Mit der E-Rechnungspflicht werden am 1. Januar 2025 nicht nur die Rechnungen digital, sondern auch die Prozesse um sie herum. Unsere Checkliste und Vergleichstabelle helfen dir, die daraus resultierenden Anforderungen zu verstehen und die Software zu finden, die am besten zu dir passt.
Bei der Einführung der E-Rechnung geht es um mehr als nur um die übersichtliche Darstellung einer ansonsten kryptischen XML-Rechnung, deren Prüfung auf technische Korrektheit oder das Erzeugen einer ZUGFeRD-Rechnung für deine Kunden. Auch wenn das für sich genommen schon genügend neue Fachbegriffe sind.
Inhaltsübersicht
Eingehende elektronische Rechnungen musst du wie bisher schon revisionssicher elektronisch archivieren, inhaltlich prüfen und bezahlen, bei den Ausgangsrechnungen schauen, ob sie bezahlt wurden. Eventuell musst du sie anmahnen und am Jahresende digital an deinen Steuerberater übergeben, sofern du die Buchhaltung nicht selbst erledigst.
2024 ist es noch anders: Du kannst bei deinen Lieferanten auf Papierrechnungen bestehen, auch selbst nur Ausdrucke versenden und alles in einem Leitz-Ordner verwalten. Doch das ändert sich mit der Einführung der E-Rechnungs-Pflicht am 1. Januar 2025. Warum dann nicht gleich den ganzen Prozess digitalisieren und die Verantwortung für die Einhaltung der sich ständig ändernden Regeln und die Weiterentwickung der Technik an den Software-Hersteller delegieren? Wer die eigenen Anforderungen genau kennt und wenige Rechnungen versendet, kann preisgünstige Einsteiger-Lösungen finden.
Danach ist alles einfacher
Die von uns am Montag letzter Woche vorgestellte Umfrage zur E-Rechnungspflicht zeigt: Nach der Umstellung berichten viele, dass es einfacher war als gedacht und erkennen Vorteile, wo sie zuvor vor allem Nachteile, Zeit- und Kostenaufwand sahen.
Doch vorher gilt es, sich über die eigenen Anforderungen klar zu werden, sie mit den angebotenen Programmen abzugleichen, die am besten passende und preisgünstigste Software auszuwählen und zu testen. Genau dabei wollen wir dir mit unserer Checkliste, großen Vergleichstabelle sowie unseren "Sprechstunden" helfen, damit du möglichst schnell an den Punkt kommst, an dem die Umstellung Spaß macht und dir Arbeit spart.
In unserer Checkliste gehen wir mit dir Schritt für Schritt durch: Was passiert, wenn du eine Rechnung erhältst? Was, wenn du eine versendest? Welche technischen Voraussetzungen bestehen bei dir? Und falls du die Buchhaltung – oder auch nur Teile davon wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung – selbst machst: Was gilt es an buchhalterischen Besonderheiten und beim Zusammenspiel mit dem Steuerberater zu beachten?
Zu jedem Prozess-Schritt findest du in unserer Checkliste leicht verständliche Fragen. Wir geben dir Hinweise und Tipps, damit du schnell die für dich richtige Antwort findest, nennen das Für und Wider.
Unter jeder Frage gibt es:
- Platz für deine Notizen,
- eine Skala von 0 bis 10, mit der du angeben kannst, wie wichtig die Anforderung für dich ist und
- ein Feld, das du ankreuzen kannst, wenn es sich um ein Muss-Kriterium handelt, so dass alle Programme ausscheiden, die diese Anforderung nicht erfüllen.
Download: Checkliste für Community- und Vereins-Mitglieder
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Bei unserer Onlinekonferenz „Fit für die E-Rechnung?“ diskutieren wir mit den Digitalisierungs-Expertinnen Karin Zweigler und Annalina Landsberg die Anforderungen und beantworten die Fragen der Teilnehmer dazu. Produktmanager von sieben führenden Anbietern stellen ihre für Solo- und Kleinstunternehmen am besten geeigneten Produkte vor, so dass du dir die Abläufe plastisch vorstellen kannst.
