können digital und damit fehlerfrei ausgelesen werden. Beim Rechnungsversand können zumindest Firmenkunden der Zusendung von E-Rechnung nicht mehr widersprechen, was eine allgemeine Umstellung vereinfacht.

Durch das elektronische Auslesen der Angaben kann - bei gut gepflegten Lieferantenstammdaten - die Rechnungsprüfung automatisiert werden, z.B. durch automatische Prüfung der Vollständigkeit der Pflichtangaben, den Abgleich der Bankverbindung und anderer Angaben.

Mit der Einführung von Rechnungsportalen dürfte dann auch das Kopieren von Rechnungen aus E-Mails und vor allem das mühsame Herunterladen vieler Rechnungen auf den Webseiten von Lieferanten und Dienstleistern entfallen. Der „Versand“ über ein Portal ist zudem sicherer in Bezug auf den Datenschutz und der Eingang kann automatisch bestätigt werden.

Schließlich bietet die E-Rechnung auch neue Chancen zur Kundenbindung und Akquise. Ein Restaurant darf bzw. muss künftig bei Bewirtungsrechnungen über 250 Euro an Firmenkunden nach der E-Mail-Adresse fragen zwecks Zusendung der E-Rechnung. Bei dieser Gelegenheit kann man fragen, ob man an die E-Mail-Adresse auch einen Newsletter o.ä. senden darf.

Bei einer konkret geplanten, aber noch nicht terminierten Ausweitung der Regelung auf EU-Ebene, also auch für Auslandsrechnungen (Stichwort „VIDA“ für „Value Added tax in the Digital Age“) würde die Abgabe von zusammenfassenden Meldungen entfallen. Nicht konkret geplant, aber wünschenswert wäre es, dass man eines Tages auf Umsatzsteuer-Voranmeldung verzichten könnte, wenn ein Großteil der zugrundeliegenden Daten transaktionsbezogen gemeldet werden muss.

• Ab Anfang 2025 dürfen an die unten beschriebenen Empfänger E-Rechnungen ausgestellt werden, diese sind zur Annahme verpflichtet.
• Ab Anfang 2027 müssen an diese Empfänger E-Rechnungen geschrieben werden.
• Eine längere Übergangsfrist gilt für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz (im Kalenderjahr 2027). Sie müssen erst ab Anfang 2028 an die beschriebenen Empfänger E-Rechnungen versenden. Die meisten VGSD-Mitglieder dürften unter diese Regelung fallen.

Zum Entgegennehmen sind ab 2025 alle inländischen Unternehmen und somit auch alle Selbstständigen verpflichtet. Zum E-Rechnungs-Versand heißt es in den Erläuterungen zum Gesetz (Absätze von uns eingefügt):

• „In Umsetzung dieser Ermächtigung werden
• im Inland ansässige Unternehmer
• für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze zur Ausstellung einer eRechnung verpflichtet,
• wenn diese Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbracht werden.
• Umsätze an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten und an Endverbraucher sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen.“

Ausgenommen sind also Rechnungen an Privatpersonen und ausländische Rechnungsempfänger: Sie können wie bisher gestellt werden.

Aber vorsicht: Man könnte meinen, dass alle umsatzsteuerfreien Rechnungen, ausgenommen sind. dies gilt aber nur, wenn der Grund für die Umsatzsteuerbefreiung in § 4 Nummer 8 bis 29 UStG aufgeführt ist.

Auch als Kleinunternehmer, bei dem nach § 19 UStG auf die Erhebung von Umsatzsteuer verzichtet wird, unterliegst du der E-Rechnungspflicht. Zumindest heißt es im Entwurf des geplanten BMF-Schreibens zur E-Rechnungspflicht (Seite 6, Randnummer 14): "Die Regelungen zur Verwendung von E-Rechnungen gelten genauso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift ... sowie für Rechnungen über Umsätze ... die von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellt werden ... Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer ... ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z.B. Vermieter einer Wohnung) ausführt."

• Auch Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und
• Fahrscheine (unabhängig von der Höhe des Betrags) können wie bisher gestellt werden.

• Nein, die Zahl der Mitarbeiter spielt keine Rolle für die Art der Rechnungsstellung, ebenso wenig, ob du Gewerbetreibende/r bist oder Freiberufler/in.
• Auch bei Bewirtungsrechnungen gibt es keine Ausnahme, sofern nicht andere Regelungen greifen. Bewirtungsbelege an Geschäftskunden müssen deshalb ab 250 Euro in Form einer E-Rechnung ausgestellt werden.
• Gleiches gilt auch für Kassenbelege im Einzelhandel.

