Gratis-Tools, um E-Rechnungen zu erzeugen oder eingehende E-Rechnungen darzustellen und zu validieren gibt es viele. Wir haben einige Tools für dich unter die Lupe genommen! Du kennst eines, das hier nicht dargestellt ist? Dann freuen wir uns über einen Kommentar von dir.
Wenn du nur wenige Rechnungen pro Monat schreibst, ist es verständlich, dass du kein teures Faktura- oder Buchhaltungsprogramm anschaffen möchtest. Bitte vergiss aber nicht, dass du als Selbstständige/r jede Art von elektronischen Belegen (auch herkömmliche PDFs) revisionssicher elektronisch archivieren musst. Es gibt auch erschwingliche, teils sogar kostenlose Faktura-Programme. Schau dir unsere Checkliste und Vergleichstabelle für integrierte Lösungen an, von vielen der dort verglichenen Programme gibt es mindestens eine kostenfreie Einstiegsversion. Und ihr Einsatz erspart dir wahrscheinlich viel Zeit und Nerven.
Von kostenlos bis kostenpflichtig ist es oft nur ein kleiner Schritt
Fast alle der kostenlosen Tools sind webbasiert. Vorteil: Du brauchst kein Programm zu installieren. Andererseits enthalten deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen vertrauliche Daten. Das solltest du auch bei kostenlosen Webtools bedenken.
Das mit dem „kostenlos“ durften wir übrigens nicht zu streng auslegen, sonst wäre es schwierig gewesen, euch eine solche Vielfalt an Tools präsentieren zu können. Wir gehen jedoch davon aus, dass bald weitere Tools hinzukommen werden und freuen uns über Hinweise von eurer Seite!
PDF24 (Web): Generator zum Erstellen von E-Rechnungen
Die Onlinemaske des E-Rechnungsgenerators von PDF24 besteht aus 50 Feldern plus je zehn Felder pro Rechnungsposition, die von Hand auszufüllen sind. Auf diese Weise können unbegrenzt kostenfrei Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erzeugt werden. Es kann auch ein Logo als auch „rechnungsbegründende Dateien“ hochgeladen werden, die dann aber offenbar nicht im Rahmen des ZUGFeRD-PDFs dargestellt werden.
ZUGFeRD Community (Web): E-Rechnungs-Beispiele in unterschiedlichen Varianten erstellen
Mit dem E-Rechnungs-Generator ZUGFeRD Community (diese wird betrieben von der ferd management & consulting GmbH) könnt ihr E-Rechnungen in allen möglichen Versionen nicht nur von ZUGFeRD, sondern auch XRechnung generieren. Die XRechnung zum Beispiel wahlweise in der Version 1.2, 2.0, 2.2, 2.3 und 3.0. Interessant dürfte das vor allem für Software-Entwickler sein, die eine Vorlage für eigene E-Rechnungen benötigen.
Pro Rechnungsposition sind sieben Felder auszufüllen, pro Rechnung zusätzlich noch einmal gut 30 Felder, auch ein Logo kann hochgeladen werden. Die resultierende Rechnung ist übersichtlich gestaltet, enthält das zuvor hochgeladenen Logo, aber auch ein großes Wasserzeichen „Trial“, ist also für den Versand an Kunden nicht geeignet.
Geplant sind drei Preisstufen von der Member Edition (5 Euro pro Monat zuzüglich Umsatzsteuer) über die Standard Edition (10 Euro) bis zur Business Edition (25 Euro). Verfügbar ist bisher nur die Member Editiopn, mit der man bis zu 50 ZUGFeRD und XRechnungen erstellen sowie nach unserem Verständnis beliebig viele validieren kann. Für die GoBD-konforme Archivierung (zusammen mit vielen weiteren Zusatzfunktionen) benötigt man mindestens die Standard-Edition, die dann aber das doppelte kostet.
Beispielrechnungen zum Ausprobieren der Tools
Damit du die im Folgenden vorgestellten E-Rechnungs-Viewer und -Validatoren testen kannst, stellen wir hier VGSD-Beispielrechnungen zur Verfügung, aber auch E-Rechnungen, die wir mit den beiden obigen Tools generiert haben. Viel Spaß beim Ausprobieren!
Weitere Beiträge zum Thema: E-Rechnungspflicht
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Quba (Windows, Linux, Mac ab M1): Kostenloser open-source E-Rechnungs-Viewer
Den Quba-Viewer gibt es für alle drei wichtigen Desktop-Betriebssysteme, beim Mac allerdings nur für neuere Geräte. Per Drag & Drop kannst du E-Rechnungen auf das Programmfenster ziehen und das Quba zeigt die XML-Datei in einer tabellarischen Darstellung an. ZUGFeRD-Dateien zusätzlich auch in der PDF-Variante.
Portinvoice.com (Web): E-Rechnungs-Validator
Auf Portinvoice.com kann man pro Tag zehn E-Rechnungen kostenlos validieren. Die Website gibt an, ob die geprüfte Rechnung den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und somit angenommen werden kann. Es prüft dabei auf 64 verschiedene Regeln. Die hochgeladene E-Rechnung kann auch dann valide sein, wenn nicht alle Regeln erfüllt wurden.
Im Anschluss kann eine „Sichtkopie“ heruntergeladen werden. Diese enthält dann ein Logo der portinvoice-Mutterfirma obwyse. Für 10 Euro/Monat zuzüglich Umsatzsteuer kann man bis zu 50 E-Rechnungen pro Monat validieren und archivieren sowie werbefreie Visualisierungen erstellen.
InvoiceViewer (Mac): visualisiert und verwaltet eingehende E-Rechnungen
Um empfangene XRechnungen lesbar zu machen, kann man sich den kostenlosen InvoiceViewer herunterladen. Die Rechnungen werden automatisch nach Datum abgelegt und laut Hersteller mit einem SEPA QR-Code zur bequemen Bezahlung versehen. Beim Test konnte ich den QR-Codes nicht finden, dafür zeigte das Programm aber zusätzlich auch ZUGFeRD-Rechnungen an.
Datev E-Rechnungsplattform (Web): E-Rechnungen empfangen und versenden – aber nur für kurze Zeit kostenlos
Dauerhaft kostenlos bietet die E-Rechnungsplattform die Basis-Funktionen „News zum Thema E-Rechnung“ und das „Einladen und Verwalten von Benutzern“ sowie die „Direkte Weiterleitung der E-Rechnungen vom Postfach nach Datev Unternehmen online“. Das kostenpflichtige Tool „Unternehmen online“ findet ihr in unserer großen Vergleichstabelle, es erlaubt die Erfassung eingehender und ausgehender Rechnungen (die „vorbereitende Buchhaltung“), nicht jedoch das Schreiben von Rechnungen. Diese Fähigkeit soll dann offenbar durch die E-Rechnungsplattform ergänzt werden.
Im Lauf des November 2024 freigeschaltet werden soll das Empfangen und Versenden von E-Rechnungen, dies soll bis Ende 2024 kostenlos bleiben. Ab 2025 soll das Schreiben von Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD 2.x dann 5 Euro/Jahr (nicht Monat!) kosten. Zusätzlich benötigte Leistungen müssen kostenpflichtig hinzugebucht werden.
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