Jeder Selbstständige, der einer steuerpflichtigen Tätigkeit nachgeht, muss Geschäftsbriefe auch dann aufbewahren, wenn sie in digitaler Form eingehen, etwa als E-Mail oder PDF. Das machte Peter Musiol gleich zu Beginn der Experten-Telko „Wenn rechtssichere E-Mail-Archivierung Pflicht ist: So geht’s ganz praktisch“ deutlich.
Der IT-Dienstleister betonte im Gespräch mit den Moderatoren Andreas Lutz und Nicole Y. Jodeleit, dass es dabei nicht ausreicht, sie auszudrucken oder einfach im Postfach zu lassen; die Aufbewahrung der geschäftlichen Korrespondenz müsse den Kriterien der Revisionssicherheit und der Überprüfbarkeit entsprechen.
Musiol hat eine einfache webbasierte Lösung entwickelt, die auf der marktführenden Software MailStore beruht. Musiols Software ermöglicht eine rechtlich sichere Aufbewahrung. Wie sie funktioniert, was sie leistet und wieviel sie kostet, verrät der Experte in der VGSD-Telko.
Im Video zeigt Musiol zudem ganz praktisch am Beispiel eines echten Postfachs, wie die Anwendung arbeitet. Wenn sich VGSD-Mitglieder dafür interessieren, gewährt der Experte einen Rabatt auf die Archivierungslösung.
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Diese Fragen wurden beantwortet
- Wer muss E-Mails rechtssicher archivieren? Warum ist das unabhängig von der Pflicht sinnvoll?
- Welche E-Mails muss ich aufbewahren und wie archiviere ich Dokumenten, die ich nicht als Anhang erhalte?
- Ihr bietet eine einfache webbasierte Lösung auf Basis von MailStore an. Warum nicht selbst hosten?
- Was kostet eure Lösung? Wie viel Speicherplatz ist dabei? Bekommen Vereinsmitglieder einen Rabatt?
- Wie richte ich die Archivierung für ein Mail-Postfach ein? Geht das auch mit Mac?
- Wie finde ich anschließend Mails und kann ich sie bearbeiten, in einen anderen Ordner verschieben, etc?
- Was sieht der Betriebsprüfer, wenn er nach dem Mailarchiv fragt?
- Was ist Hinblick auf den Datenschutz zu beachten?
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Fragen / Antworten aus diesem Experten-Talk
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Wer muss E-Mails rechtssicher archivieren?
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Welche E-Mails muss ich für die Archivierung aufbewahren?
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Müssen datenschutzrechtlich Junk-Mails archiviert werden?
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Es wird eine einfache webbasierte Lösung auf Basis von MailStore angeboten: warum nicht selbst hosten?
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Was kostet MailStore und wie viel Speicherplatz ist dabei?
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Was ist bei der Anwendung MailStore in Hinblick auf den Datenschutz zu beachten?
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Kann ich mehrere Domains in ein Postfach zusammenlegen?
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Gibt es die Möglichkeit, von einem Client aus archivierte Mails zu löschen?
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Wie richte ich die Archivierung für ein Mail-Postfach ein?
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Wie finde ich nach der Archivierung Mails und kann ich sie bearbeiten, in einen anderen Ordner verschieben, etc?
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Wie lange sollten Mails behalten werden?
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