Wenn wichtige Auftraggeber Rechnungen in einem bestimmten Format haben wollen, wirst du als Selbstständige/r diesem Wunsch in der Regel nachkommen. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen schon jetzt E-Rechnungen im Format XRechnung. Die XRechnung kann per Mail gesendet werden, über Peppol oder Portale des Bundes. Jedes Bundesland hat seine eigenen Regeln...

Bis Ende 2024 ist Papier der gesetzliche Standard für Rechnungen, auch wenn die große Mehrheit der Rechnungen längst per E-Mail als PDF verschickt wird. Die Rechnungsempfänger, auch Unternehmen, können jedoch theoretisch auf eine Papier-Rechnung bestehen. (Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann konkludent, zum Beispiel durch eine widerspruchslose Annahme erfolgen. Am 1. Januar 2025 ändert sich das. Die E-Rechnung wird zum Standard für Geschäftskunden. Während der Übergangsfristen, also bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 dürfen Rechnungen zwar auch noch auf Papier oder mit Zustimmung des (Geschäfts-)Kunden als herkömmliches PDF versendet werden, aber die E-Rechnung ist der Standard und muss angenommen werden.

Rechnungen und andere Belege, die elektronisch eintreffen (egal ob E-Rechnungen oder herkömmliche PDFs) müssen revisionssicher archiviert werden, Papierbelege dagegen müssen grundsätzlich in Papierform aufbewahrt werden. Das schreiben die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) vor. Das gilt für alle Selbstständigen, egal ob sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht und ob sie ihren Gewinn mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln oder bilanzieren. Revisionssicher bedeutet: Nachvollziehbar und nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitnah aufgezeichnet/gebucht, einer Ordnung folgend und vor allem: nicht nachträglich veränderbar. Mit der Verpflichtung zur Annahme elektronischer Rechnungen wird damit auch deren revisionssichere Aufbewahrung unverzichtbar. Wegen des damit verbundenen, insbesondere auch rechtlichen Aufwands und der Haftungsrisiken dürfte es schwierig sein, einen zuverlässigen Anbieter zu finden, der die revisionssichere Archivierung kostenlos anbietet.

Rechtlich verbindlich sind die Angaben im XML-Teil. Prüfen und bezahlen werden die meisten Kunden das, was im PDF-Teil steht. Rechtlich gesehen sind die Empfänger zum Abgleich verpflichtet und können eine Rechnung zurückweisen, wenn es Abweichungen gibt.

Du musst ab dem Jahreswechsel eintreffende E-Rechnungen annehmen, prüfen und revisionssicher archivieren. Mindestens bei reinen XML-Rechnungen kommt die Notwendigkeit hinzu, sie zu visualisieren. Zweckmäßigerweise geschieht dies alles im selben Programm. Die Vorteile von E-Rechnungen, die Rechnungsdaten fehlerfrei auslesen und ohne Medienbruch nutzen zu können für Überweisung, Buchhaltung und/oder Übertragung an den Steuerberater, sprechen ebenfalls für ein System, das den ganzen Workflow abbildet. Ähnliche Vorteile bietet eine Komplettlösung auch auf Rechnungsausgangsseite, wo die Kontrolle des Zahlungseingangs, das Mahnen usw. im Vordergrund stehen. Mit der absehbaren Einführung von Rechnungsportalen wird dein Programm eingehende Rechnungen automatisch und ohne Umweg über ein Mailprogramm anzeigen und nach der Freigabe einer Ausgangsrechnung diese automatisch hochladen und den Empfang vom Kunden bestätigt bekommen. All das spricht für ein integriertes System.

Viele, auch so manche hauptberuflich Selbstständige haben eine überschaubare Zahl von Kunden, schreiben und empfangen nur wenige Rechnungen und stehen vor der Frage, ob es sich wirklich lohnt, die gewohnten Abläufe umzustellen. Sie überlegen, welche alternativen Strategien es gibt. Ob es sich lohnt, Lieferanten um Papierrechnungen zu bitten, so lange dies noch zulässig ist. Damit wird man allerdings auf immer größeren Widerstand stoßen.

Bei PDF-Rechnungen mag der Unterschied zwischen Papierrechnung und PDF-Ausdruck nur schwer feststellbar sein. Allerdings weiß auch der Prüfer, dass Eingangsrechnungen mancher Dienstleister, z.B. großer Internet-Unternehmen, elektronischer Natur sind. Für reine XML-Rechnungen gibt es kostengünstige oder -freie Tools, um diese zu visualisieren und zu validieren. Spätestens bei der revisionssicheren Archivierung von Rechnungen wird man um kostenpflichtige Lösungen kaum noch herum kommen.

