Seit dem 31.12.2014 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD zum Download)“. In unserer Experten-Telko am Donnerstag, 9. November 2017, hatten wir den Web-Entwickler Ludwig Gramberg zu Gast. Im Gespräch mit Sven Kesberger und Elke Koepping erklärte er zunächst, wen die GoBD überhaupt betreffen und welche E-Mails unveränderbar archiviert werden müssen.
Die schlechte Nachricht vorweg: Alle Selbstständigen müssen diese Regelungen umsetzen. Zum Glück gilt dies nicht für die komplette elektronische Korrespondenz, sondern nur für den Teil mit steuerlicher Relevanz. Dies umfasst z.B. die geschäftliche Mobiltelefon-Rechnung oder Angebotsanfragen per E-Mail. Ludwig rät, im Zweifel lieber eine E-Mail zu viel aufzubewahren. Doch wann gilt eine E-Mail als zeitnah und revisionssicher archiviert? Leider reichen laut Ludwig bekannte Hausmittel nicht aus: Es genügt nicht, Mails auszudrucken und abzuheften oder sie in ein PDF umzuwandeln. Es muss also eine andere technische Lösung her. Ludwig hat in der Telko drei verschiedene Wege vorgestellt, ihre Vor- und Nachteile beschrieben und je eine Software beispielhaft vorgeführt:
Variante 1: Eigenbetrieb der Software auf eigenem Computer z.B. im Home-Office/ Büro
Variante 2: Mitlesendes Online-System via Service-Partner (SaaS)
Variante 3: E-Mail-Infrastruktur beinhaltet Archivierung (Unternehmenslösung)
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Diese Fragen wurden beantwortet
- Seit wann muss ich als Solo-Selbstständiger E-Mails revisionssicher archivieren?
- Welche Lösungen gibt es - webbasiert bzw. auf dem eigenen Computer?
- Wodurch unterscheiden sich die Lösungen? Welche Vor- und Nachteile bieten sie?
- Gibt es Lösungen von großen Anbietern wie Microsoft oder Google?
- Wie funktioniert eine webbasierte Lösung? Kannst du an einem Beispiel zeigen, wie man damit arbeitet?
- Muss ich meine Arbeitsprozesse umstellen?
- Was sieht der Prüfer?
- Wie geht man mit privaten und semi-privaten E-Mails am besten um?
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Fragen / Antworten aus diesem Experten-Talk
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Seit wann muss ich als Solo-Selbstständiger E-Mails revisionssicher archivieren?
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Was muss alles archiviert werden?
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Welche Anforderungen muss ich als Selbstständiger an ein Archivierungssystem haben?
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Welche Lösungen gibt es bezüglich der E-Mail-Archivierung - webbasiert bzw. auf dem eigenen Computer?
1
Wodurch unterscheiden sich die verschiedenen Lösungen der E-Mail-Archivierung?
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Gibt es Lösungen zur E-Mail-Archivierung von großen Anbietern wie Microsoft oder Google?
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