In unserer großen Anbieter-Vergleichstabelle steckt viel Recherche-Aufwand. Es handelt sich um den wahrscheinlich größten und detailliertesten Vergleich von Faktura- und Buchhaltungsprogrammen. Aufgrund dieses großen Aufwands stellen wir sie exklusiv VGSD-Vereinsmitgliedern zum Download zur Verfügung. In unserer Checkliste findest du unter jeder Frage einen Verweis auf die entsprechende Stelle in der Vergleichstabelle.
In der Excel-Tabelle kannst du in Spalte C deine Muss-Kriterien eingeben: Einfach bei allen Muss-Kriterien eine „1“ in das blau hinterlegte Feld vor dem Kriterium eintippen! In Echtzeit färben sich dann diejenigen Programme rot ein, die eines oder mehrere deiner Muss-Kriterien nicht erfüllen.
In Spalte D kannst du angeben, wie wichtig dir die entsprechende Funktion ist: Je nachdem trägst du zwischen 0 und 10 Punkte in die blau hinterlegten Felder vor den entsprechenden Kriterien ein. Daraus errechnet die Tabelle eine Punktzahl für jedes Produkt, die angibt, wie gut die Software zu deinen Anforderungen passt:
Download: Vergleichstabelle für Vereinsmitglieder
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Die für dich passendsten Programme kannst du nach vorne verschieben und Programme, die aufgrund nicht erfüllter Muss-Kriterien oder eines zu hohen Preises für dich nicht in Frage kommen, mit Rechtsklick auf die Spalte ausblenden.
Mit der Autofilter-Funktion (Pfeil nach unten in Feld A2) kannst du zudem die für dich relevantesten Vergleichskriterien auswählen, zum Beispiel, wenn du dich auf eine Gegenüberstellung der Kosten konzentrieren möchtest.
Vielleicht landest du am Ende bei einem Programm, von dem du zuvor noch nie gehört hattest, das aber genau deine Bedürfnisse erfüllt und viel günstiger ist, als du zuvor gedacht hast. Dafür drücken wir dir die Daumen!
Erhebliche Rabatte für VGSD-Mitglieder
Die Anbieter haben teils erhebliche Rabatt-Codes und spezielle Links für VGSD-Mitglieder eingerichtet. Ihr findet die Vergünstigungen in der letzten Zeile der Vergleichstabelle. Es lohnt sich also, bis ganz nach unten zu scrollen!
Laufend kommen noch weitere Vergünstigungen hinzu, am besten lädst du hier noch mal die neueste Version der Tabelle, bevor du deine finale Kaufentscheidung triffst.
Wir berücksichtigen in unserer Vergleichstabelle aktuell (Stand 18. September 2024) die folgenden Produkte:
- lexoffice
- Lexware financial office / pro / premium / plus / premium handwerk
- Lexware faktura+auftrag / warenwirtschaft / handwerk
- Lexware buchhaltung
- WISO MeinBüro Rechnungen
- Billit
- Accountable
- Sage 50 Connected
- Sage Active
- E-Rechnung (Weise Software)
- sevdesk
- Agenda
- Belegebox
- BillingEngine
- Billomat
- billtano
- Buchhaltungsbutler
- Collmex
- easybill
- Fakturama
- FastBill
- FirstBill
- GrandTotal
- Kontolino! Classic
- Mino*Fakt
- Mittelstand faktura mit Rechnungswesen (DATEV)
- MonKey Office
- online-rechnungen.de
- open3a
- Papierkram.de
- Prodaro Rechnungsbüro
- obwyse Professional
- portinvoice.com
- RechnungPro X
- Reviso
- Taxpool-Buchhalter EÜR
- Unternehmen online (DATEV)
- weclapp
- Zervant
- ZFC Invoiceportal (Member Edition) sowie ...