Auf der Ausgangsseite hat man abhängig von Kundenstruktur (Privatpersonen, Unternehmen, Staat), Umsatzsteuerpflicht und Höhe der Rechnungen mehr oder weniger lange Zeit, bis man E-Rechnungen stellen muss – oder muss es vielleicht nie tun. Es ist vorstellbar, dass Konverter angeboten werden, die Rechnungen aus einer Word- oder Excel-Datei in ein E-Rechnungs-Format konvertieren, uns ist aber noch kein solches Angebot bekannt. Es gibt bereits Tools, um webbasiert E-Rechnungsdaten einzugeben und daraus E-Rechnungen zu generieren.

Wir sind dabei, eine Liste solcher Tools zusammenzustellen, raten aber dazu, dir auch integrierte Softwarelösung anzuschauen, denn vermutlich sind sie unter dem Strich die günstigere Lösung. Wir unterstützen dich bei der Auswahl mit unserer Checkliste, Vergleichstabelle sowie unserer großen Onlinekonferenz:

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So wählst du die richtige Software

Mit Anna-Carina Jodlauk, Annalina Landsberg, Jenny Kratky, Karin Zweigler, Sebastian Kaiser, Sophie Müller, Stefan Knuth, Steffen Büder, Swen Esser, Thomas Philipp Reiter und Tino Keller

Mitschnitt vom 11.09.2024

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Nur mit einer integrierten Lösung wirst du die Effizienzvorteile der E-Rechnung nutzen und kannst die Beachtung der sich ständig ändernden Regeln auf den Softwareanbieter delegieren.

Ich habe eine Mischung aus Privat- und Firmenkunden mit unterschiedlichen Anforderungen bzw. Pflichten, was die Form der Rechnungsstellung angeht. Wie kann ich diesen Widerspruch auflösen? – So dürfte es vielen Selbstständigen gehen und das macht hybride E-Rechnungen wie ZUGFeRD so interessant. Der eine Kunde erhält wie gewohnt ein PDF, der andere nutzt die eingebettete XML-Datei.

Dazu heißt es im Entwurf des BMF-Rundschreibens: "Bestand eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ... ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung... Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug ...".

Mit dieser Regelung ist die Gefahr verbunden, dass man von einem Unternehmen im Jahr 2027 eine sonstige Rechnung akzeptiert, weil man glaubt, dass es unter 800.000 Euro Jahresumsatz erzielte. Hier beruhigt der Entwurf des geplanten BMF-Schreibens zur E-Rechnungspflicht (Seite 14, Randnummer 50): : "Im Übrigen wird alleine wegen der Ausstellung der Rechnung im falschen Format der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen ... in Anspruch nehmen konnte.

§ 14 UStG schreibt für Rechnungen über 250 Euro folgende Pflichtangaben vor:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge, Art und Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung,
• nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Entgelte,
• Umsatzsteuersätze oder Steuerbeträge
• bei Bedarf einen Hinweis auf eine längere Aufbewahrungspflicht

Daran hat sich nichts geändert. Allerdings sieht die EN 16931 zusätzliche Felder wie den Rechnungstyp und die IBAN vor, damit man eine valide Rechnung erzeugen kann. Um valide E-Rechnungen schreiben zu können, solltest du deine Kunden- und ggf. Artikel-Stammdaten ergänzen und gut pflegen.

Bei E-Rechnungen an öffentliche Stellen werden schon jetzt zusätzlich folgende Angaben Angaben verlangt (§ 5 ERechV):

• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Leitweg-Identifikationsnummer (ermöglicht bei Rechnungen an den Bund, die Zuordnung zum zuständigen "Bewirtschafter")
• Lieferanten- und Bestellnummer (wenn bei der Bestellung übermittelt)

Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, dass Unternehmen „die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit“ gewährleisten müssen. „Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.“ (§ 14 (3) UStG in der ab Januar 2025 geltenden Fassung)

Das bedeutet für die Praxis zum Beispiel: Wenn du deine Buchhaltung komplett digitalisieren und eingehende Papierrechnungen deshalb nach dem Einscannen vernichten möchtest, benötigst du eine Verfahrensdokumentation, die plausibel macht, wie du Manipulationen verhinderst.

Die E-Rechnungspflicht wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen, das am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde (Seite 23 bis 25). Eine Erläuterung findest du im aktuellsten Gesetzesentwurf auf Seite 234 bis 237. Auch die Historie des Gesetzes findest du auf der Website des Bundestags.

Das Wachstumschancengesetz führt bezüglich der E-Rechnungspflicht zu einer Änderung insbesondere der §§ 14, 27, 33 und 34 Umsatzsteuergesetzes. Dort ist die Pflicht künftig geregelt.

Weitere Details zur Umsetzung enthält ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 2. Oktober 2023 sowie der mehrfach zitierte Entwurf für ein BMF-Rundschreiben an die Finanzbehörden der Länder.