- ZF/FX Invoiceportal (Member Edition)
Erläuterungen zur Auswahl der Anbieter
Voraussetzung für die Aufnahme in unsere Tabelle ist neben der grundsätzlichen Eignung für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen bis neun Mitarbeiter, dass online weitere Informationen, über das Produkt verfügbar sind und die Anbieter per E-Mail erreichbar sind.
Um die ohnehin umfangreiche Tabelle nicht ausufern zu lassen, haben wir uns entschlossen, Programme, die den Schwerpunkt auf der Abgabe der Einkommensteuererklärung haben, nicht zu berücksichtigen, auch wenn sie bestimmte Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen enthalten sollten. Wir erwägen, zu einem späteren Zeitpunkt einen eigenen Vergleich dazu zu veröffentlichen.
Alle Einträge beruhen auf Herstellerangaben, denn nur mit ihrer Beteiligung war es möglich, eine so umfangreiche Vergleichstabelle möglichst fehlerfrei zu erstellen. Außerdem sind viele Anbieter noch am Entwickeln ihrer E-Rechnungs-Funktionen. Entscheidend war für uns, was alles ab dem Jahreswechsel zur Verfügung stehen wird. Deshalb haben wir sie nach den in Arbeit befindlichen Funktionen gefragt und auch, wann sie mit deren Fertigstellung rechnen.
In der Vergleichstabelle haben wir die Anbieter, die bei unserer Online-Konferenz ein Produkt vorstellen, als Erste aufgeführt. Die Reihenfolge entspricht der ihrer Vorträge. Die nicht teilnehmenden Anbieter folgen dann in alphabetischer Reihenfolge ihres Produktnamens.
Auf Empfehlung unserer Mitglieder haben wir zusätzlich auch Billbee, efakturierung.de und meintagwerk angeschrieben, aber bisher keine Rückmeldung erhalten. Danke an alle Hinweisgeber!
Wie geht es weiter, wenn du mithilfe unserer Checkliste zwei oder drei Programme gefunden hast, die für dich in Frage kommen? Probieren geht über Studieren: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an und teilweise auch die Möglichkeit, schon in dieser Phase per Mail, Telefon oder Online-Konferenz Fragen zu stellen (auch das Service-Angebot lässt sich anhand unserer Tabelle vergleichen).
Finde beim Testen heraus:
- Funktioniert der Abruf der Kontobewegungen und das Überweisen?
- Kannst du die Ausgangsrechnungen nach deinen Wünschen gestalten?
- Wie fühlt sich die Benutzeroberfläche an?
- Wie hilfreich ist der Service des Anbieters?
- Findest du im Programm die für dich besonders wichtigen Funktionen (Muss-Kriterien und solche mit hoher Punktzahl)? Entsprechen sie deinen Vorstellungen?
Wir sind sicher, dass du mit Checkliste und Vergleichstabelle schnell deine Favoriten identifizieren kannst. Vielleicht begeistern dich die vorhandenen Automatisierungsmöglichkeiten und die künftigen Arbeitsabläufe nehmen Gestalt an.
Manche Frage stellt sich erst bei der Umstellung
So manche Frage entsteht erst beim Ausprobieren und nicht jede kann der Software-Support beantworten. Um dir zu helfen, auch diese Hürden zu nehmen, bieten wir beginnend am 26. September Online-Sprechstunden mit Karin Zweigelt und Max Hilgarth an – exklusiv für Vereinsmitglieder. Karin wird zudem bei unserem Netzwerktag am 15. Oktober in Frankfurt eine oder mehrere Sessions zu diesem Thema anbieten. Unsere gemeinsame Mission: Dir und allen anderen Selbstständigen die Angst vor der Umstellung zu nehmen und Hürden aus dem Weg zu räumen.
Visuelle Eindrücke der von uns verglichenen Programme
Viele Anbieter haben uns Screenshots geschickt, mit deren Hilfe ihr in unserer Galerie einen ersten Blick in ihre Software werfen könnt:
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